Jídelna 2017 - Uživatelská dokumentace pro verzi 17.10.01-SNAPSHOT

Mgr. Tomáš Benhák

Mgr. Martin Berger

Mgr. Martin Černý

Mgr. Jan Dolejš

Bc. Matěj Ferenc

Mgr. Peter Júnoš

Michal Kodad

Bc. Jan Mareš

Bc. Miroslav Novotný

Mgr. Tomáš Šafařík

Mgr. Ondřej Šindelář

Mgr. Jiří Václavík


Poděkování

Zadavatel projektu, Bc. Bohumil Barda, děkuje:

  • Autorům jednotlivých modulů za pečlivý a vstřícný přístup, jakož i za tvůrčí inovace. Speciálně pak vedoucímu týmu programátorů Mgr. Matinu Černému.

  • Své matce, Heleně Bardové, za nesčetné konzultace a nepostradatelné podklady pro tvorbu SW z její třicetileté praxe vedoucí ŠJ, jakož i za testování a následné připomínky ke vznikajícímu SW.

  • Kolegům Aleně Staré, Ing. Petru Polenovi, Mgr. Matěji Morávkovi, Bc. Veronice Matouškové a Mgr. Jiřímu Tomáškovi za pomoc s analýzou, testování a za cenné připomínky z praxe.

Obsah

1. Začínáme
1.1. K čemu slouží aplikace Jídelna 2017
1.2. Členění této dokumentace
1.3. Moduly programu
1.4. Instalace programu
1.5. První spuštění
1.6. Vytvoření nových dat
1.7. Import dat z Jídelny 6
1.8. Hlavní okno
1.8.1. Hlavní menu
1.8.2. Stavová lišta
1.9. Základní myšlenky zpracování dat
1.9.1. Datum zpracování
1.9.2. Aktuální, budoucí a minulý měsíc
1.10. Ovládání aplikace
1.10.1. Pohyb uvnitř okna
1.10.2. Klávesové zkratky standardních akcí
1.10.3. Společné ovládací prvky
1.11. Hlášení chyb v programu
2. Funkce jádra
2.1. Nastavení programu
2.1.1. Nastavení údajů o jídelně
2.1.2. Správa licence
2.1.3. Nastavení systému
2.1.4. Správa osob jídelny a uživatelů
2.1.5. Nastavení záloh a aktualizací
2.2. Připojení na HelpDesk
2.3. Základní servisní funkce
2.3.1. Zálohování dat
2.3.2. Zálohování v Cloudu
2.3.3. Záloha pro přenos
2.3.4. Okno Nová záloha
2.3.5. Okno Správa záloh
2.3.6. Test konzistence
2.4. Aktualizace programu
2.5. Uzávěrky
2.5.1. Denní uzávěrka
2.5.2. Měsíční uzávěrka
2.5.3. Roční uzávěrka
3. Modul Sklad
3.1. Úvod do modulu Sklad
3.2. Založení nového skladu
3.3. Založení nové skladové karty
3.4. Příjem zboží
3.5. Výdej zboží
3.6. Individuální pohyby
3.7. Oprava příjemky
3.8. Oprava výdejky (vratka)
3.9. Denní uzávěrka
3.10. Uzavření výdejky
3.11. Uzavření příjemky
3.12. Práce s expirací
3.13. Minimální stav skladových karet
3.14. Vazba mezi příjmovými a výdejovými pohyby
3.15. Typ výdeje skladu
3.16. Typy jednotek
3.17. Přepočty mezi jednotkami
3.18. Okno přehled existujících skladů
3.19. Okno skladu
3.20. Okno přehled skladových karet
3.21. Okno skladové karty
3.22. Okno stav skladu
3.23. Okno tisku inventury
3.24. Okno nastavení tisku skladových karet
3.25. Okno přepočet mezi jednotkami
3.26. Okno přehled pohybů skladové karty
3.27. Okno seznam individuálních pohybů
3.28. Okno správa podvýdejek
3.29. Okno podvýdejky
3.30. Okno přehled příjemek
3.31. Okno přehled výdejek
3.32. Okno přehled skupiny příjmových pohybů (Příjemka, Individuální příjmové pohyby)
3.33. Okno přehled souvisejících výdejových pohybů
3.34. Okno přehled skupiny výdejových pohybů (Výdejka, Individuální výdejové pohyby)
3.35. Okno přehled souvisejících příjmových pohybů
3.36. Okno adresář firem
3.37. Okno firmy
3.38. Okno kontaktní osoby
4. Modul Strávník
4.1. Úvod do modulu Strávník
4.1.1. Vysvětlení pojmů
4.1.2. DPH a koeficient DPH
4.2. Založení skupiny strávníků
4.3. Definice tříd
4.4. Definice doplňkových služeb
4.5. Založení strávníka
4.6. Filtrování strávníků
4.7. Hromadná editace stravovacích dnů
4.8. Stržení platby/zálohy strávníkům formou inkasního příkazu
4.9. Vyrovnání přeplatků/nedoplatků
4.10. Zadání počátečních stavů kont pro strávníky
4.11. Roční uzávěrka strávníků
4.12. Výpočet konečné ceny objednávky jídla strávníka
4.13. Okno správy skupin strávníků
4.14. Okno skupiny strávníků
4.15. Okno správy tříd
4.16. Okno správy doplňkových služeb
4.17. Okno evidence strávníků
4.18. Okno strávníka
4.18.1. Záložka základních údajů
4.18.2. Záložka šablony
4.18.3. Záložka detailu
4.18.4. Záložka doplňkových služeb
4.19. Okno historie plateb
4.20. Okno záloha - vstup hodnoty
4.21. Okno editace stravovacích dnů
4.21.1. Vyplňování tabulek šablon a objednávek
4.22. Okno editace šablon
4.23. Vracení přeplatků
4.24. Okno dlužníků
4.25. Okno pokrytí plateb
5. Modul Pokladna
5.1. Nastavení pokladny (počáteční stavy)
5.2. Vystavení dokladu
5.3. Výběr subjektu na účetní doklad
5.4. Tisky
5.5. Okno pokladna
5.6. Okno pokladního dokladu
5.7. Akce přidání stravy na účetní doklad
6. Modul Fakturace
6.1. Nastavení
6.2. Vystavení faktury
6.3. Tisky
6.4. Přehled přijatých faktur
6.5. Přehled vydaných faktur
6.6. Okno faktury přijaté
6.7. Okno faktury vydané
7. Podpora pro ISDOC
7.1. Import dokladu ISDOC
7.1.1. Podporované typy a verze dokladu ISDOC
7.1.2. Průběh importu dokladu ISDOC
7.1.3. Programové kontroly při importu dokladu ISDOC
7.1.4. Import nové příjemky z dokladu ISDOC
7.1.5. Kódy EAN a dodavatelů na skladové kartě
7.1.6. Postup při dohledávaní skladové karty pro řádek dokladu ISDOC
7.1.7. Import nové přijaté faktury z dokladu ISDOC
7.1.8. Import nového výdajového pokladního dokladu z dokladu ISDOC
7.2. Export dokladu ISDOC
7.2.1. Export vydané faktury do dokladu ISDOC
7.2.2. Export příjmového pokladního dokladu do dokladu ISDOC
7.2.3. Export přijaté faktury do dokladu ISDOC
7.3. Dialogové okno pro import/export dokladu ISDOC
8. Modul Homebanking
8.1. Nastavení
8.2. Import výpisu
8.3. Generování příkazu ze strávníků
8.4. Generování příkazu z faktur
8.5. Tisky
8.5.1. Importované výpisy
8.6. Přehled importovaných výpisů
8.7. Obsah importovaného výpisu
8.8. Generované příkazy
8.9. Obsah generovaného příkazu
8.10. Okno nastavení Homebankingu typu ABO
8.11. Okno nastavení homebankingu typu Komerční banky
8.12. Okno vytvoření inkasního příkazu HB
9. Modul Česká spořitelna
9.1. Nastavení
9.2. Test souboru
9.3. Zpracování NIPů
9.4. Tisk
9.4.1. Tisk průvodky k souboru
9.4.2. Tisk NIP (průvodka, přehled, obsah)
9.5. Okno generovaných disket
9.6. Okno obsah souboru
9.7. Okno přehledu NIP
9.8. Okno obsahu NIP
9.9. Okno nastavení České spořitelny
10. Modul Česká pošta
10.1. Vysvětlení pojmů
10.2. Nastavení
10.3. Import souboru realizovaných poštovních poukázek od České pošty
10.4. Generování skupiny složenek ze strávníků
10.5. Tisky
10.5.1. Realizované převody od České pošty
10.5.2. Průvodky k elektronickému souboru pro Českou poštu
10.5.3. Tisk do předtištěného archu složenek
10.6. Okno realizované převody od České pošty
10.7. Okno realizovaný převod od České pošty
10.8. Okno skupiny složenek
10.8.1. Export elektronického souboru pro Českou poštu
10.8.2. Tisk složenek do předtištěného archu
10.9. Okno skupina složenek
10.10. Okno nastavení České pošty
10.10.1. Záložka Složenky A
10.10.2. Záložka Složenky B
10.10.3. Záložka Tisk
10.11. Okno vytvoření skupiny složenek
11. Modul Lístky
11.1. Úvod
11.2. Suroviny a recepty
11.2.1. Okno zařazení receptů
11.2.2. Okno receptu
11.2.3. Okno surovin
11.3. Organizace pokrmů
11.3.1. Nastavení časů, druhů a chodů jídel
11.3.2. Okno nastavení časů, druhů a chodů jídel
11.3.3. Okno času jídla
11.3.4. Okno druhu jídla
11.4. Jídelníčky
11.4.1. Okno přehledu jídelních lístků
11.4.2. Okno možností tisku jídelního lístku
11.4.3. Okno detailu jídelního lístku
11.4.4. Okno cen druhu jídla
11.5. Normování lístků
11.5.1. Okno výběru druhů pro normování
11.5.2. Okno úpravy porcí pro normování
11.6. Látky nebo produkty vyvolávající alergie nebo nesnášenlivost
12. Modul SpoKoš
12.1. Úvod
12.2. Spotřební normy
12.3. Tabulky spotřebního koše
12.4. Nastavení spotřebního koše
12.5. Okno výběru kategorie spotřebního koše
12.6. Okno zadání spotřebního koše
12.7. Výpočet Spotřebního koše
13. Modul Automatizovaný jídelní systém
13.1. Úvod
13.2. Přehled funkcí AJS
13.3. Nastavení AJS
13.4. Používání online komunikace s terminály Láf
13.5. Export do terminálů
13.6. Import z terminálů
13.7. Export pro výdej a objednávky
13.8. Import z výdeje a objednávek
13.9. Okno vydaných porcí dle druhu
13.10. Okno přehledu nevydaných porcí
13.11. Okno přehledu strávníků bez objednané stravy
13.12. Okno skladu IDM
13.13. Vracení žolíků
13.14. Vymazání evidence
13.15. Okno přehledu nevrácených žolíků
13.16. Okno exportu pro terminály
13.17. Okno importu z terminálů
13.18. Okno Přidat IDM
14. Modul Docházka
14.1. Úvod
14.1.1. Vysvětlení pojmů
14.2. Založení zámku
14.3. Založení role docházky
14.4. Založení časové zóny
14.5. Založení osoby docházky
14.6. Nastavení povolení průchodu
14.7. Nastavení nadřazených povolení
14.8. Synchronizace zámků
14.8.1. Export do zámků
14.8.2. Import ze zámků
14.9. Okno seznam zámků
14.10. Okno seznam svátků
14.11. Okno editace zámku
14.12. Okno seznam časových zón
14.13. Okno editace časové zóny
14.14. Panel editace úvazku
14.15. Okno seznam rolí docházky
14.16. Okno editace role docházky
14.17. Okno seznam osob docházky
14.18. Okno editace osoby docházky
14.19. Okno seznam průchodů
14.20. Okno editace průchodu
14.21. Okno synchronizace zámků
14.22. Okno lidé v budově
14.23. Okno povolení průchod
14.24. Okno nadřazená povolení
14.25. Okno nastavení docházky
14.26. Tisk docházky
14.27. Okno editace času synchronizace
14.28. Okno adresář osob
14.29. Okno editace osoby
15. Modul Internet
15.1. Úvod
15.2. Přístupové údaje strávníků
15.3. Nastavení Internetu
15.4. Přehled souborů s objednávkami z WEBu
15.5. Objednávky z importu
16. Aplikace Výdej
16.1. Úvod
16.2. Hlavní okno Výdeje
16.3. Nastavení Výdeje
17. Aplikace Objednávky
17.1. Úvod
17.2. Hlavní okno Objednávek
17.3. Nastavení Objednávek
18. Modul hardware
18.1. Úvod
18.2. Terminály a převodníky
18.3. Okno editace terminálu
18.4. Vyhledávání terminálů
18.5. Okno nahrát programu
18.6. Okno editace zvuků
18.7. Okno Seznam terminálů
18.8. Limity hardwaru
19. Modul Bakaláři
19.1. Typické použití modulu Bakaláři
19.2. Import evidence osob z programu Bakaláři
19.2.1. Import celkové evidence osob
19.2.2. Ruční kontrola změn v evidenci osob
19.2.3. Automatická kontrola změn v evidenci osob
19.3. Export docházky do modulu Třídní kniha programu Bakaláři
19.4. Určování nároku na dotaci režií podle absence v modulu Třídní kniha
19.5. Okno import osob z Bakalářů
19.6. Okno porovnání údajů osoby
19.7. Okno nastavení (modulu) Bakalářů
19.7.1. Nastavení kontroly evidence osob programu Bakaláři
19.7.2. Nastavení exportu Docházky do programu Bakaláři
20. Modul Majetek
20.1. Úvod
20.2. Vysvětlení pojmů
20.3. Zakládání evidence majetku
20.4. Vyřazování z evidence
20.5. Hromadné operace
20.6. Správa odpisů majetku
20.7. Okno seznamu skupin karet majetku
20.8. Okno skupiny karet majetku
20.9. Okno karty majetku
20.10. Okno kopírování karty majetku
20.11. Okno hromadných operací
20.12. Okno seznamu karet odpisů
20.13. Okno odpisové karty
20.14. Okno odpisu a zhodnocení
20.15. Okno správců
20.16. Okno místností
20.17. Okno středisek
20.18. Okno seznamu karet majetku
A. Slovníček pojmů a zkratek
B. Licenční poznámky a použité knihovny
Rejstřík

Seznam obrázků

1.1. Okno Nová databáze
1.2. Okno Vytvoření dat
1.3. Hlavní okno aplikace
1.4. Tabulka záznamů (příklad z modulu Sklad)
1.5. Panel akcí (příklad z modulu Pokladna)
1.6. Panel filtrace
1.7. Kontextové menu (příklad z modulu Strávník)
1.8. Okno tisku (příklad z modulu Lístky)
1.9. Doplňovací textové políčko
1.10. Okno s neošetřenou výjimkou
1.11. Okno Odesílání chybové zprávy
2.1. Okno Editace uživatelských informací
2.2. Okno Správa licence
2.3. Okno nastavení systému
2.4. Okno Osoby jídelny
2.5. Okno editace osoby
2.6. Okno Editace nastavení zálohování a automatických aktualizací
2.7. Okno Nová záloha
2.8. Okno Správa záloh
2.9. Okno testu konzistence
2.10. Okno detailu nekonzistence
2.11. Okno Měsíční uzávěrka
3.1. Okno přehled existujících skladů
3.2. Okno skladu
3.3. Okno přehled skladových karet
3.4. Okno skladové karty
3.5. Okno stav skladu
3.6. Okno tisku inventury
3.7. Okno nastavení tisku skladových karet
3.8. Okno přepočet mezi jednotkami
3.9. Okno přehled pohybů skladové karty
3.10. Okno seznam individuálních pohybů
3.11. Okno správa podvýdejek
3.12. Okno podvýdejky
3.13. Okno přehled příjemek
3.14. Okno přehled výdejek
3.15. Okno přehled skupiny příjmových pohybů
3.16. Okno přehled souvisejících výdejových pohybů
3.17. Okno přehled skupiny výdejových pohybů
3.18. Okno přehled souvisejících příjmových pohybů
3.19. Okno adresář firem
3.20. Okno firmy
3.21. Okno kontaktní osoby
4.1. Okno správy skupin strávníků
4.2. Okno skupiny strávníků
4.3. Okno správy tříd
4.4. Okno správy doplňkových služeb
4.5. Okno evidence strávníků
4.6. Panel akcí okna strávníka
4.7. Záložka základních údajů okna strávníka
4.8. Záložka šablony okna strávníka
4.9. Záložka detailu okna strávníka
4.10. Záložka doplňkových služeb okna strávníka
4.11. Okno historie plateb strávníka
4.12. Okno záloha - vstup hodnoty
4.13. Okno editace stravovacích dnů
4.14. Okno editace šablon
4.15. Přeplatky
4.16. Okno dlužníků
4.17. Okno pokrytí plateb
5.1. Okno pokladna
5.2. Okno pokladního dokladu
5.3. Panel akcí pro výdajový pokladní doklad
6.1. Přehled přijatých faktur
6.2. Přehled vydaných faktur
6.3. Faktura přijatá
6.4. Faktura vydaná
7.1. Tlačítka na import a export dokladu ISDOC na Panelu akcí
7.2. Dialogové okno pro import/export dokladu ISDOC
8.1. Přehled importovaných výpisů
8.2. Obsah importovaného výpisu
8.3. Generované příkazy
8.4. Obsah generovaného příkazu
8.5. Okno nastavení homebankingu typu ABO
8.6. Okno nastavení homebankingu Komerční banky
8.7. Okno vytvorení inkasního příkazu HB
9.1. Okno generovaných disket
9.2. Okno obsah diskety
9.3. Okno přehledu NIP
9.4. Okno obsahu NIP
9.5. Okno nastavení České spořitelny
10.1. Okno Přehled realizovaných převodů od České pošty
10.2. Obsah realizovaného převodu od České pošty
10.3. Obsah okna skupiny složenek
10.4. Okno skupina složenek
10.5. Okno nastavení České pošty - záložka Složenky A
10.6. Okno nastavení České pošty - záložka Složenky B
10.7. Okno nastavení České pošty - záložka Tisk
10.8. Okno vytvoření skupiny složenek
11.1. Okno zařazení receptů
11.2. Detail Receptu
11.3. Okno surovin
11.4. Okno nastavení časů, druhů a chodů jídel
11.5. Okno času jídla
11.6. Okno druhu jídla
11.7. Okno přehledu jídelních lístků
11.8. Okno tisku jídelních lístků
11.9. Okno detailu jídelního lístku
11.10. Okno cen druhu jídla
11.11. Okno výběru druhů pro normování
11.12. Okno úpravy porcí pro normování
12.1. Okno výběru kategorie spotřebního koše
12.2. Okno zadání spotřebního koše
13.1. Okno Nastavení AJS
13.2. Okno vydané porce podle druhu
13.3. Okno Přehled nevydaných porcí
13.4. Okno Přehled strávníků bez objednané stravy
13.5. Okno Sklad IDM
13.6. Okno Přehled nevrácených žolíků
13.7. Okno Export pro terminály
13.8. Okno Import z terminálů
13.9. Okno Přidat IDM
14.1. Okno editace zámku
14.2. Okno seznam časových zón
14.3. Okno editace časové zóny
14.4. Panel editace úvazku
14.5. Okno seznam osob docházky
14.6. Okno editace osoby docházky
14.7. Okno seznam průchodů
14.8. Okno editace průchodu
14.9. Okno synchronizace zámků
14.10. Okno lidé v budově
14.11. Okno povolení průchodu
14.12. Okno nadřazená povolení
14.13. Okno editace času synchronizace
14.14. Okno adresář osob
14.15. Okno editace osoby
15.1. Okno Nastavení Internetu
15.2. Přehled souborů s objednávkami z WEBu
15.3. Objednávky z importu
16.1. Hlavní okno výdeje
16.2. Globální nastavení
16.3. Nastavení základních zvuků
17.1. Hlavní okno Objednávek
17.2. Okno Nastavení Objednávek
18.1. Okno editace terminálu
18.2. Okno vyhledávání terminálů
18.3. Okno nahrát program
18.4. Okno editace zvuků
18.5. Okno Seznam terminálů
19.1. Import osob z Bakalářů
19.2. Titulek
19.3. Okno nastavení (modulu) Bakalářů
20.1. Okno seznamu skupin karet majetku
20.2. Okno skupiny karet majetku - údaje
20.3. Okno skupiny karet majetku - karty
20.4. Okno karty majetku
20.5. Okno kopírování karty majetku
20.6. Okno hromadných operací
20.7. Okno odpisové karty
20.8. Okno odpisu a zhodnocení
20.9. Okno správců
20.10. Okno místností
20.11. Okno středisek
20.12. Okno seznamu karet majetku

Seznam tabulek

1.1. Tabulka modulů
1.2. Standardní klávesové zkratky
12.1. Tabulka spotřebních norem
12.2. Tabulka koeficientů časů jídel
18.1. Limity hardware

Kapitola 1. Začínáme

Tato kapitola obsahuje základní informace o aplikaci Jídelna 2017 a její instalaci. Dále je zde uvedeno, jak je členěna tato dokumentace a jak v ní rychle nalézt hledanou informaci. Konec kapitoly je pak věnován hlavnímu oknu aplikace, společným ovládacím prvkům a společným klávesovým zkratkám, jejichž znalost umožňuje výrazně zrychlit práci s programem.

1.1. K čemu slouží aplikace Jídelna 2017

Dostává se vám do rukou aplikace Jídelna 2017. Jádro aplikace bylo vyvinuto firmou Barda SW, HW s.r.o. ve spolupráci s Matematicko-fyzikální fakultou Univerzity Karlovy v Praze v letech 2010-2011. Od té doby firma Barda SW, HW s.r.o. aplikaci nadále rozvíjí a vylepšuje. Aplikace umožňuje elektronickou evidenci všech běžných agend souvisejících s provozem školní jídelny či jiného zařízení hromadného stravování: evidenci strávníků a skladových zásob, vedení pokladny, tvorbu jídelních lístků, automatické normování, výpočet spotřebního koše, komunikaci s bankami a další. Aplikace byla navržena na základě letitých zkušeností z provozu tak, aby elektronické zpracování co nejvíce navazovalo na zpracování v papírové podobě a tím pádem její užívání bylo pro pracovníky jídelny co nejjednodušší.

Jídelna 2017 navazuje na program Jídelna 6. Při návrhu Jídelny 2017 byl brán velký zřetel na to, aby přechod z Jídelny 6 byl pro uživatele co nejsnažší, byla zachována terminologie a označení oken, i velká většina klávesových zkratek a další atributy. Zároveň ale jsou uživateli nabídnuty nové, rychlejší a efektivnější cesty jak agendu stravovacího zařízení spravovat. Data z programu Jídelna 6 lze do aplikace Jídelna 2017 přímo naimportovat a provoz stravovacího zařízení tak může při přechodu na novou verzi programu pokračovat naprosto plynule.

1.2. Členění této dokumentace

Dokumentace je členěna do kapitol podle modulů aplikace Jídelna. Zvlášní roli má kapitola 2 – „Funkce jádra, ve které najdete informace o funkcích, které nejsou součástí žádného modulu - zejména o funkcích servisních.

Každá kapitola začíná krátkým souhrnem informací v ní obsažených. Následují návody pro konkrétní operace, které nastávají při běžném chodu jídelny. Závěrečná část každé kapitoly je věnována popisu jednotlivých oken, která jsou v programu použita.

1.3. Moduly programu

Program je tvořen čtrnácti moduly. Následuje stručný popis jejich funkcí:

Název moduluČísloStručný popis
Sklad 1Evidence skladových zásob, příjemek a výdejek
Pokladna 2Evidence stavu pokladny a správa pokladních dokladů
Strávník 3Evidence strávníků (matrika), jejich objednávek, plateb a v případě modulu AJS i jejich odběr stravy
Hromadné stravování4Umožňuje v rámci modulu Strávník evidovat i hromadné strávníky (strávník s více porcemi)- např. firmy
Spotřební koš 5Umožňuje výpočet spotřebního koše dle vyhlášky 107/2005 Sb.
Lístky a normování 6Správa a tisk jídelních lístků, správa receptur, provázání lístků s recepturami a normování množství potřebných surovin
Česká spořitelna [a] 7 Elektronická komunikace se sběrným účtem České spořitelny
HomeBanking [a] 8Komunikace s internetovým bankovnictvím různých bank pomocí formátů ABO a KB
Automatizovaný jídelní systém (AJS) 9Propojení aplikace s výdejními a objednávkovými terminály
SMS nástavba11Rozšíření modulu Internet o zpracování SMS objednávek přes bránu firmy Barda SW, HW s.r.o.
DPH13Podpora DPH v rámci všech modulů pracujících s financemi
Fakturace 14 Vystavování a příjmání faktur
Internet 15Komunikace se systémem internetového objednávání jídla přes stránky www.jidelna.cz
Výdej 16Samostatná aplikace k řízení výdejů stravy na výdejním místě
Objednávky 17Samostatná aplikace pro objednávání stravy strávníky
Majetek 18Evidence hmotného majetku
Přístupový systém 19Zjednodušená varianta modulu 22 Docházka, umožňující pouze spravovat přístupová práva k připojeným zámkům a komunikaci s těmito zámky
Česká pošta 20Rozšíření pro tisk a zpracování poštovních poukázek (složenek)
Bakaláři 21Propojení se systémem školní evidence Bakaláři, umožňující import seznamu osob a docházky
Evidence docházky 22Evidence osob a jejich pracovní docházky, jejich přístupových práv k zámkům, komunikaci s těmito zámky atd.

[a] Moduly Česká spořitelna a HomeBanking jsou někdy společně označovány jako Banka.

Tabulka 1.1. Tabulka modulů


Pro cenovou nabídku jednotlivých modulů či pokud zvažujete, které moduly ve svém provozu potřebujete, kontaktujte firmu Barda SW, HW s.r.o.

1.4. Instalace programu

[Výstraha]Výstraha

Zavedení softwarového zpracování namísto papírové evidence či přechod z jiné aplikace na aplikaci Jídelna 2017 je operace vyžadující velkou pozornost a přináší mnohá úskalí zejména technického, ale i účetního rázu. Instalaci systému pro ostrý provoz, import dat a související nastavení pro první použití proto doporučujeme svěřit pracovníkům naší firmy.

Z instalačního CD nebo jiného média, na kterém jste program obdrželi, spusťe instalátor Setup-Jidelna-2017.10.01-SNAPSHOT . Dle pokynů na obrazovce vyberte instalační adresář a adresář pro ukládání dat. Adresář pro ukládání dat se nemůže nacházet na síťovém disku. Pokud chcete využívat aplikaci z více počítačů nad jedněmi daty, kontaktujte servis firmy Barda SW, HW s.r.o. a žádejte instalaci serverové varianty.

V rámci instalace také proběhne instalace knihovny Microsoft Visual FoxPro ODBC Driver, která je nutná pro provedení importu dat z Jídelny 6.

Po skončení instalace vám instalátor nabídne spuštění aplikace.

1.5. První spuštění

Při prvním spuštění se zobrazí dialog "Nová databáze". Pokud jste program zakoupili, začněte načtením licenčního souboru, který jste obdrželi spolu s aplikací. Můžete též obnovit zálohu dat z jiné instalace aplikace. Pokud aplikaci Jídelna 2017 hodláte pouze vyzkoušet v DEMO režimu, nebo jste licenční soubor již načetli, pokračujte tvorbou nových dat nebo importem dat z Jídelny 6.

[Poznámka]Poznámka

V současné verzi programu není DEMO režim plně podporován a funkcionalita v DEMO režimu je velmi omezená.

Okno Nová databáze

Obrázek 1.1. Okno Nová databáze


Import dat z Jídelny 6 volte, pokud jste uživatelem programu Jídelna 6 a hodláte navázat na data uložená v tomto programu. Pokud nejste uživatelem programu Jídelna 6 nebo pokud chcete začít vést evidenci bez návaznosti na uložená data, zvolte Vytvořit nová data. Pro bližší informace o obou možnostech viz části 1.6 – „Vytvoření nových dat“ a 1.7 – „Import dat z Jídelny 6“.

1.6. Vytvoření nových dat

Pokud v dialogu Okno nové databáze vyberete možnost Vytvořit nová data, objeví se vám dialog vytvoření dat. V tomto dialogu nastavte základní údaje, které jsou potřeba pro vytvoření základních struktur v datech a vyberte OK.

Okno Vytvoření dat

Obrázek 1.2. Okno Vytvoření dat


V závislosti na používaných modulech poté pokračujte:

1.7. Import dat z Jídelny 6

Pro umožnění plynulého přechodu z předchozí verze programu Jídelna existuje možnost naimportovat data z původní databáze do programu Jídelna 2017. Okno pro provedení importu je v menu SystémServisImport dat z Jídelny 6.39x. Lze importovat data pouze z Jídelny verze 6.39x, používáte-li starší verzi Jídelny, je potřeba před importem dat verzi upgradovat.

Pro zahájení importu stačí nastavit cestu k databázi z předchozí verze programu a stisknout tlačítko Vybrat. Během importu program vypisuje informace o průběhu a případně se uživatele dotazuje na upřesňující informace. Počet a obsah těchto dotazů závisí na původních datech.

Probíhající import lze zastavit stisknutím tlačítka Zrušit. Po skončení operace (úspěšném i neúspěšném) se detailní informace o importu uloží do souboru a program bude informovat o umístění tohoto souboru. Soubor si pečlivě prostudujte, obsahuje důležité informace o zjištěných problémech v importovaných datech. Po neúspěšném importu či při přerušení importu uživatelem program nabídne obnovu databáze ze zálohy, která se automaticky provádí při zahájení importu.

[Varování]Varování

Import dat je technicky náročná operace, při které může dojít k neočekávaným problémům způsobeným například nesprávností dat ve staré databázi. Doporučujeme vždy provádět import s naším servisním technikem.

1.8. Hlavní okno

Hlavní okno aplikace je vstupní branou ke všem funkcím, které aplikace poskytuje.

Hlavní okno aplikace

1

Hlavní menu

2

Nastavení data zpracování

3

Aktuální měsíc

4

Průběh operací v pozadí

5

Verze programu

Obrázek 1.3. Hlavní okno aplikace


1.8.1. Hlavní menu

Základním prvkem hlavního okna je hlavní menu. Z tohoto menu přistupujete ke všem modulům.

Moduly Sklad, Strávník a Lístky a normování mají přímo svá vlastní menu.

Pod menu Finanční operace jsou odkazy do modulů Pokladna, Fakturace, Česká spořitelna a HomeBanking

V menu Přehledy najdete adresář, agendu příjemek a výdejek, které patří k modulu Sklad, dále je z něj možné provést měsíční a roční uzávěrku a přistupuje se z něj do modulu Spotřební koš.

Z menu Systém je přístup k nastavení aplikace a k nastavení jednotlivých modulů. Dále je zde přístup do modulu AJS a k  základním servisním funkcím.

Menu Nápověda umožňuje přístup k této dokumentaci a k informacím o aplikaci. Dále umožňuje využít externí aplikaci pro připojení k HelpDesku.

1.8.2. Stavová lišta

Stavová lišta v dolní části hlavního okna zobrazuje důležité informace, které se týkají programu jako celku. Je zde zobrazeno datum zpracování ( 2), které lze rovnou měnit. Více o datu zpracování viz 1.9.1 – „Datum zpracování“. Dále je zde zobrazen aktuální měsíc ( 3, více viz 1.9.2 – „Aktuální, budoucí a minulý měsíc“) a průběh operací běžících v pozadí ( 4). Posledním důležitým údajem na hlavní liště je verze programu, kterou máte nainstalovanou. Při telefonické či e-mailové konzultaci s pracovníky firmy Barda SW, HW s.r.o. vždy tuto verzi uveďte.

1.9. Základní myšlenky zpracování dat

V této části jsou zmíněny některé základní myšlenky, na kterých je zpracování dat v Jídelně 2017 založeno napříč moduly.

1.9.1. Datum zpracování

Datum zpracování ovlivňuje chování velké části programu. Jelikož není vždy možné či praktické zadávat do systému operace (pohyby v pokladně či ve skladu apod.) v den, kdy byly fyzicky provedeny, nepoužívá se k dataci těchto operací systémové datum, ale právě datum zpracování. Pokud je tedy potřeba zadat nějaké údaje zpětně, stačí změnit datum zpracování. Při startu programu je datum zpracování vždy nastaveno na aktuální datum, takže při běžné práci se o něj nemusíte starat. Datum zpracování je zobrazeno na stavové liště aplikace (v dolní části hlavního okna - viz 1.8 – „Hlavní okno “), kde ho lze též rovnou měnit.

1.9.2. Aktuální, budoucí a minulý měsíc

Jídelna 2017 považuje za základní účetní období měsíc. Týká se to zejména modulu Strávník, kde se předpokládá, že většina strávníků platí stravu právě po měsících. Proto je v Jídelně 2017 zaveden pojem aktuální měsíc. Aktuální měsíc je vždy první (nejstarší) měsíc, který ještě nebyl uzavřen. (o uzavírání měsíců více viz 2.5.2 – „Měsíční uzávěrka“). Měsíc následující po aktuálním se označuje budoucí měsíc a obdobně se měsíc před aktuálním označuje jako minulý měsíc. Pod pojmem

1.10. Ovládání aplikace

Naprostá většina ovládacích prvků aplikace Jídelna 2017 se dá snadno používat intuitivně, bez čtení návodů. Tato část je proto zaměřena zejména na postupy, jak práci s aplikací co nejvíce urychlit a jak využívat běžné ovládací prvky co nejefektivněji. Hlavní důraz je kladen na ovládní klávesnicí, které je vždy rychlejší než práce myší.

1.10.1. Pohyb uvnitř okna

Aby nebylo nutné zdlouhově vybírat myší každé pole, které chcete vyplnit, je možné k pohybu po okně využít klávesnice. Klávesa Tab přesune uživatelský vstup na další pole v pořadí, kombinace Shift+Tab přesune uživatelský vstup na pole předchozí. Pokud se vstup přesune do tabulky záznamů nebo jiného komplexního ovládacího prvku, přesouvá se vstup pouze mezi buňkami tabulky. Pro přesun vstupu za tabulku slouží kombinace Ctrl+Tab, pro přesun před tabulku pak Ctrl+Shift+Tab.

Pro zmáčknutí aktivního tlačítka či změnu zaškrtnutí vybraného pole slouží klávesa Mezerník. Pro pohyb v kontextovém menu lze použít šipky, šipka doprava rozbalí vybrané podmenu, šipka doleva ho opět sbalí. V menu lze též pro výběr funkce použít tzv. akcelerátor, tedy stisk tlačítka dle podtrženého písmene položky, kterou chcete aktivovat.

1.10.2. Klávesové zkratky standardních akcí

Pro běžné operace jsou v celém programu používány stejné zkratky. Zvládnutí těchto zkratek umožňuje výrazně zrychlit práci s programem. Pokud jste zvyklí na klávesové zkratky z programu Jídelna 6, zkratky v Jídelně 2017 jsou téměř totožné. Pochopitelně všechny tyto operace nejsou dostupné ve všech oknech. Zkratky jsou shrnuty v následující tabulce.

Klávesová zkratkaIkonaOperace
Ctrl+N
Nový záznam
Ctrl+O
Oprava záznamu (např. úprava vlastností skladu)
Enter
Otevři detail (např. otevření výpisu skladových karet daného skladu)
F2
Ulož
F4
Tisk - zobrazí náhled tisku, případně seznam dostupných tisků
F5
Vyber - zobrazí výběr z variant pro aktivní pole / aktivní okno (např. výběr jídla do jídelního lístku z databáze receptů)
Ctrl+A
Označ vše
Ctrl+Q - Zruš označení
Ctrl+Enter
Vyber - potvrzení vybrané položky při výběru z variant
Esc
Zavři okno
F11
Obnov zobrazená data - aktualizuje zobrazený seznam novým načtením z databáze
Ctrl+D
Smaž
F1
Nápověda
F6
Řaď - seřadí tabulku dle prvního sloupce, nebo přepne řazení, je-li tabulka už seřazena
F10 - Kontextové menu - viz „Kontextové menu“

Tabulka 1.2. Standardní klávesové zkratky


1.10.3. Společné ovládací prvky

Aby bylo používání aplikace Jídelna 2017 co nejjednodušší, provádí se stejné věci v různých oknech aplikace stejným způsobem. Proto jsou pro ty nejběžnější činnosti zavedeny ovládací prvky, jež jsou společné celé aplikaci. Jsou to:

Tabulka záznamů

Tabulka záznamů (příklad z modulu Sklad)

1

Záhlaví sloupce

2

Vybraný řádek

Obrázek 1.4. Tabulka záznamů (příklad z modulu Sklad)


Naprostá většina dat je uživateli prezentována pomocí tabulek. Užití tabulek je velmi přímočaré, nicméně stojí za zmínku, že klepnutím myši na záhlaví sloupce seřadíte data podle tohoto sloupce. Změnu řazení lze také provést pomocí klávesy F6. Dále je s většinou tabulek provázáno kontextové menu, které se zobrazí po klepnutím pravým tlačítkem myši na tabulku nebo klávesou F10.

Panel akcí

Panel akcí (příklad z modulu Pokladna)

1

Tlačítka standardních akcí (s ikonami)

2

Tlačítko akce specifické pro dané okno

3

Výpis dalších použitelných klávesových zkratek

Obrázek 1.5. Panel akcí (příklad z modulu Pokladna)


Všechna okna aplikace, která přímo zobrazují data, využívají společný ovládací prvek Panel akcí. (Tento prvek přímo koresponduje se spodním "pruhem" s akcemi používaný v Jídelně 6). Panel akcí informuje o akcích, které lze v tomto okně provést a umožňuje k nim snadný přístup kliknutím na tlačítko dané akce. Standardní akce (Otevřít, Uložit, Tisk apod.) jsou reprezentovány tlačítky s příslušnými ikonami. Vedle nich pak mohou na panelu akcí být též akce, které jsou specifické pro dané okno, ty jsou reprezentovány tlačítkem se svým názvem. Po najetí myší na tlačítko akce se zobrazí název akce a její klávesová zkratka (je-li přiřazena). Seznam standardních akcí a jejich klávesových zkratek lze nalézt v sekci 1.10.2 – „Klávesové zkratky standardních akcí“. Pokud některá akce nejde v dané situaci provést, je její tlačítko šedivé. Typickým příkladem je akce "Smazat záznam", kterou není možné provést, pokud není žádný záznam vybrán.

Vedle tlačítek jsou v pravé části panelu vypsány klávesové zkratky pro další, méně používané akce. U oken, které umožňují opravdu širokou paletu akcí nejsou na panelu akcí uvedeny všechny akce. Pro přístup ke skutečně všem dostupným akcím je vždy možné použít kontextové menu.

Panel filtrace

Panel filtrace

1

Textová pole pro zapsání filtračního řetězce

2

Nastavení filtru

3

Informace o stavu filtru

4

Filtrace dle data

Obrázek 1.6. Panel filtrace


Pro snažší orientaci ve velkém množství dat je většina tabulek, které se v programu nacházejí, doplněna panelem filtrace. Panel filtrace umožňuje snadno najít data, která hledáte či omezit výběr záznamů na kterých bude provedena dávková operace. Filtrovat lze třemi způsoby:

  • Na všech sloupcích

  • Na aktuálním sloupci

  • Dle data

U tabulek, které neobsahují žádné datum není filtrace dle data dostupná. Na nětkerých tabulkách, které obsahují malé objemy dat též není dostupná filtrace dle aktuálního sloupce. Pokud tabulka obsahují více než jeden sloupec, kde se zobrazuje datum, objeví se vedle filtru výběrové políčko. V tomto políčku se dá zvolit podle kterého sloupce se bude filtrace dle data řídit. Některá okna ovšem obsahují extra samostatné filtry na datum. Pokud se najednou použije extra filtr na sloupec i filtr dle data z výběrového políčka tak se to počítá jako průnik. Např.: Extra filtr obsahuje omezení od 10. ledna do 20. ledna, filtr dle data obsahuje 15. leden až 25. leden. V tomto případě bude daný sloupec filtrován od 15. ledna do 20. ledna.

Filtrace na všech sloupcích ponechá v zobrazení tabulky pouze ty záznamy, které se alespoň v jednom sloupci shodují s filtrem. Filtrace na aktuálním sloupci hledá pouze v daném sloupci. Aktuálním sloupcem se rozumí sloupec, podle kterého je tabulka právě seřazena. Filtrace dle data filtruje dle relevantního datumového sloupce tabulky (např. datum vystavení v tabulce pokladních dokladů).

Pokud je vyplněný více jak jeden filtr, vyberou se řádky, které odpovídají všem filtrům.

Filtr na všech sloupcích a na aktuálním sloupci vyhledává buňky obsahující zadaný text. Vyhledávání nikdy nerozlišuje velikost písmen. Pokud jsou používány rozšířené filtry, je možno používat zástupné znaky * pro libovolný počet znaků a ? pro právě jeden znak. Zároveň je možné místo textu zadat rozmezí čísel ve tvaru 2-5. Pokud není vypnuto příslušné nastavení, vyhledává se zadaný text pouze od začátku textu v buňce, tj. filtr "nov" odpovídá "Novák", ale ne "Antonov". Pokud vypneme volbu "Začíná hledaným řetězcem", budou filtru odpovídat oba.

Ve spodní části panelu je vidět, kolik řádků odpovídá právě zvolenému filtru a kolik řádků je v tabulce celkem. Pomocí tlačítka "Vynulovat filtr" lze opět zobrazit všechny řádky tabulky.

Kontextové menu

Kontextové menu (příklad z modulu Strávník)

1

Klávesová zkratka dané operace

2

Neaktivní položka - tuto položku nelze v dané situaci použít

3

Podmenu - při otevření této položky se zobrazí další podřízené menu

Obrázek 1.7. Kontextové menu (příklad z modulu Strávník)


Naprostá většina tabulek je pro jednotný přístup k operacím vybavena kontextovým menu. Kontextové menu se zobrazí po klepnutí pravým tlačítkem myši do tabulky či po stisku klávesy F10. Narozdíl od panelu akcí, kontextové menu vždy obsahuje všechny akce, které jsou v daném okně dostupné. U akcí, kterým je přiřazena klávesová zkratka je tato též zobrazena v rámci menu. Pokud některá akce nejde v dané situaci provést, je její položka v menu šedivá.

Okno tisku

V okně náhled tisku si můžete tisk prohlédnout ještě před tím, než jej skutečně vytisknete na tiskárně. Uložení do formátu PDF zatím není plně podporováno, kvůli chybně zobrazující se diakritice.

Okno tisku (příklad z modulu Lístky)

1

Uložit tisk do souboru

2

Vytisknout na tiskárně

3

Přiblížení nebo oddálení

4

Tlačítka umožňující změnit zoom (100%, celá stránka, na šířku okna)

5

Přechody mezi jednotlivými stránkami tisku

6

Náhled tisku

Obrázek 1.8. Okno tisku (příklad z modulu Lístky)


Doplňovací textové políčko

Doplňovací textové políčko

Obrázek 1.9. Doplňovací textové políčko


Slouží k rychlému zadání objektu reprezentovaného textovým řetězcem. Během vepisování textu se automaticky doplňuje jeho dokončení podle seznamu objektů, které jsou pro políčko na výběr. Zároveň se z tohoto seznamu dá přímo vybrat položka (myší nebo klávesou Enter), pro pohyb v seznamu můžete použít šipky na klávesnici.

V některých případech je povoleno zadat novou položku, která ještě není obsažená v seznamu na výběr. Pro opravu ručně zadaného textu použijte klávesu Delete (Backspace pouze označuje text k přepsání).

1.11. Hlášení chyb v programu

Přestože ve firmě Barda SW, HW s.r.o. věnujeme kvalitě našeho software velkou pozornost, může při práci s programem dojít k nepředvídatelné situaci, kterou nelze v rámci běžného běhu programu vyřešit. Těmto situacím se říká "Neošetřená výjimka". Když k této situaci dojde, objeví se dialog neošetřené výjimky.

[Poznámka]Poznámka

Všechny chyby, i neodeslané, jsou zaznamenány do tzv. logovacího souboru pro pozdější diagnostiku. V logovacím souboru jsou také zaznamenány informace o prováděných důležitých operacích (např. měsíční uzávěrka). Obsah logovacího souboru lze prohlédnout z menu SystémServisOtevřít logovací soubor.

V tuto chvíli se nabízí možnost program buď okamžitě ukončit ( 3) nebo se pokusit v běhu programu pokračovat ( 1).

Okno s neošetřenou výjimkou

1

Zavře okno s neošetřenou výjimkou a pokusí se pokračovat v běhu programu.

2

Zobrazí okno s možností odeslání informací o chybě na servis.

3

Okamžitě ukončí celý program. Neuložená data mohou být ztracena.

Obrázek 1.10. Okno s neošetřenou výjimkou


[Varování]Varování

Ukončením programu dojde pravděpodobně ke ztrátě rozpracovaných a neuložených dat.

[Důležité]Důležité

Volbou Pokračovat ( 1) se program pokusí běžet dál i přes tuto chybu. To může způsobit nestandardní chování nebo nekonzistence v datech. Po volbě Pokračovat doporučujeme pokusit se uložit rozpracovaná data a znovu spustit celý program.

Ještě před rozhodnutím, zda pokračovat či nikoliv, doporučejeme odeslat informace o chybě na servis ( 2). Tyto informace obsahují cenná data o příčinách problému a pomohou vývojářskému týmu firmy Barda SW, HW s.r.o. urychlit vyřešení problému, který tuto neočekávanou situaci zapříčinil.

[Důležité]Důležité

Odesílání chyby na servis vyžaduje připojení k internetu.

Pokud se rozhodnete pro odeslání informací o chybě na servis, zobrazí se po stisknutí 2 okno Odesílání chybové zprávy. Toto okno obsahuje veškeré informace (kromě technického popisu chyby), které budou odeslány na servis. Na servis jsou odeslány informace o instalaci a automatický záznam posledních akcí provedených v programu. Podle dostupných informací budou jednotlivá pole předvyplněná údaji z licence.

Před odesláním zkontrolujte správnost údajů a případně dopište vlastní doplňující komentář (například jaké činnosti předcházely této chybě). Nakonec odešlete chybovou zprávu na servis pomocí tlačítka Odeslat ( 2).

Okno Odesílání chybové zprávy

1

Zavře okno bez odeslání zprávy na servis.

2

Odešle informace na servis a zavře okno.

Obrázek 1.11. Okno Odesílání chybové zprávy


Kapitola 2. Funkce jádra

Tato kapitola obsahuje informace o společných funkcích, které nejsou vázány k žádnému konkrétnímu modulu. Jsou zde popsány společné ovládací prvky, globální nastavení programu a základní servisní funkce (zálohy, aktualizace,...)

2.1. Nastavení programu

Veškeré nastavení programu je dostupné z hlavního menu aplikace přes volbu SystémNastavení. Odtud se pak lze dostat do nastavení jednotlivých modulů či systémových částí. V této kapitole jsou informace o nastavení společných pro celý program. Pro informace o nastavení jednotlivých modulů čtěte kapitolu o příslušném modulu.

2.1.1. Nastavení údajů o jídelně

Je dostupné z menu SystémNastaveníUživatele.

Okno Editace uživatelských informací

1

Licenční informace

2

Tlačítko pro výběr a správu osob

3

Použitá varianta Internetového bankovnictví

4

Doplňující nastavení Internetového bankovnictví

5

Panel akcí

Obrázek 2.1. Okno Editace uživatelských informací


V nastavení není možné měnit údaje, které jsou součástí poskytnuté licence na program ( 1). Pokud došlo u některého z těchto údajů ke změně, kontaktujte společnost Barda SW, HW s.r.o. a žádejte vygenerování nového licenčního souboru. Podrobnosti o práci s licenčními soubory viz 2.1.2 – „Správa licence“.

Pro úpravu seznamu osob jídelny (vybírají se z něj hlavní kuchařka a vedoucí jídelny), klepněte na tlačítko ... u příslušné volby ( 2) odkud se dostanete do správy osob jídelny - viz 2.1.4 – „Správa osob jídelny a uživatelů“

Při zadání bankovního spojení je kontrolována formální platnost čísla účtu (tzv. modulo 11).

2.1.2. Správa licence

Spolu s koupí aplikace Jídelna 2017 obdržíte licenční soubor. Soubor obsahuje informace o modulech aplikace, které jste zakoupili a dále obsahuje též fakturační údaje Vašeho stravovacího zařízení, které jsou ve všech hlavičkách tisků. Pokud došlo u některého z fakturačních údajů ke změně, kontaktujte společnost Barda SW, HW s.r.o. a společně s dokladem o změně údajů požádejte o vygenerování nového licenčního souboru.

Správa licence je dostupná z menu SystémNastaveníLicence.

Okno Správa licence

1

Seznam licencovaných modulů

Obrázek 2.2. Okno Správa licence


V okně jsou uvedeny informace načtené z aktivního licenčního souboru. Pro načtení nového souboru použijte tlačítko Načíst licenční soubor. Tlačítko Uložit licenční soubor slouží k uložení kopie aktuálně načtené licence na disk.

[Tip]Tip

Licence je součástí zálohy dat.

2.1.3. Nastavení systému

Nastavení systému lze vyvolat z hlavního menu přes SystémNastaveníSystému.

Obrázek 2.3. Okno nastavení systému


V nastavení systému lze nastavit počáteční stav pokladny a datumy, ke kterým jsou stavy platné. Jelikož Jídelna 2017 zavádí nově rozdělování hospodaření na tzv. podvýdejky, je nutné počáteční stav hospodaření rozdělit na podvýdejky. To lze provést například přes tlačítko Správa podvýdejek.

Pokud začínáte s aplikací Jídelna 2017 s prázdnými daty (tj. pokud neimportujete data z Jídelny 6), lze zde také nastavit poslední čísla pokladních dokladů, faktur a dalších dokladů, na která se naváže. Čísla nastavte na poslední čislo příslušného dokladu ve vaší dosavadní evidenci vedené mimo Jídelnu 2017.

Nastavení DPH

Posledním nastavením v okně "Nastavení systému" je volba, zda je vaše stravovací zařízení plátcem DPH. Volba je aktivní pouze, pokud máte zakoupen modul DPH a výrazně ovlivňuje chování všech modulů, které pracují s penězi.

[Výstraha]Výstraha

Přechod z neplátce na plátce DPH je účetně náročná operace vyžadující znovuohodnocení skladních zásob a další operace v celém systému. Doporučujeme přechod na plátce DPH provést ve spolupráci se servisními techniky firmy Barda SW, HW s.r.o.. Tato akce je nevratná.

[Výstraha]Výstraha

Vzhledem k tomu, že přechod z plátce na neplátce DPH je krajně neobvyklá operace a zároveň vyžaduje složité úkony ve všech agendách, není možné práci s DPH vypnout, jakmile byla jednou zapnuta. Pokud byste tento přechod skutečně potřebovali provést, kontaktujte servis firmy Barda SW, HW s.r.o..

2.1.4. Správa osob jídelny a uživatelů

V rámci aplikace Jídelna 2017 jsou evidovány osoby (zaměstnanci) jídelny. Osoby jídelny jsou použity v některých nastaveních a dále mohou reprezentovat uživatele programu. K seznamu osob jídelny se dostanete z menu přes SystémNastaveníOsob a uživatelů.

Okno Osoby jídelny

1

Tabulka osob

2

Nastavení přihlašování

3

Panel filtrace

4

Panel akcí

Obrázek 2.4. Okno Osoby jídelny


V okně "Osoby jídelny" je možné vytvářet mazat a upravovat osoby. Dále je zde možné nastavit, zda je aktivní systém uživatelů, tj. je-li k práci s jídelnou nutné přihlášení. Pokud chcete zavést přihlašování s heslem, je nutné alespoň jednu osobu označit jako uživatele a nastavit jí heslo - to se provede úpravou dané osoby (viz „Editace osoby“).

[Výstraha]Výstraha

Pokud aktivujete přihlašování heslem, nebude bez hesla možné přistupovat k datům. Ujistěte se proto, že znáte heslo pro některého z uživatelů. Při ztrátě hesla je nutný servisní zásah techniků firmy Barda SW, HW s.r.o..

Editace osoby

Do okna editace osoby se dostanete z okna Osoby jídelny - viz 2.1.4 – „Správa osob jídelny a uživatelů“

Obrázek 2.5. Okno editace osoby


V okně lze editovat základní údaje o osobě jídelny. Zejména zde lze nastavit je-li daná osoba uživatelem jídelny, tj. zda má přístup k aplikaci, pokud je zapnuto přihlašování s heslem. Aby se osoba mohla stát uživatelem, je potřeba jí nastavit heslo. Aby nemohlo dojít při psaní hesla k překlepu, je nutné ho vyplnit dvakrát. Nastavení hesla provedete tlačítkem Změnit heslo.

2.1.5. Nastavení záloh a aktualizací

Obsahuje nastavení automatického provádění záloh a aktualizací a také definice uživatelských umístění pro zálohy.

Nastavení záloh a aktualizací je dostupné z menu SystémNastaveníZáloh a aktualizací.

Okno Editace nastavení zálohování a automatických aktualizací

1

Určuje, jak často bude program automaticky zjišťovat dostupnost aktualizací programu na internetu.

2

Určuje, jak často bude program provádět automatickou zálohu databáze. Automatické zálohy se vždy provádí do adresáře pro automatické zálohy, který se nedá uživatelsky měnit a je ve stejném adresáři, jaký jste zvolili při instalaci pro data.

3

Zobrazuje datum a čas poslední úspěšně provedené automatické zálohy databáze.

4

Předdefinovaná cesta, která se bude uživateli nabízet při provádění záloh a obnov databáze.

5

Název, pod kterým se uživateli bude cesta prvního umístění nabízet.

6

Druhá předdefinovaná cesta, která se bude uživateli nabízet při provádění záloh a obnov databáze.

7

Název, pod kterým se uživateli bude cesta druhého umístění nabízet.

8

Určuje, jak často bude program provádět automatickou zálohu databáze do Cloudu. Záloha se provádí po uplynutí daného času při vypnutím programu. (viz 2.3.2 – „Zálohování v Cloudu“)

9

Tlačítko na rychlé otevření okna Nastavení internetu, kde je možné povolit užití Cloudu pro celý program (viz 2.3.2 – „Zálohování v Cloudu“).

10

Zobrazuje datum a čas poslední úspěšně provedené automatické zálohy databáze do Cloudu.

11

Určuje, zda se bude při zapnutí programu upozorňovat na uloženou Zálohu pro přenos (viz. 2.3.3 – „Záloha pro přenos“).

Obrázek 2.6. Okno Editace nastavení zálohování a automatických aktualizací


[Výstraha]Výstraha

Délka trvání zálohy v Cloudu závisí na kvalitě připojení k Internetu. Disková kapacita pro zálohy v Cloudu je omezena a je potřeba zálohy pravidelně promazávat.

2.2. Připojení na HelpDesk

Pro rychlý vzdálený servisní zásah na Vašem počítači lze využít aplikaci HelpDesk. Aplikaci HelpDesk spustíte přes menu NápovědaPřipojit se na HelpDesk. Tato aplikace umožní přímé spojení Vašeho počítače se servisním technikem, který na něm pak může provádět zásahy, jako kdyby byl přímo u počítače přítomen. Tuto formu servisu je nutné předem dohodnout s konkrétním technikem firmy Barda (kontakty naleznete po spuštění aplikace). Služba se řídí podmínkami a ceníkem na stránkách firmy Barda.

[Poznámka]Poznámka

Na počítačích s Windows Vista, Windows 7 nebo novějšími může spuštění aplikace HelpDesku vyžadovat oprávnění správce.

V takovém případě se vás systém dotáže, zda povolit programu "UltraVNC Self-Extract Setup" podepsaným "uvnc bvba" přístup k pevnému disku vašeho počítače. Pro spuštění HelpDesku je potřeba toto povolit.

2.3. Základní servisní funkce

2.3.1. Zálohování dat

Zálohování databáze se provádí automaticky podle nastaveného plánu (viz 2.1.5 – „Nastavení záloh a aktualizací“) nebo jej lze vyvolat ručně (viz 2.3.4 – „Okno Nová záloha“).

Automaticky prováděné zálohy se provádí vždy do umístění pro automatické zálohy, které je určeno již při instalaci programu a nelze jej uživatelsky měnit. Naproti tomu ručně vyvolané zálohy lze umístit do libovolného umístění.

Pro obnovu dat ze záloh je určeno okno správy záloh ( 2.3.5 – „Okno Správa záloh“).

[Tip]Tip

Z důvodů bezpečnosti doporučujeme zapnutí automatických záloh (viz 2.1.5 – „Nastavení záloh a aktualizací“).

[Tip]Tip

Ruční provádění záloh doporučujeme používat pro zálohy na externí úložiště (například USB disk).

2.3.2. Zálohování v Cloudu

Zálohovat data lze také do tzv. Cloudu, což je vzdálené internetové úložiště, o které se stará firma Barda SW, HW. Zálohování v Cloudu nese výhody v podobě okamžité dostupnosti záloh na jakémkoli počítači připojeném k internetu, snížených nákladů na zálohovací média a automatické údržby takového umístění.

Zálohy v Cloudu jsou chráněné šifrováním podobně jako běžné zálohy a komunikace probíhá přes zabezpečený protokol HTTPS. Přihlašování ke Cloudu při ukládání nebo obnovování zálohy probíhá automaticky na základě licence, takže programy Jídelna se stejnou licencí nainstalované na různých počítačích, pracují se stejným umístění v Cloudu (vidí stejné uložené zálohy).

Pro používání Cloudu v programu je nejdříve nutné jej povolit v okně Nastavení internetu pomocí checkboxu Povolit zálohování v Cloudu. Tímto krokem zároveň souhlasíte s podmínkami používání Cloudu firmy Barda.

[Tip]Tip

Pro bližší informace o podmínkách užívání Cloudu kontaktujte servis firmy Barda.

Do Cloudu je možné podobně jako u obyčejných záloh zálohovat automaticky nastavením položky Četnost provádění záloh v Cloudu v okně Nastavení záloh a aktualizací, nebo ručně pomocí okna Nová záloha. Zálohu v Cloudu lze obnovit pomocí volby Cloud v okně Správa záloh.

[Výstraha]Výstraha

Délka trvání zálohy v Cloudu závisí na kvalitě připojení k Internetu. Disková kapacita pro zálohy v Cloudu je omezena a je potřeba zálohy pravidelně promazávat.

2.3.3. Záloha pro přenos

Kromě výše popsaných způsobů zálohování v Cloudu lze ještě použít tzv. Zálohu pro přenos, což je speciální prostor v Cloudu určený právě pro jednu zálohu (každá nově uložená Záloha pro přenos smaže původně uloženou Zálohu pro přenos). Záloha pro přenos je snadno přístupná z hlavního menu, takže je vhodná např. pro rychlé uložení zálohy před odchodem ze zaměstnání, obnovení zálohy ze Zálohy pro přenos na domácím počítači pro dokončení rozdělané práce a opětovné uložení zálohy doma a jejím obnovením v zaměstnání (jedná se v podstatě o náhradu USB disku). Tento způsob užití je i podporován možností nastavit si upozorňování na existující Zálohou pro přenos pomocí položky Upozornění na Zálohu pro přenos v okně Nastavení záloh a aktualizací.

Pro používání Zálohy pro přenos je nutné v programu povolit užití Cloudu v okně Nastavení internetu pomocí checkboxu Povolit zálohování v Cloudu. Tímto krokem zároveň souhlasíte s podmínkami používání Cloudu firmy Barda.

Se Zálohu pro přenos se vždy pracuje z menu Systém. Ukládat lze pomocí SystémUložení Zálohy pro přenos, obnovovat pomocí SystémObnovení Zálohy pro přenos a mazat pomocí SystémSmazání Zálohy pro přenos

[Varování]Varování

Uložením Zálohy pro přenos se přemaže původní Záloha pro přenos.

[Výstraha]Výstraha

Délka trvání ukládání Zálohy pro přenos závisí na kvalitě připojení k Internetu.

[Tip]Tip

Pro bližší informace o podmínkách užívání Zálohy pro přenos kontaktujte servis firmy Barda.

2.3.4. Okno Nová záloha

Zde se provádí uživatelské (tj. neautomatické) zálohy databáze.

Okno Nová záloha je dostupné z menu SystémZáloha dat.

Nejprve je třeba zvolit jedno nebo více umístění pro novou zálohu. Pak se stisknutím 9 spustí zálohování.

[Tip]Tip

Název souboru zálohy je vytvořen podle schématu jidelna_NNNNN_RRRR-MM-DD_HH_MM_SS.zip, kde NNNNN je registrační číslo jídelny a zbylá pole jsou popořadě rok, měsíc, den, hodina, minuta a sekunda pořízení zálohy. Proto lze zálohovat do jednoho adresáře, aniž by se data přemazávala.

Okno Nová záloha

1

Uživatelský text, který bude připojen k záloze. Umožňuje zapsat si k záloze například důvod, proč byla vytvořena (před uzávěrkou, hromadnou editací, reinstalací PC atp.).

2

Umístění zálohy - Předdefinované umístění záloh 1 (viz 2.1.5 – „Nastavení záloh a aktualizací“)

3

Umístění zálohy - Předdefinované umístění záloh 2 (viz 2.1.5 – „Nastavení záloh a aktualizací“)

4

Umístění pro automatické zálohy

5

Umístění zálohy - Cloud (viz 2.3.2 – „Zálohování v Cloudu“)

6

Jine umístění zálohy vybrané pomocí 8

7

Zobrazuje fyzickou cestu vybraných umístění.

8

Aktivní pouze při volbě "Jiné umístění" v seznamu umístění. Zde se dá zvolit libovolná cesta pro provedení zálohy.

9

Zahájí zálohování do zvoleného umístění.

10

Zavře okno bez provedení zálohy.

Obrázek 2.7. Okno Nová záloha


2.3.5. Okno Správa záloh

Toto okno se používá pro obnovu záloh databáze a pro jejich základní administraci.

Okno Správa záloh je dostupné z menu SystémObnova dat.

Nejprve vyberte umístění, ze kterého bude do tabulky načten seznam záloh ( 1). Seznam umístění obsahuje tato předdefinovaná umístění pro zálohy:

  • Uživatelská umístění 1 a 2, pokud jsou nastavena v Nastavení záloh a aktualizací

  • Umístění pro automatické zálohy (nelze uživatelsky měnit, je nastaveno již při instalaci programu).

  • Cloud - volba zobrazí nesmazané zálohy uložené v Cloudu (viz 2.3.2 – „Zálohování v Cloudu“).

  • Cloud - včetně smazaných - tato volba zobrazí všechny zálohy, které byly uloženy do Cloudu včetně již smazaných záloh. Smazané zálohy lze rozpoznat podle vyplněného data ve sloupečku Datum smazání. Smazané zálohy nelze obnovit (z Cloudu byly skutečně fyzicky odstraněny).

  • Jiné umístění - tato volba zpřístupní políčko "Jiné umístění", kde lze zadat nebo vybrat (tlačítkem ...) libovolnou jinou cestu.

V tabulce záloh pak můžete označit řádek s vybranou zálohou a stisknutím 8 provést obnovu dat.

Standardně je při obnově zálohy zachována stávající licence, kterou máte v programu načtenu. Pokud chcete obnovit zálohu včetně licence uložené v záloze, odškrtněte předchozí checkbox.

[Varování]Varování

Obnovení zálohy způsobí ztrátu aktuálních dat, se kterými Jídelna právě pracuje.

[Výstraha]Výstraha

Obnova zálohy pořízené v programu s jiným registračním číslem je chráněná heslem. Tuto operaci lze provádět výhradně se servisním technikem.

Okno Správa záloh

1

Zde se volí, které umístění bude načteno do tabulky se zálohami.

2

Zobrazuje fyzickou cestu daného umístění.

3

Aktivní pouze při volbě "Jiné umístění" v seznamu umístění. Zde se dá zvolit libovolná cesta pro provedení zálohy.

4

Tabulka záznamů

5

Panel akcí

6

Vyvolá okno Nová záloha.

7

Smaže (fyzicky odstraní z disku) zálohy, které jsou označené v tabulce.

8

Obnoví zálohu, která je vybraná v tabulce.

Obrázek 2.8. Okno Správa záloh


[Poznámka]Poznámka

Při větším počtu záloh v jednom adresáři může načítání seznamu záloh trvat delší dobu. Načítání se přeruší zavřením okna.

2.3.6. Test konzistence

Při některých nestandartních situacích se do databáze mohou dostat data, která nejsou konzistentní a mohly by komplikovat další použití programu. V případě podezření na takovouto situaci je vhodné provést test konzistence dat, který taková data odhalí a nabídne případnou opravu. Test konzistence je dostupný z menu SystémServisTest konzistence. Při prvním použití je test proveden automaticky. Při opětovném použití se otevře okno s výsledky předchozího testu, odkud lze test provést znovu.

[Důležité]Důležité

Pokud se v datech objevily nekonzistence, kontaktujte nejprve servis firmy Barda SW, HW s.r.o., aby bylo možné odhalit případnou příčinu potíží.

[Výstraha]Výstraha

Test konzistence umožňuje automaticky opravit většinu zjištěných potíží. Automatická oprava ovšem nemusí vždy být nejlepší řešení a ve výjimečných případech může dokonce způsobit další problémy. Samostatnou opravu potíží doporučujeme pouze zkušeným uživatelům. Zároveň doporučujeme před opravou problému provést zálohu databáze.

Okno testu konzistence

Obrázek 2.9. Okno testu konzistence


Výsledku testu jsou zobrazeny v okně testu konzistence. Každý řádek v seznamu představuje jednu nalezenou nekonzistenci. Pro snažší komunikaci se servisem firmy Barda SW, HW s.r.o. je každá nekonzistence označena kódem. Dvojím poklepnutím či stisknutím tlačítka Otevři se otevře okno s detailními informace o nekonzistenci a nabízenými řešeními.

Okno detailu nekonzistence

1

Výběr navrhovaných řešení

2

Popis vybraného řešení

Obrázek 2.10. Okno detailu nekonzistence


Detail nekonzistence opakuje v přehlednější podobě informace o nekonzistenci. Pro jednotlivé druhy obtíží vám systém může nabídnout jedno nebo několik automatických řešení problému. K aktuálně vybranému řešení je též zobrazen detailnější popis. Pro aplikaci řešení stačí zmáčknout tlačítko Použít navrhované řešení.

2.4. Aktualizace programu

Jako většina ostatních programů, i program Jídelna 2017 je nadále vyvíjen a vylepšován. Tato vylepšení mohou obsahovat i důležité opravy případných chyb či nedostatků, na které se narazí za provozu. Aby se tyto úpravy dostaly co nejrychleji a nejpohodlněji k zákazníkovi, je v programu dostupná funkce aktualizace z Internetu.

Aktualizace softwaru lze naplánovat, aby se prováděly automaticky při spuštění programu či jednou denně (viz 2.1.5 – „Nastavení záloh a aktualizací“), nebo je lze kdykoliv ručně vyvolat v menu SystémAktualizovat SW z Internetu.

[Důležité]Důležité

Pro provádění aktualizací je třeba mít počítač připojený k Internetu.

[Důležité]Důležité

Před aktualizací si vždy zazálohujte data.

[Důležité]Důležité

Program nabízí ke stažení pouze aktualizace k modulům, které jsou licencovány, a pouze do určité maximální verze či do maximálního data, do kterých je aktualizování softwaru zakoupeno.

Pokud je po vyvolání funkce (automaticky nebo ručně) nalezena dostupná aktualizace, program nabídne její stažení. Během stahování lze s programem normálně pracovat. Po jejím úspěšném stažení je třeba program ukončit a znovu spustit. Při dalším spuštění se aktualizace nahraje do programu.

[Důležité]Důležité

Pro nainstalování aktualizace (prováděné při spuštění programu) je třeba administrátorských práv. Na operačním systému Windows Vista nebo novějším program Jídelna sám požádá uživatele o udělení těchto práv.

[Tip]Tip

Doporučujeme mít zapnuté automatické aktualizování programu, aby bylo zajištěno, že je nainstalována vždy nejnovější dostupná verze.

2.5. Uzávěrky

Uzávěrky provádějí výpočty souhrných údajů za dané období a také zamykají uplynulé období vůči úpravám. Zamčení daného období je nutné zejména kvůli účetní integritě. Jelikož aplikace Jídelna 2017 umožňuje uchovávat mnohem větší objemy dat než Jídelna 6, mnohé z kroků, které se v Jídelně 6 prováděly v uzávěrkách (např. převedení všech pohybů ve skladu na jedinný, který představoval převod z minulého roku) již není nutné provést. Jídelna 2017 vám tím dává mnohem snažší přístup k archivním datům vaší jídelny.

2.5.1. Denní uzávěrka

Denní uzávěrka se provádí pouze ve skladu - viz 3.9 – „Denní uzávěrka“

2.5.2. Měsíční uzávěrka

Měsíční uzávěrka patří k základním pravidelným operacím s modulem Strávník, Sklad a případně dalšími. Bez modulu Strávník ale měsíční uzávěrku nelze provést. Z menu PřehledyMěsíční uzávěrka se dostanete do okna Měsíční uzávěrka.

Okno Měsíční uzávěrka

1

Výběr měsíce k uzavření

2

Tlačítko uzavření měsíce

3

Tabulka uzavřených měsíců

4

Panel akcí

Obrázek 2.11. Okno Měsíční uzávěrka


Po vybrání měsíce, který chcete uzavřít (kromě výjimečných případů to je vždy aktuální měsíc), stistkněte tlačítko Uzavřít. Při obvyklém použití (nejsou-li v uzavřených měsících "mezery") posouvá uzávěrka aktuální měsíc na měsíc následující po právě uzavřeném.

V rámci měsíční uzávěrky je vytvořeno několik tisků. Každý tento tisk si pozorně prohlédněte, abyste odhalili případná chybně zadaná data v programu. Pro provedení měsíční uzávěrky je potřeba každý tisk schválit. Pokud v některém z tisků odhalíte problém a neschválíte ho, měsíční uzávěrka bude přerušena a všechny změny, které byly v databází v rámci uzávěrky provedeny, budou stornovány. Zobrazené tisky jsou:

  • Měsíční uzávěrka strávníků - rekapitulace objednávek a poplatků za uzavíraný měsíc pro skupiny strávníků a případně součty za strávníky bez režie (hlavní činnost) a strávníky s režií (VHČ) a celkové součty.

  • Spotřební koš za uplynulý měsíc (pouze máte-li zakoupen modul Spotřební koš). Tento je pak i vystaven na internetu.

  • Měsíční uzávěrka skladu (pouze máte-li zakoupen modul Sklad) - souhrn změn a aktuálního stavu skladů a hospodaření.

  • Rekapitulace DPH (pouze máte-li zakoupen modul DPH).

Měsíční uzávěrka dále provádí tyto operace:

  • Uzavření cen jídel - ceny jídel, které zatím nebyly upraveny se přestanou odkazovat na vzorové hodnoty. Tj. změna vzorových cen pro jednotlivé druhy se již v uzavřených cenách neprojeví. Více viz 11.4.4 – „Okno cen druhu jídla“

  • Vyúčtování doplňkových služeb - strávníkům jsou naúčtovány doplňkové služby, které se účtují měsíčně - více viz 4.16 – „Okno správy doplňkových služeb“

  • Generování objednávek na budoucí měsíc - strávníkům, kteří ještě nemají žádné konkrétní objednávky na nový budoucí měsíc (budoucí měsíc po uzavření) jsou vygenerovány objednávky dle nastavené šablony.

  • Uzavře aktuální měsíc pro editaci.

Je-li aktivován modul Česká spořitelna, nabídne se po skončení měsíční uzávěrky generování diskety pro Českou spořitelnu.

[Poznámka]Poznámka

Při měsíční uzávěrce je automaticky provedena záloha dat do umístění pro automatické zálohy.

[Důležité]Důležité

Je-li měsíční uzávěrka přerušena před dokončením, všechny změny provedené v rámci uzávěrky jsou vráceny zpět (například uzavření cen jídel či zaúčtování doplňkových služeb).

[Důležité]Důležité

Dokončenou měsíční uzávěrku nelze zrušit. Jediným způsobem návratu před měsíční uzávěrku je obnova zálohy. Tisky měsíční uzávěrky však lze provádět i zpětně.

2.5.3. Roční uzávěrka

Roční uzávěrka se provádí pouze u strávníků - viz 4.11 – „Roční uzávěrka strávníků“.

Kapitola 3. Modul Sklad

Evidence přijatého a vydaného zboží.

3.1. Úvod do modulu Sklad

Tento modul umožňuje

  • Vytvoření vlastního počtu jednotlivých skladů.

  • Vytvoření a evidence skladových karet zásob jednotlivých skladů.

  • Aktualizace skladových karet zpracováním příjemek a výdejek.

  • Okamžitý propočet a následné zobrazení reálného stavu skladu (množství i cena).

  • Evidence dodavatelů – tzv. Adresář - ke každé dodávce lze přiřadit dodavatele.

Platný pohyb na kartě

Pohyb, který je přiřazen existující skladové kartě a jednotce a jehož množství je větší než nula.

Podvýdejka

Podvýdejka znamená část výdejky, ze které se vydává zboží (respektive zastřešuje skupiny, pro které se vydává zboží). Jídelna může vařit nejen pro děti a zaměstnance, ale například i pro domov důchodců apod.

3.2. Založení nového skladu

Než bude možné naskladnit suroviny, musí existovat sklad, do kterého suroviny náleží. Vytvoření a správa skladů se provádí v okně přehled skladů. Nový sklad lze založit vybráním položky Nový sklad (Ctrl+N) kontextového menu. Poté je sklad s předvyplněným číslem otevřen pro editaci v okně skladu, kde je nutné doplnit další atributy tak, aby bylo možné nový sklad uložit. Zadává se název skladu, způsob výdeje zboží ze skladu, jeho indikace (nákladovost) – tedy jestli suroviny vyskladněné z tohoto skladu se budou počítat do nákladů na stravu. Nákladový sklad smí obsahovat pouze potraviny. Sklad uložíte stiskem klávesy F2.

3.3. Založení nové skladové karty

Založení nové skladové karty předpokládá, že již máte založený sklad, do kterého bude nová karta umístěna.

V okně přehled skladů vyberte sklad, do kterého chcete vložit novou skladovou kartu a z kontextového menu vyberte Skladové karty (Enter). Tím vyvoláte otevření okna přehledu skladových karet vybraného skladu . Skladovou kartu lze založit z kontextového menu Nová karta (Ctrl+N). Poté je skladová karta s předvyplněným číslem karty a jednotkou otevřena pro editaci v okně skladové karty, kde je nutné doplnit další atributy skladové karty (například název) před samotným uložením karty. Kartu uložíte stiskem klávesy F2.

3.4. Příjem zboží

Příjem zboží předpokládá, že již máte založeny skladové karty (návod na založení nové skladové karty naleznete zde). Skladovou kartu lze však založit i během přijmu.

Standartním postupem je příjem zboží pomocí tzv. příjemky. Tento postup by měl být použit v drtivé většině případů. Každá příjemka obsahuje informace o svém unikátním pořadovém čísle v rámci jednoho kalendářního roku, datu přijetí zboží, ceně příjmu, čísle dodacího listu, účetního dokladu (faktury/účtenky) a odkaz na dodavatele. Dále obsahuje příznak uzavření, který indikuje, zda je možné příjemku měnit, či vymazat.

Příjemku lze vytvořit v okně přehled příjemek z kontextového menu Nová příjemka (Ctrl+N). Během vytváření příjemky je nutné vybrat dodavatele příjemky. Dialog pro výběr dodavatele je zobrazen automaticky. Dodavatele je možné dodatečně měnit. Datum příjmu a pořadové číslo je předvyplněno. Poté je hlavička příjemky uložena a umožněno zadávání jejího obsahu viz okno příjmových pohybů.

Zboží lze ve vyjimečných případech přijmout i pomocí individuálních pohybů.

3.5. Výdej zboží

Výdej zboží předpokládá, že již máte založeny skladové karty (návod na založení nové skladové karty naleznete zde). Skladovou kartu lze však založit i během vyskladnění.

Výdej zboží výdejkou

Výdej zboží pomocí výdejky je standardní postup a měl by být použit v drtivé většině případů. Každá výdejka obsahuje informace o svém unikatním pořadovém čísle v rámci jednoho kalendářního roku, datu výdeje zboží spolu s informacemi o hospodaření (Norma, Náklad, Zůstatek) k danému datu. Dále obsahuje příznak, který indikuje, zda je možné výdejku měnit, či vymazat. Příznak je nastaven automaticky po provedení denní uzávěrky

Výdejku lze vytvořit v okně přehled výdejek z kontextového menu Nová výdejka (Ctrl+N). Během vytváření výdejky je nutné vybrat datum výdeje zboží.

Pro úspěšné vytvoření výdejky musí být splněny všechny následující podmínky:

  • Nesmí existovat jiná výdejka stejného data.

  • Vybrané datum musí být za datem první povolené výdejky, které se nachází v okně nastavení systému (Menu hlavního okna SystémNastaveníSystému).

  • Nesmí existovat uzavřená výdejka staršího data.

  • Datum nesmí patřit do již uzavřeného měsíce.

Pořadové číslo je předvyplněno. Poté je hlavička výdejky uložena a umožněno zadávání jejího obsahu viz okno výdejových pohybů.

Zboží lze ve vyjimečných případech vydat i pomocí individuálních pohybů

3.6. Individuální pohyby

Skupiny individuálních pohybů se dělí na příjmové a výdejové a slouží ke správě mimořádných příjmů/výdajů ze skladu. Lze je spravovat z okna seznam individuálních pohybů

Mezi mimořádné situace, pro které je vhodné použít individuální pohyby, patří zejména

  • Odepsání zboží mimo hospodaření denní uzávěrky (zkažení zboží, zničení zboží, atp.) - Skupina individuálních výdejových pohybů

  • Konsolidace zůstatků skladových karet - například nastavení počátečníh stavů skladových karet - Skupina individuálních příjmových pohybů

[Tip]Tip

Pro běžné hospodaření použijte výdejky (viz výdej zboží) a příjemky (viz příjem zboží).

3.7. Oprava příjemky

K opravě příjemky se zpravidla přistupuje v případě, že byla nějaká část zboží vyreklamována a byly navráceny peníze za toto zboží. Zboží se tedy již nenachází ve skladu a je nutné ho odepsat. Zboží však musí být odepsáno za stejnou cenu, za kterou bylo přijmuto a výdej se nesmí promítnout do hospodaření, což lze provést pouze v individuálním výdejovém pohybu.

Nejprve otevřete okno seznam individuálních pohybů a vytvořte nový individuální výdejový pohyb (V kontextovém menu vyberte Nové individuální pohyby (Ctrl+N) a v zobrazeném dialogu vyberte možnost "Vytvořit skupinu výdejových pohybů".)

Pohyby jsou upravovány v okně výdejových pohybů. Při úpravě skupiny individuálních výdejových pohybů je možné zadat vlastní jednotkovou cenu - a tedy odepsat za stejnou cenu, za kterou bylo původní zboží přijmuto.

[Tip]Tip

Opravu lze provést i v samotné příjemce, ale pouze v případě, že k ní nebyl přiřazen účetní doklad a zboží takto přijaté nebylo již vydáno (neexistuje vazba mezi přijmutými surovinami a nějakým výdejem). Nejprve otevřete okno přehled příjemek. Označte příjemku, kterou chcete opravit, a v kontextovém menu vyberte položku Oprava vybrané příjemky (Enter).

Pohyby lze opravit v okně příjmových pohybů, do kterého jsou načteny všechny pohyby vybrané příjemky.

3.8. Oprava výdejky (vratka)

V případě, že vydáte více zboží, než bylo ve skutečnosti spotřebováno, a přejete si některé kusy zboží vrátit zpátky do skladu, můžete výdejku opravit. Nejprve otevřete okno přehled výdejek. Označenou (vybranou) výdejku lze opravit v pouze v případě, že na ní nebyla provedena denní uzávěrka, v opačném případě je nutné smazat zapsanost u karet - v kontextovém menu vyberte položku Smazání zapsanosti. Samotnou opravu výdejky provedete v okně výdejových pohybů, které vyvoláte z kontextového menu Oprava vybrané výdejky (Enter).

3.9. Denní uzávěrka

Denní uzávěrka je určena pro tisk a součty požadované pro přehled stravování jednotlivého dne. Základním dokumentem z této činnosti je tisk sestavy, ve které jsou uvedeny:

  • Výdejka zboží ze skladu za den = seznam vydaného zboží z jednotlivých skladů, s rozlišením nákladovosti na stravu a ostatních vydání + jídelní lístek.

  • Sumář obědů za den = sumární počty obědů pro jednotlivé skupiny strávníků, s výsledným hospodařením dne a s reálným stavem hospodaření jídelny do závěrkového dne.

[Poznámka]Poznámka

Pro počítání hospodaření se do nákladu na jídlo započítávají pouze sklady označené jako nákladové - viz. 3.19 – „Okno skladu“

Uzávěrku lze realizovat v okně přehledu výdejek z kontextového menu Uzavřít. Uzávěrka zafixuje stav uzavřeného dne jak ve výdeji, tak u strávníků.

3.10. Uzavření výdejky

Výdejka je automaticky uzavřena provedením denní uzávěrky.

Uzavřenou výdejku nelze měnit, ani mazat. Uzavření je možné zrušit v okně přehledu výdejek.

3.11. Uzavření příjemky

Příjemka je automaticky uzavřena s přiřazením k účetnímu dokladu (účetním dokladem se rozumí faktura, nebo pokladní doklad). Příjemku lze přiřadit z okna pokladního dokladu, nebo okna faktury přijaté. Samotné přiřazení příjemky se provádí pomocí akce "Příjemka" Ctrl+P, která se nalézá na panelu akcí. Zvolením této akce a vybráním příjemky je vybraná příjemka uzavřena.

Uzavřenou příjemku nelze mazat, ani editovat.

3.12. Práce s expirací

Každému příjmovému pohybu může být přiřazeno datum expirace (spotřeby). Existuje tisková sestava, ve které jsou uvedeny ty pohyby, jejichž datum expirace je menší než datum požadované (tuto sestavu lze vyvolat z kontextového menu TiskJe potřeba vydat okna přehledu skladových karet).

Dle data expirace jsou také vytvářeny vazby mezi pohyby u průměrovacích skladů (je doporučováno vyskladňovat dodávky podle data expirace).

3.13. Minimální stav skladových karet

Skladová karta může obsahovat atribut minimální zásoba, který určuje, jaké množství zboží na skladě by mělo být neustále k dispozici. Existuje tisková sestava, ve které jsou uvedeny ty skladové karty, jejichž aktuální množství je menší než požadovaná minimální zásoba (tuto sestavu lze vyvolat z kontextového menu TiskJe potřeba objednat okna přehledu skladových karet ).

3.14. Vazba mezi příjmovými a výdejovými pohyby

Mezi příjmovými a výdejovými pohyby existuje vazba, které určuje, jaká část dodávky (příjmový pohyb) byla spotřebována daným výdejovým pohybem. Vazba vzniká automaticky při uložení výdejových pohybů (výdejka, nebo individuální výdej) na základě typu skladu (metoda FIFO/Průměrování), ke kterému se pohyb váže.

V případě, že je důsledně vyskladňováno doporučené zboží, lze spolehlivě kontrolovat

  • Data expirace (spotřeby) naskladněného zboží - Kolik jednotek zboží s daným datem expirace ještě zbývá na skladě

  • Které dny byla vydána konkrétní dodávka zboží - Například z důvodu hromadné nevolnosti strávníků

[Výstraha]Výstraha

Individuální pohyby, dodatečné opravy, vratky atp. mohou způsobit nekorektnost vazeb

3.15. Typ výdeje skladu

Typ výdeje skladu určuje způsob výpočtu jednotkové ceny při výdeji ze skladu a také to, jaké budou vytvořeny vazby mezi pohyby. Pro každý sklad lze vybrat jeden z následujících typů výdeje

  • Průměrování - Vazby jsou vytvářeny na ty příjmy, které mají nejbližší datum expirace. Celková cena je dána součinem množství vyskladňovaného pohybu a momentální jednotkovou cenou skladové karty

  • FIFO - Vazby jsou vytvářeny na ty příjmy, které byly přijaty nejdříve. Celková cena je součet cen vydaných dodávek

3.16. Typy jednotek

Jednotky množství dělíme do dvou kategorií

  • Systémové - kilogram (kg), gram (g), litr (l), mililitr (ml).

  • Uživatelské - kus (ks), balení (bal), paleta (pal) a další vytvořené uživatelem v okně skladové karty tlačítkem "Nová jednotka".

3.17. Přepočty mezi jednotkami

Aby bylo možné zapsat jeden druh zboží v různých jednotkách, existují mezi jednotkami přepočty, které určují, kolik jednotek zboží odpovídá jiné jednotce zboží (například jeden kus je padesát gramů). Přepočty mezi jednotkami dělíme do dvou skupin

  • Systémové - přepočet mezi dvěma systémovými jednotkami, který je platný pro všechny skladové karty (například přepočet mezi kilogramem a gramem). Jsou součástí základních dat aplikace. Nelze je vytvářet, měnit, ani mazat.

  • Uživatelské - přepočet mezi dvěmi jednotkami (uživatelskými nebo systémovými), který je platný pro jednu skladovou kartu. Lze je spravovat (vytvářet, měnit, mazat) v první tabulce okna skladové karty.

[Poznámka]Poznámka

Přepočty mezi jednotkami jsou ukládány s přesností na 4 desetinná místa. Zároveň ke každému přepočtu musí existovat i přepočet inverzní (též s přesností na 4 desetinná místa) platný rozsah hodnot přepočtu je tedy 0.0001 až 10 000.

3.18. Okno přehled existujících skladů

Okno zobrazuje přehled existujících skladů. Sklady lze spravovat ( zakládat, opravovat, mazat), či otevřít okno přehledu skladových karet vybraného skladu.

Okno přehled existujících skladů

1

Sloupec indikující způsob výdeje zboží ze skladu

2

Sloupec indikující, zda jsou pohyby v tomto skladu zahrnuty do nákladů v hospodaření

3

Tabulka existujících skladů

4

Panel filtrace

5

Panel akcí

Obrázek 3.1. Okno přehled existujících skladů


3.19. Okno skladu

Zobrazuje nastavené atributy skladu a umožňuje jejich editaci. Sklad lze uložit, pouze má-li vyplněn název, jeho pořadové číslo je větší než nula a neexistuje jiný sklad tohoto pořadového čísla.

Okno skladu

1

Způsob výdeje zboží ze skladu. Způsob výdeje lze měnit, jen když na skladu ještě nejsou žádné výdeje.

2

Příznak, který indikuje, zda jsou pohyby v tomto skladu zahrnuty do nákladů v hospodaření

3

Panel akcí

Obrázek 3.2. Okno skladu


3.20. Okno přehled skladových karet

Zobrazuje přehled skladových karet vybraného skladu společně s jejich atributy a umožňuje jejich nastavení.

Okno přehled skladových karet

1

Sloupec se sazbou DPH je viditelný pouze v případě, že je modul DPH aktivní

2

Sloupec obsahuje zkratky všech kategorií pro spotřební koš. Zkratky jsou odděleny čárkou.

3

Sloupec indikující požadovanou zásobu zboží ve skladu. Karty, jejichž aktuální množství je menší než požadované jsou vytištěny v sestavě "Je potřeba objednat".

4

Stav skladu - zobrazí stav skladu za určité období

5

Tabulka skladových karet

6

Panel filtrace

7

Panel akcí

Obrázek 3.3. Okno přehled skladových karet


Popis akcí kontextového menu

  • Nová karta (Ctrl+N) - vytvoří novou kartu s předvyplněným pořadovým číslem a otevře okno skladové karty

  • Pohyby na kartě (Enter) - zobrazí přehled pohybů vybrané skladové karty

  • Smazání vybrané karty (Ctrl+D) - smaže vybranou skladovou kartu. Skladovou kartu lze smazat pouze neobsahuje-li žádné pohyby.

  • Oprava textu karty (Ctrl+O) - v okně skladové karty otevře vybranou kartu pro editaci

  • Stav skladu (F9) - zobrazí stav skladu za určité období

  • Propsání alergenů zobrazených karet (Ctrl+P) - umožňuje hromadně provést propsání alergenů nastavených u skladových karet do surovin, které jsou na tyto karty vázané, případně i do dalších úrovní (recepty, jídelní lístky).

  • TiskJe potřeba objednat - otevře náhled tisku všech karet skladu, jejichž aktuální množství je menší než minimální požadované množství

  • TiskJe potřeba vydat - otevře náhled tisku všech dodávek, které ještě nebyly spotřebovány a jejich datum expirace je menší než zadané datum

  • TiskStav skladu Otevře náhled tisku všech karet skladu společně s jejich atributy (tisk zobrazené tabulky)

  • TiskInventura skladu - vyvolá okno tisku inventury

  • TiskRejstřík skladových karet - otevře náhled tisku vybraných atributů všech zobrazených skladových karet

  • TiskZatřídění do spotřebního koše - otevře náhled tisku zobrazených skladových karet a jejich atributů souvisejících se spotřebním košem (kategorie, přepočet na kilogramy, ...)

  • TiskKaret - vyvolá okno tisku skladových karet

3.21. Okno skladové karty

Zobrazuje nastavené atributy skladové karty a umožňuje jejich editaci.

Okno skladové karty

1

Vytvořit novou jednotku - po zadání názvu jednotky vytvoří uživatelskou jednotku daného názvu, nastaví jednotku karty na tuto jednotku a založí nový přepočet

2

Zobrazuje nastavenou minimální zásobu. Jednotka minimální zásoby je shodná s jednotkou karty.

3

Výběr vazby na surovinu receptu pomocí doplňovacího textboxu pro automatické sestavení výdejky z normování.

4

Výběr suroviny / editace surovin v okně surovin

5

Seznam identifikace zboží, které se má vázat na skladovou kartu (viz 7.1.5 – „Kódy EAN a dodavatelů na skladové kartě“)

6

Tlačítko na přidání identifikace zboží

7

Tlačítko na odebrání identifikace zboží

8

Tabulka přepočtů mezi jednotkami souvisejících s aktuálně zvolenou jednotkou skladové karty

9

Panel akcí tabulky přepočtů jednotek

10

Tabulka přepočtů pro spotřební koš

11

Panel akcí tabulky spotřebního koše

12

Panel akcí skladové karty jako celku

13

Alergeny přiřazené ke skladové kartě.

14

Tlačítko na propsání alergenů do navázané suroviny, případně do dalších úrovní (recepty, jídelní lístky).

Obrázek 3.4. Okno skladové karty


Kromě přiřazení jednotky kartě je v okně možné vytvořit novou jednotku a spravovat (vytvořit, editovat, smazat) uživatelské přepočty mezi jednotkami.

Skladová karta může být přiřazena k surovině, čímž se vytvoří návaznost na recepty. To je potřeba kvůli normování.

Kvůli spotřebnímu koši je také třeba navázat kartu na jednu nebo více kategorií spotřebního koše. Výběr kategorie a koeficientu k přepočtům v tabulce přepočtů probíhá v okně výběru kategorie. Koeficientem zadaným ve sloupečku % korekce je možné určit část množství výdejového pohybu na kartě, která bude považována za odpad a neprojeví se ve výsledku spotřebního koše.

Skladovou kartu lze uložit, pokud jsou splněny všechny následující podmínky

  • Je zadán název skladové karty

  • Je vybrána sazba DPH (pouze pokud existuje platná licence k modulu DPH a pokud je podpora pro DPH zapnuta)

  • Existují přepočty mezi jednotkami existujících pohybů skladové karty a jednotkou skladové karty

  • Existuje přepočet mezi starou a novou jednotkou karty (došlo-li ke změně)

  • Existuje přepočet mezi jednotkou skladové karty a jednotkou "g" (pouze pokud je karta zařazena do spotřebního koše)

  • Neexistuje jiná karta ve stejném skladu stejného pořadového čísla

3.22. Okno stav skladu

Zobrazí stav skladu (nákup/spotřeba za požadované období, zůstatek z minulosti a stav skladu k poslednímu dni požadovaného období).

Okno stav skladu

1

Dané období

3

Celková hodnota všech příjmových pohybů za dané období

4

Celková hodnota všech výdejových pohybů za dané období

2

Zůstatek z minulosti (tj. zůstatek ke dni předcházejícímu prvnímu dni daného období)

5

Celková hodnota zboží ve skladu k poslednímu dni daného období

Obrázek 3.5. Okno stav skladu


3.23. Okno tisku inventury

Zobrazí okno s nastavením atributů tisku inventury skladu.

Okno tisku inventury

1

Indikace toho, zda do tisku inventury zahrnout i karty, jejichž aktuální množství je nulové.

Obrázek 3.6. Okno tisku inventury


3.24. Okno nastavení tisku skladových karet

Zobrazuje okno pro zadání atributů pro tisk pohybů na kartě několika skladových karet.

Okno nastavení tisku skladových karet

1

V tisku budou zobrazeny pouze ty pohyby na kartě, které byly realizovány v daném období

Obrázek 3.7. Okno nastavení tisku skladových karet


3.25. Okno přepočet mezi jednotkami

Zobrazuje nastavené atributy přepočtu jednotek a umožňuje jejich editaci.

Okno přepočet mezi jednotkami

1

Rovnice přepočtu. Při úpravě existujícího přepočtu nelze editovat jednotky přepočtu!

2

Panel akcí

Obrázek 3.8. Okno přepočet mezi jednotkami


Přepočet mezi jednotkami lze uložit, pokud jsou splněny všechny následující podmínky

  • Jednotky přepočtu jsou různé a nejsou obě systémové

  • Koeficient přepočtu mezi jednotkami je v rozmezí 0.0001 až 10 000

  • Neexistuje jiný přepočet se stejnými jednotkami pro danou kartu

3.26. Okno přehled pohybů skladové karty

Okno zobrazuje přehled pohybů v rámci jedné skladové karty. Jsou zde také uvedeny některé atributy této karty, jako množství zboží na skladě, celková cena tohoto zboží atp.

Každý pohyb je součástí skupiny pohybů (příjemky, výdejky, skupiny individuálních pohybů). Z tohoto okna je možné založit novou skupinu pohybů (příjmové pohyby v Okně přehled skupiny příjmových pohybů; výdejové pohyby v okně Okně přehled skupiny výdejových pohybů) a nebo upravit tu skupinu, do které náleží vybraný pohyb (v případě, že je pohyb uzavřen, lze skupinu pouze prohlížet, nikoliv opravovat). Lze také zobrazit náhled pro tisk těch typů (výdejové, příjmové, oba) pohybů na kartě, které byly realizovány v rámci zvoleného časového období. Při vyvolání těchto tisků se období předvyplní tak, aby obsahovalo všechny vybrané pohyby, nejsou-li vybrány žádné pohyby, pak tak, aby obsahovalo všechny pohyby na kartě.

Okno přehled pohybů skladové karty

1

Sloupec, který obsahuje množství pohybu. Hodnota příjmového pohybu je vždy kladná; hodnota výdejového pohybu je naopak vždy záporná

2

Číslo dodacího listu (u příjmového pohybu)/výdejky (u výdejového pohybu) nadřazené skupiny pohybů

3

Sloupec se sazbou DPH je viditelný pouze v případě, že je modul DPH aktivní

4

Výběr DPH je viditelný pouze v případě, že je modul DPH aktivní

5

Stav skladové karty

6

Tabulka pohybů na kartě

7

Panel filtrace

8

Panel akcí

Obrázek 3.9. Okno přehled pohybů skladové karty


3.27. Okno seznam individuálních pohybů

Okno zobrazuje přehled existujících individuálních pohybů a umožňuje jejich správu (založení nového, editaci a mazání vybraného).

Okno seznam individuálních pohybů

1

Sloupec, který obsahuje typ skupiny individuálních pohybů (příjmový, výdejový)

2

Tabulka individuálních pohybů

3

Panel filtrace

4

Panel akcí

Obrázek 3.10. Okno seznam individuálních pohybů


3.28. Okno správa podvýdejek

Okno zobrazuje přehled existujících podvýdejek a umožňuje jejich správu (založení nové, editaci či smazání stávající)

Okno správa podvýdejek

1

Sloupec, který obsahuje výsledek hospodaření pro podvýdejku za minulá období

2

Tabulka podvýdejek

3

Panel filtrace

4

Panel akcí

Obrázek 3.11. Okno správa podvýdejek


3.29. Okno podvýdejky

Zobrazuje nastavené atributy podvýdejky a umožňuje jejich editaci. Podvýdejku lze uložit, má-li vyplněn název, její pořadové číslo je větší než nula a neexistuje jiná podvýdejka shodného pořadového čísla. V případě, že byl v uložené podvýdejce změněn "Počáteční stav", dojde k automatickému přepočítání zůstatků pro výdejky (a danou podvýdejku).

Okno podvýdejky

1

Výsledek hospodaření pro podvýdejku za minulá období. Konec minulého období je určen datem hospodaření v nastavení systému.

2

Panel akcí

Obrázek 3.12. Okno podvýdejky


3.30. Okno přehled příjemek

Okno přehled příjemek zobrazuje seznam všech realizovaných příjemek.

Obrázek 3.13. Okno přehled příjemek


Vedle toho nabízí následující funkce

  • Nová příjemka (Ctrl+N): Během vytváření příjemky je nutné vybrat dodavatele příjemky. Dialog pro výběr dodavatele je zobrazen automaticky. Dodavatele je možné dodatečně měnit. Datum příjmu a pořadové číslo je předvyplněno. Poté je hlavička příjemky uložena a umožněno zadávání jejího obsahu (viz okno příjmových pohybů).

  • Oprava vybrané příjemky (Enter): Otevře okno příjmových pohybů s pohyby realizovanými vybranou příjemkou. V případě, že příjemka zatím nebyla uzavřena, lze tyto pohyby opravovat. V opačném případě je lze pouze prohlížet.

  • Smazání vybrané příjemky (Ctrl+D): Smaže vybranou příjemku. Příjemku lze smazat pouze nebyla-li vytvořena vazba na pohyby z této dodávky

  • Smazání zapsanosti: Zruší uzavření vybraných příjemek. Příjemky bude možné opět opravovat a poté znovu uzavřít.

  • TiskPřehledu příjemek: Po vybrání rozsahu dat otevře souhrnný náhled tisku příjemek, které byly realizovány v zadaném období

  • TiskVybrané příjemky: Otevře náhled tisku příjemky

3.31. Okno přehled výdejek

Okno přehled výdejek zobrazuje seznam všech realizovaných výdejek.

Okno přehled výdejek

1

Panel pro uzavírání výdejek ( denní uzávěrku). Výdejky je možno uzavřít dle zadaného rozsahu dat (uzavřít podle data), nebo dle vybranosti (uzavřít vybrané) v tabulce.

2

Tabulka záznamů

3

Panel filtrace

4

Panel akcí

Obrázek 3.14. Okno přehled výdejek


Vedle toho nabízí následující funkce

  • Nová výdejka (Ctrl+N). Během vytváření výdejky je nutné vybrat datum výdeje zboží.

    Pro úspěšné vytvoření výdejky musí být splněny všechny následující podmínky:

    • Nesmí existovat jiná výdejka stejného data.

    • Vybrané datum musí být za datem první povolené výdejky, které se nachází v okně nastavení systému (Menu hlavního okna SystémNastaveníSystému).

    • Nesmí existovat uzavřená výdejka staršího data.

    • Datum nesmí patřit do již uzavřeného měsíce.

    Pořadové číslo je předvyplněno. Poté je hlavička výdejky uložena a umožněno zadávání jejího obsahu viz okno výdejových pohybů.

  • Oprava vybrané výdejky (Enter): Otevře okno výdejových pohybů s pohyby realizovanými vybranou výdejkou. V případě, že výdejka zatím nebyla uzavřena, lze tyto pohyby opravovat. V opačném případě je lze pouze prohlížet.

  • Smazání celé vybrané výdejky (Ctrl+D): Smaže vybranou výdejku. Zboží, které bylo vyskladněno touto výdejkou bude vráceno na sklad.

  • Smazání zapsanosti: Zruší uzavření vybraných výdejek. Výdejky bude možné opět opravovat a poté znovu uzavřít.

  • Uzavřít: Provede denní uzávěrku na vybraných výdejkách, které nejsou uzavřeny.

  • TiskPřehledu výdejek - standard: Po vybrání rozsahu dat otevře souhrnný náhled tisku výdejek, které byly realizovány v zadaném období.

  • TiskPřehledu výdejek - rozpis: Po vybrání rozsahu dat otevře souhrnný náhled tisku výdejek, včetně hospodaření podvýdejek, které byly realizovány v zadaném období.

  • TiskVybrané výdejky: Otevře náhled tisku výdejky.

3.32. Okno přehled skupiny příjmových pohybů (Příjemka, Individuální příjmové pohyby)

Přehledně zobrazuje příjmové pohyby vybrané skupiny příjmových pohybů a umožňuje jejich úpravy. Úpravy pohybů jsou prováděny přímo v tabulce. Lze měnit i některé atributy vybrané skupiny příjmových pohybů. Změny dotčených skladových karet jsou promítnuty během uložení skupiny pohybů. Je-li zařízení plátcem DPH, jsou ceny zboží zadávány bez DPH s uvedením sazby DPH. Není-li zařízení plátcem DPH, zadávájí se ceny standartně s DPH. Pro zjednodušení práce lze po zakšrtnutí Zadávat ceny bez DPH zadávat ceny bez DPH. V tomto případě je DPH při uložení přidána do ceny (DPH není uložena).

Okno přehled skupiny příjmových pohybů

1

Změna dodavatele. Po stisknutí tlačítka se zobrazí Dialog pro výběr dodavatele, kde lze vybrat jiného dodavatele.

2

Akce pro zobrazení okna s pohyby skladové karty aktuálně vybraného pohybu v tabulce.

3

Sloupec se sazbou DPH je viditelný pouze v případě, že je modul DPH aktivní

4

Tabulka příjmových pohybů skupiny pohybů

5

Panel filtrace

6

Panel akcí

Obrázek 3.15. Okno přehled skupiny příjmových pohybů


Přehled všech akcí kontextového menu

  • Vytvořit nový pohyb (Ctrl+N): Vytvoří nový příjmový pohyb a vloží jej do tabulky příjmových pohybů.

  • Smazat vybraný pohyb (Ctrl+D): Pokud neexistuje vazba pro vybraný příjmový pohyb, tak jej odstraní z tabulky příjmových pohybů.

  • Smazat všechny prázdné pohyby: Odstraní z tabulky všechny pohyby, jejichž množství je nulové.

  • Pohyby na kartě (F3): Otevře okno přehledu pohybů skladové karty aktuálně vybraného pohybu.

  • Výběr karty ze seznamu (F5): Slouží k výběru skladové karty aktuálně vybraného pohybu. V případě, že má aktuální pohyb nastaven sklad, je otevřeno okno skladových karet vybraného skladu. Výběrem skladové karty je karta přenesena a nastavena k vybranému pohybu.

  • K vybranému pohybu zobrazit související výdeje: Zobrazí okno souvisejících výdejových pohybů naplněné pohyby navázané na aktuálně vybraný pohyb

  • Zobrazit VŠECHNY související výdeje: Zobrazí okno souvisejících výdejových pohybů naplněné pohyby navázané na libovolný příjmový pohyb skupiny pohybů.

3.33. Okno přehled souvisejících výdejových pohybů

Okno obsahuje některé atributy výdejových pohybů, které byly propojeny se zkoumaným příjmovým pohybem, nebo skupinou příjmových pohybů (individuální příjmový pohyb, příjemka). Lze tisknout seznam vyfiltrovaných pohybů.

Obrázek 3.16. Okno přehled souvisejících výdejových pohybů


3.34. Okno přehled skupiny výdejových pohybů (Výdejka, Individuální výdejové pohyby)

Přehledně zobrazuje výdejové pohyby vybrané skupiny výdejových pohybů a umožňuje jejich úpravy. Úpravy pohybů jsou prováděny přímo v tabulce. Lze měnit i některé atributy vybrané skupiny příjmových pohybů. Změny dotčených skladových karet jsou promítnuty během uložení skupiny pohybů.

Okno přehled skupiny výdejových pohybů

1

Sloupec se sazbou DPH je viditelný pouze v případě, že je modul DPH aktivní

2

Neplatné pohyby jsou podbarveny červeně. Zboží nelze vyskladnit, pokud je některý z pohybů neplatný.

3

Tabulka výdejových pohybů skupiny pohybů

4

Panel filtrace

5

Panel akcí

Obrázek 3.17. Okno přehled skupiny výdejových pohybů


Přehled všech akcí kontextového menu

  • Vytvořit nový pohyb (Ctrl+N): Vytvoří nový příjmový pohyb a vloží jej do tabulky výdejových pohybů.

  • Smazat vybraný pohyb (Ctrl+D): Odstraní vybraný pohyb z tabulky pohybů, zruší vytvořené vazby mezi pohyby

  • Smazat všechny prázdné pohyby: Odstraní z tabulky všechny pohyby, jejichž množství je nulové

  • Rozdělit na podvýdejky: Každý pohyb, který nemá nastavenu podvýdejku bude rozdělen na tolik novýh pohybů v rámci jedné skladové karty, kolik existuje podvýdejek. Množství u těchto pohybů bude část z původního množství dle normy na podvýdejku k celkové normě na den.

  • Rozdělit vybrané pohyby na podvýdejky... : Provede rozdělení na podvýdejky jako výše, ale rozděleny budou pouze pohyby, které jsou právě vybrané v tabulce. Zároveň se vám zobrazí dialog, ve kterém můžete vybrat podvýdejky, mezi které má být množství rozděleno.

  • Vrátit rozdělení na podvýdejky: Zruší rozdělení na podvýdejky, tj. všechny výdeje ze stejné skladové karty sloučí do jednoho pohybu, který nemá určenu podvýdejku.

  • Pohyby na kartě (F3): Otevře okno přehledu pohybů skladové karty aktuálně vybraného pohybu.

  • Výběr karty ze seznamu (F5): Slouží k výběru skladové karty aktuálně vybraného pohybu. V případě, že má aktuální pohyb nastaven sklad, je otevřeno okno skladových karet vybraného skladu. Výběrem skladové karty je karta přenesena a nastavena k vybranému pohybu.

  • K vybranému pohybu zobrazit související příjmy: Zobrazí okno souvisejících příjmových pohybů naplněné pohyby navázané na aktuálně vybraný pohyb

  • Zobrazit VŠECHNY související příjmy: Zobrazí okno souvisejících příjmových pohybů naplněné pohyby navázané na libovolný příjmový pohyb skupiny pohybů.

3.35. Okno přehled souvisejících příjmových pohybů

V okně se nachází zboží doporučené k výdeji. Lze tisknout seznam vyfiltrovaných pohybů.

Obrázek 3.18. Okno přehled souvisejících příjmových pohybů


3.36. Okno adresář firem

Adresář slouží ke správě stálých dodavatelů. Těchto údajů je následně využito v agendě dodacích listů či příjemek.

Okno adresář firem

1

Sloupec obsahuje číslo účtu dodavatele platné k datu zpracování

2

Tabulka obsahuje seznam již uložených firem

3

Panel filtrace

4

Panel akcí

Obrázek 3.19. Okno adresář firem


V adresáři je možné založit novou firmu, opravit či vymazat stávající a provádět tisky nad vyfiltrovanými firmami.

[Varování]Varování

Mazat lze pouze firmy, které nejsou navázány na žádnou příjemku

3.37. Okno firmy

Okno firmy slouží jak k vytvoření nové firmy, tak k opravě existující. Při založení nové firmy je předvyplněno pouze číslo - ostatní položky zůstávají prázdné. Ke každé firmě lze přiřadit libovolné množství kontaktních osob. Firmu lze uložit, pokud je vyplněn její název a číslo. Číslo musí být kladné a unikátní v rámci adresáře firem.

Okno firmy

1

Bankovní spojení je vedeno jako historický údaj. Při zadání bankovního spojení je kontrolována formální platnost čísla účtu (tzv. modulo 11)

2

Otevře okno "nový email" s předvyplněným emailem (v tomto případě objednavky@ppsas.cz) v defaultním emailovém klientovi

3

Otevře internetovou stránku firmy (v tomto případě www.ppsas.cz) v defaultním internetovém prohlížeči

4

Tabulka kontaktních osob firmy

5

Panel akcí. Poskytuje akce jak pro správu kontaktních osob firmy, tak pro uložení firmy, či opuštění formuláře bez uložení.

Obrázek 3.20. Okno firmy


3.38. Okno kontaktní osoby

Okno kontaktní osoby slouží jak k vytvoření nové osoby, tak k opravě existující. Kontaktní osobu lze uložit, pouze pokud má vyplněno jméno a příjmení.

Okno kontaktní osoby

Obrázek 3.21. Okno kontaktní osoby


Kapitola 4. Modul Strávník

4.1. Úvod do modulu Strávník

Modul Strávník zajišťuje zejména:

  • evidenci strávníků (s příslušnou licencí i hromadných strávníků)

  • správu objednávek jídla a doplňkových služeb strávníků

  • vedení kont strávníků

4.1.1. Vysvětlení pojmů

Hromadný strávník

Strávník, jehož maximální počet porcí, které smí objednat, je větší než jedna. Příkladem hromadných strávníků jsou firmy, kterým se strava dováží v termosech.

Stav konta

Částka, kterou má strávník na kontě k danému datu. Záporná hodnota znamená, že strávník peníze jídelně dluží. Do stavu konta strávníka k zadanému datu se promítají platby a poplatky za objednávky jídla (viz 4.12 – „Výpočet konečné ceny objednávky jídla strávníka“) a doplňkových služeb (viz 4.18.4 – „Záložka doplňkových služeb“), které spadají do období od samého počátku evidence až do zadaného data včetně.

Přeplatek budoucí (Nedoplatek budoucí)

Stav konta strávníka k poslednímu dni zkoumaného měsíce. Slovo nedoplatek může zdůrazňovat záporný stav konta (tedy strávníkův dluh).

Přeplatek minulý (Nedoplatek minulý)

Stav konta strávníka k poslednímu dni měsíce, který předchází zkoumanému měsíci. Slovo nedoplatek může zdůrazňovat záporný stav konta (tedy strávníkův dluh).

Datum importu

Jedná se o datum, které ohlásí import dat z Jídelny 6. Datum odpovídá prvnímu dni toho měsíce, který byl v importovaných datech aktuální. Pro období před tímto datem nebudou k dispozici některé údaje jako např. ceny objednávek či stavy kont strávníků.

Generální odhláška jídla

Jídlo je odhlášené s tím, že strávník nemá dovoleno objednávku změnit. Lze využít např. pro odhlášení na výlety, prázdniny atp. s cílem zamezit strávníkům přihlásit si na tyto dny jídlo omylem.

Koeficient DPH

Koeficient DPH se používá pouze u jídelen, které jsou plátci DPH jen pro část své činnosti. Koeficient se určí dle sazby DPH potravin na skladě. Např. pokud jsou všechny potraviny nakupovány s DPH 10 %, tak koeficient bude též 10 %. Viz 4.1.2 – „DPH a koeficient DPH“

Režie

Částka přičtená k ceně jídla pro strávníky, kteří se stravují v rámci VHČ (vedlejší hospodářská činnost). Režie se dělá na věcnou, mzdovou a specifickou. Věcná a mzdová režie je přiřazena k druhu jídla na konkrétní den pro každou spotřební normu. Každý strávník má nastaveno, zda platí mzdovou či věcnou režii nebo obojí. Strávník dále může mít nastavenu tzv. specifickou režii, která se přičítá pouze tomuto strávníkovi, což umožňuje například naúčtovat různým strávníkům různou režii dle druhu výdeje. Více o ceně jídla viz 4.12 – „Výpočet konečné ceny objednávky jídla strávníka“

4.1.2. DPH a koeficient DPH

Údaje týkající se DPH a tzv. koeficientu DPH se zobrazují, tisknou či jsou přístupné, pouze pokud je v nastavení systému (viz 2.1.3 – „Nastavení systému“) zaškrtnuto, že je jídelna plátce DPH. Zbývající odstavce se detailně zabývají zmíněným koeficientem DPH.

Koeficient DPH se používá pouze u jídelen, které jsou plátci DPH jen pro část své činnosti. (Většinou se jedná o školní jídelny, kde je daní z přidané hodnoty zatížena jen vedlejší hospodářská činnost [VHČ].) U plátců DPH je sklad potravin veden v cenách bez DPH, ovšem nárok na vrácení DPH vzniká u těchto jídelen jen u části pořízených potravin. (Dle poměru VHČ a hlavní činnosti.)

Výsledek hospodaření jídelny je dán rozdílem nákladů na stravu (ty jsou v tomto případě vždy bez DPH) na jedné straně a výběrem finančního normativu od strávníků (též bez DPH) na druhé. Proto pro strávníky, na které se DPH nevztahuje, je zapotřebí nastavit tento koeficient, aby se jejich finanční normativ snížil a bylo ho tak možné započíst na stranu příjmů ve správné výši.

Koeficient se určí dle sazby DPH potravin na skladě. Např. pokud jsou všechny potraviny nakupovány s DPH 15 %, tak koeficient bude též 15 %.

4.2. Založení skupiny strávníků

Nová skupina se zakládá v okně správy skupin strávníků (viz 4.13 – „Okno správy skupin strávníků“). Okno se otevírá z hlavního menu StrávníciSpráva skupin strávníků. Údaje o skupině se zadávají do okna skupiny strávníků (viz 4.14 – „Okno skupiny strávníků“). Skupinu lze uložit až po vyplnění povinných údajů: číslo, název a spotřební norma.

4.3. Definice tříd

Třídy strávníků se definují v okně správy tříd (viz 4.15 – „Okno správy tříd“). Okno se otevírá z hlavního menu StrávníciSpráva tříd.

4.4. Definice doplňkových služeb

Doplňkové služby se definují v okně správy doplňkových služeb (viz 4.16 – „Okno správy doplňkových služeb“). Okno se otevírá z hlavního menu StrávníciSpráva doplňkových služeb.

4.5. Založení strávníka

Nový strávník se zakládá v okně evidence strávníků (viz 4.17 – „Okno evidence strávníků“). Okno se otevírá z hlavního menu StrávníciEvidence strávníků. Údaje o strávníkovi se zadávají do okna strávníka (viz 4.18 – „Okno strávníka“). Strávníka lze uložit až po vyplnění povinných údajů: jméno či příjmení a skupina strávníků. Zadá-li uživatel číslo účtu strávníka, musí zadat ještě variabilní symbol. Při standardním způsobu platby Inkaso či Inkaso sběrným účtem ČS je nutné vyplnit také číslo účtu a tedy i variabilní symbol. Dále lze přizpůsobit strávníkovu šablonu stravovacích zvyklosti (viz 4.18.2 – „Záložka šablony“), upravit vzniklé objednávky jídla (viz 4.18.3 – „Záložka detailu“) či objednat doplňkové služby (viz 4.18.4 – „Záložka doplňkových služeb“).

4.6. Filtrování strávníků

Okno evidence strávníků (viz 4.17 – „Okno evidence strávníků“) nabízí vedle standardního panelu filtrace další specifická kritéria filtrování. Jedná se o filtrování podle třídy, čísla skupiny, kódu banky strávníka, strávníků jen s příspěvkem a případně uživatelův filtr, který umožňuje pokročilejší filtrování (např. dlužníků). Všechny standardní i další filtry se aplikují současně.

4.7. Hromadná editace stravovacích dnů

Hromadná editace stravovacích dnů se provádí v okně editace stravovacích dnů (viz 4.21 – „Okno editace stravovacích dnů“). Okno se otevírá z okna evidence strávníků (viz 4.17 – „Okno evidence strávníků“) pomocí položky kontextového menu Práce se zobrazenými strávníky (resp. Práce s vybranými strávníky)Editace stravovacích dnů. Operaci lze využít např. při hromadných akcích (výlety - odhláška pro danou skupinu) či pro dny, kdy se nevaří (prázdniny - generální odhláška všem).

4.8. Stržení platby/zálohy strávníkům formou inkasního příkazu

Stržení platby či zálohy strávníkům formou inkasního příkazu přes homebanking se provádí v okně vytvoření inkasního příkazu HB (viz 8.12 – „Okno vytvoření inkasního příkazu HB“). Okno se otevírá z okna evidence strávníků (viz 4.17 – „Okno evidence strávníků“) pomocí položky kontextového menu Práce se zobrazenými strávníkyStrhnutí inkasa - HB.

K stržení platby pro Českou spořitelnu dochází jednou měsíčně vždy při měsíční závěrce (viz 2.5.2 – „Měsíční uzávěrka“). Disketu pro stržení záloh lze vytvořit kdykoliv v okně generovaných disket 9.5 – „Okno generovaných disket“.

4.9. Vyrovnání přeplatků/nedoplatků

Vyrovnání přeplatků či nedoplatků jednotlivému strávníkovi (např. při odchodu ze školy během školního roku) se provádí v okně strávníka (viz 4.18 – „Okno strávníka“) tlačítkem Platba hotově. Výchozí částka bude nastavena tak, aby vyrovnala přeplatek budoucí pro období vybrané v záložce detailu okna (viz 4.18.3 – „Záložka detailu“). Okno se otevírá z okna evidence strávníků (viz 4.17 – „Okno evidence strávníků“).

Vyrovnání přeplatků či nedoplatků všem zobrazeným strávníkům - tedy třeba i jednomu strávníkovi - (např. na konci školního roku) se provádí v okně pokrytí přeplatků (viz 4.25 – „Okno pokrytí plateb“). Okno se otevírá z okna evidence strávníků (viz 4.17 – „Okno evidence strávníků“) pomocí položky kontextového menu Práce se zobrazenými strávníkyPokrytí plateb. Další možností je pro vyrovnání využít homebanking - viz položka kontextového menu okna Práce se zobrazenými strávníkyVrácení přeplatků přes HB.

Vynulování záloh a kont všech strávníků je jeden z možných úkolů roční uzávěrky strávníků (viz 4.11 – „Roční uzávěrka strávníků“).

4.10. Zadání počátečních stavů kont pro strávníky

Počáteční stavy kont strávníků jsou automaticky nastaveny při importu dat z Jídelny 6 jako přeplatek minulý pro aktuální měsíc z importovaných dat. Po založení nového strávníka, který nezačíná s nulovým počátečním stavem konta, je nutné použít následující postup.

  1. Vybrat daného strávníka v tabulce okna evidence strávníků (viz 4.17 – „Okno evidence strávníků“).

  2. Na panelu akcí klepnout na tlačítko Připsat peníze.

  3. Do kolonky částka zadat požadovaný počáteční stav a vyplnit poznámku účelu přípisu peněz. Datum pohybu vyplnit nejlépe jako poslední den měsíce, který předchází aktuálnímu. Pokud to nelze, protože je tento měsíc uzavřený, tak datum nastavit na první den aktuálního měsíce.

  4. Potvrdit přípis peněz.

[Tip]Tip

Postup lze použít i pro více označených strávníků, pokud mají mít stejný počáteční stav konta.

4.11. Roční uzávěrka strávníků

Roční uzávěrka strávníků se provádí z hlavního menu aplikace PřehledyRoční uzávěrka strávníků.

Úkoly uzávěrky

  1. Posun aktuálního měsíce na září (tj. uzavření měsíců, které zbývají do září).

  2. Vynulování záloh a kont strávníků (k 31. srpnu, pokud byl srpen před uzávěrkou neuzavřený; jinak až k 1. září).

  3. Přeřazení strávníků do navazujících tříd. Pro jejich nastavení viz 4.15 – „Okno správy tříd“.

[Poznámka]Poznámka

Poslední dva body jsou volitelné.

[Poznámka]Poznámka

Při roční uzávěrce je automaticky provedena záloha databáze (viz 2.1.5 – „Nastavení záloh a aktualizací“).

4.12. Výpočet konečné ceny objednávky jídla strávníka

K výpočtu konečné ceny objednávky jídla strávníka pro jedno datum a jeden čas jídla se v modulu Strávník používá následující postup.

  1. Základem je dohledání skupiny strávníků, do které strávník patřil k datu objednávky, a zjištění ceny a režie objednaného druhu jídla pro spotřební normu dohledané skupiny (viz 4.14 – „Okno skupiny strávníků“). Existují-li konkrétní hodnoty ceny a režie pro datum objednávky (viz 11.4.4 – „Okno cen druhu jídla“), pak mají přednost před obecnými cenami druhů (viz 11.3.4 – „Okno druhu jídla“).

  2. Má-li strávník nastaveno, že k datu objednávky platí mzdovou či věcnou režii (viz 4.18 – „Okno strávníka“), pak je mezivýsledek stanoven jako součet zjištěné ceny a příslušné režie. V opačném případě je mezivýsledkem jen cena. Má-li strávník nastavenu specifickou režii, je tato dále přičtena k ceně.

  3. Mezivýsledek se navýší nejprve o procentuální a poté o absolutní zisk dohledané skupiny (viz 4.14 – „Okno skupiny strávníků“) k datu objednávky.

  4. Od mezivýsledku se odečte příspěvek strávníka (viz 4.18 – „Okno strávníka“) k datu objednávky pouze v případě, že čas jídla objednávky je hlavni jídlo (tj. má nastavený tento příznak, viz 11.3.3 – „Okno času jídla“).

  5. Mezivýsledek se navýší o DPH a koeficient DPH dohledané skupiny (viz 4.14 – „Okno skupiny strávníků“) k datu objednávky - to má smysl, pouze pokud je v nastavení systému (viz 2.1.3 – „Nastavení systému“) zaškrtnuto, že je jídelna plátce DPH.

  6. Mezivýsledek se zaokrouhlí na celé haléře.

  7. Mezivýsledek se vynásobí počtem objednaných porcí.

  8. Vypočtená hodnota představuje konečnou cenu.

Body 1 - 5 lze shrnout do vzorce:

Cena jedné porce = [ ( Norma + Režie mzdová + Režie věcná + Režie specifická) * (1 + Zisk %) + Zisk absolutní - Příspěvek ] * ( 1 + DPH + Koeficient_DPH )

[Poznámka]Poznámka

Cena druhu (finanční norma) se v Jídelně 6 označovala termínem norma.

[Poznámka]Poznámka

Při používání hromadných strávníků společně s nastaveným příspěvkem je potřeba mít na paměti, že příspěvek FKSP může být poskytnut jen na jednu porci v jedné směně. Musí se tedy jednat o situaci, kdy skutečně je každá objednaná porce vydána jinému zaměstnanci, ačkoliv je objednána na jednoho hromadného strávníka. V jiných (nutno podotknout, že velmi nestandartních případech) je potřeba práci s příspěvkem vyřešit jinak. Je-li to potřeba, konzultujte své specifické potřeby se servisními techniky firmy Barda SW, HW s.r.o.

4.13. Okno správy skupin strávníků

Okno správy skupin strávníků (otevírá se z hlavního menu StrávníciSpráva skupin strávníků) přehledně zobrazuje seznam existujících skupin strávníků doplněný o další vybrané údaje. Vedle toho okno slouží k zakládání, mazání a úpravě skupin strávníků (viz 4.14 – „Okno skupiny strávníků“).

Okno správy skupin strávníků

1

Výchozí max. počet porcí pro strávníky, které smějí objednat pro jeden den a čas jídla

2

Zda strávníky skupiny k aktuálnímu měsíci započítat do spotřebního koše (Ano/Ne)

3

Výchozí příspěvek pro strávníky

4

Výchozí nastavení pro strávníky, zda platí režii (Ano/Ne)

5

Povolený debet pro výdej stravy

6

Do kterého dne v měsíci vydat stravu bez kontroly peněz

7

Zisk pro aktuální měsíc

8

DPH pro aktuální měsíc

9

Koeficient DPH pro aktuální měsíc

10

Zisk pro budoucí měsíc

11

DPH pro budoucí měsíc

12

Koeficient DPH pro budoucí měsíc

13

Tabulka záznamů

14

Panel filtrace

15

Panel akcí

Obrázek 4.1. Okno správy skupin strávníků


[Důležité]Důležité

Pocházejí-li skupiny strávníků z importu dat z Jídelny 6, pak je nezbytně nutné, aby uživatel nastavil všem skupinám správný zisk. Zisk se totiž při importu nastavuje vždy na 0 %, protože se jeho hodnota z importovaných dat nedá spolehlivě automaticky určit.

Pro import DPH a koeficientu DPH platí následující skutečnosti. DPH se nastavuje přesně podle údajů v importovaných datech. Koeficient DPH se u skupin s nulovou DPH (tj. dětských skupin) za podmínky, že je jídelna plátce DPH, automaticky nastavuje tak, aby v procentech vyjadřoval, o kolik je třeba navýšit finanční norma skupiny, aby se tak došlo k sazbě skupiny v SW Jídelna 6. V ostatních případech je koeficient DPH nastaven na nulu.

[Poznámka]Poznámka

Sloupce s DPH a koeficientem DPH jsou zobrazené, pouze pokud je v nastavení systému (viz 2.1.3 – „Nastavení systému“) zaškrtnuto, že je jídelna plátce DPH.

4.14. Okno skupiny strávníků

Okno skupiny strávníků (otevírá se z okna správy skupin strávníků - viz 4.13 – „Okno správy skupin strávníků“) slouží k zakládání a úpravě skupiny strávníků.

Kolonky týkající se modulů AJS, Spotřební koš a aplikace Výdej jsou přístupné pouze s příslušnou licenci. Kolonky pro DPH a koeficient DPH lze nastavit, pouze pokud je v nastavení systému (viz 2.1.3 – „Nastavení systému“) zaškrtnuto, že je jídelna plátce DPH.

Okno skupiny strávníků

1

Číslo skupiny je automaticky předvyplněno při jejím zakládání. Každá skupina musí mít jedinečné číslo.

2

Spotřební norma, kterou se bude skupina řídit při výpočtu spotřebního koše (A-F).

3

Otevře okno správy podvýdejek

4

Koeficient DPH pro aktuální měsíc

5

Určuje, jestli se objednávky strávníků této skupiny započítávají do spotřebního koše (Ano/Ne).

6

Výběr tabulky spotřebního koše - musí být vyplněno, když je zaškrtnuto Započítat do spotřebního koše

7

Výchozí max. počet porcí pro strávníky, které smějí objednat pro jeden den a čas jídla. Kolonku lze upravit jen s licencí na hromadné strávníky.

8

Panel akcí

Obrázek 4.2. Okno skupiny strávníků


[Varování]Varování

Historické údaje pro aktuální a budoucí měsíc (zisk, DPH a spotřební koš) lze měnit, pouze pokud v daném období zatím neexistují žádné uzávěrky dnů.

4.15. Okno správy tříd

Okno správy tříd (otevírá se z hlavního menu StrávníciSpráva tříd) umožňuje přidávat, upravovat a slučovat třídy a přeřadit strávníky do následujících tříd. U každé třídy lze volitelně nastavit, která třída po ní navazuje. Tímto nastavením se řídí přeřazování strávníků do navazujících tříd.

Okno správy tříd

1

Sloučí označené třídy do jedné (včetně příslušných úprav tříd strávníků). Údaje takto vzniklé třídy budou odpovídat údajům první označené třídy.

2

Přeřadí všechny strávníky do navazujících tříd. Strávníci bez přiřazené třídy zůstanou beze změny. Totéž platí pro strávníky, jejichž třídy nemají nastavené navazující třídy.

3

Tabulka záznamů

4

Panel filtrace

5

Panel akcí

Obrázek 4.3. Okno správy tříd


[Tip]Tip

Slučování tříd do jisté míry nahrazuje jejich mazání. To by totiž působilo problémy se zařazením strávníků, kteří původně patřili do smazané třídy.

[Varování]Varování

Operace slučování tříd a přeřazování strávníků do následujících tříd jsou nevratné. Před jejich provedením je doporučeno provést zálohu.

4.16. Okno správy doplňkových služeb

Okno správy doplňkových služeb (otevírá se z hlavního menu StrávníciSpráva doplňkových služeb) umožňuje přidávat, upravovat a odebírat doplňkové služby. Tyto služby pak lze libovolně objednat strávníkům. Při přidávání a úpravě služeb je vždy nutné vyplnit všechny údaje (tj. název, cenu a typ účtování služby).

Typy účtování služeb

  • Měsíční - cena se strávníkům účtuje jedenkrát za měsíc, a to při měsíční uzávěrce.

  • Dle stravy - cena se strávníkům účtuje za každý den, kdy měli objednanou alespoň jednu porci (kterýkoliv čas jídla), též při měsíční uzávěrce.

Obrázek 4.4. Okno správy doplňkových služeb


[Poznámka]Poznámka

Odebrat lze pouze službu, na kterou nejsou navázané žádné objednávky strávníků.

4.17. Okno evidence strávníků

Okno evidence strávníků (otevírá se z hlavního menu StrávníciEvidence strávníků) přehledně zobrazuje seznam existujících strávníků doplněný o další vybrané údaje. Vedle toho okno nabízí tyto funkce:

Okno evidence strávníků

1

Příspěvek k aktuálnímu měsíci.

2

Informace o placené režii k aktuálnímu měsíci.

3

Přeplatek budoucí pro aktuální měsíc.

4

Bankovní účet k aktuálnímu měsíci.

5

Speciální filtr, který se aplikuje současně se standardním filtrem. Kolonky pro třídu, číslo skupiny a kód banky používají rozšířené filtrování (viz „Panel filtrace“) bez rozlišení velikosti písmen.

6

Tlačítko otevře okno správy tříd.

7

Tlačítko otevře okno správy skupin strávníků.

8

Vyfiltruje jen strávníky s nenulovým příspěvkem.

9

Zapíná uživatelův filtr (např. filtrování dlužníků). S kolonkou lze pracovat až po nastavení nějakého uživatelova filtru. Viz 4.24 – „Okno dlužníků“.

10

Otevře tiskové menu ( F4).

11

Zobrazí historii plateb strávníka ( Ctrl+T).

12

Otevře menu pro práci se všemi zobrazenými strávníky ( Ctrl+P).

13

Vypíše strávníkovi objednávku jídla a případně přidělí žolík ( Ctrl+B).

14

Vynutí obnovení všech strávníků a jejich dat ( F11).

15

Tabulka záznamů

(16)

Panel filtrace

(17)

Panel akcí

Obrázek 4.5. Okno evidence strávníků


[Tip]Tip

Pokud uživatel zvolí některou z operací s vybranými strávníky (včetně operace smazání strávníků) v situaci, kdy v tabulce nejsou vybraní žádní strávníci, pak aplikace nabídne možnost provést danou operaci se všemi zobrazenými strávníky.

[Poznámka]Poznámka

Výpočet přeplatků může zpomalit načítání strávníků, proto lze v kontextovém menu nastavit, zda výpočet provádět.

[Poznámka]Poznámka

V okně lze evidovat jak klasické, tak i hromadné strávníky (s příslušnou licencí).

[Výstraha]Výstraha

Výkon okna je optimalizovaný tak, aby se provádělo pouze minimum aktualizací strávníků v závislosti na změnách, které provedl jeho uživatel. Pracuje-li však nad stejnou databází více uživatelů, pak je nutné, aby uživatel vynutil obnovu dat vždy, když chce vidět změny provedené ostatními.

[Varování]Varování

Změnu příspěvku, režie či skupiny strávníků lze provést, pouze pokud v aktuálním měsíci a v následujících měsících neexistují žádné uzávěrky dnů.

4.18. Okno strávníka

Okno strávníka (otevírá se z okna evidence strávníků - viz 4.17 – „Okno evidence strávníků“) slouží k zakládání a úpravě strávníků.

Panel akcí okna strávníka

1

Zobrazí náhled tisku objednávek jídla strávníka od vybraného měsíce až po budoucí měsíc.

2

Zaeviduje platbu hotově. Výchozí částka bude nastavená tak, aby vyrovnala přeplatek budoucí pro období vybrané v záložce detailu. Má-li uživatel licenci na modul Pokladna, dojde zároveň k vystavení pokladního dokladu (viz 5.6 – „Okno pokladního dokladu“). Pokud má strávník přeplatek a chcete vystavit další příjmový doklad, stačí po otevření okna dokladu zmáčknout tlačítko Změnit typ.

3

Zaeviduje zálohovou platbu hotově. Výchozí částka bude odpovídat nastavené požadované záloze strávníka. Má-li uživatel licenci na modul Pokladna, dojde zároveň k vystavení pokladního dokladu (viz 5.6 – „Okno pokladního dokladu“).

4

Zobrazí historii plateb strávníka ( Ctrl+T).

5

Uloží všechny provedené změny s tím, že okno zůstane otevřené. Zároveň dojde k aktualizaci všech údajů (viz tip v 4.18.3 – „Záložka detailu“) strávníka.

6

Klávesa PgUp slouží k přesunu na následující měsíc a klávesa PgDn na předchozí měsíc v záložce detailu.

Obrázek 4.6. Panel akcí okna strávníka


[Výstraha]Výstraha

Po zvolení platby či zálohy hotově dojde automaticky k uložení strávníka.

4.18.1. Záložka základních údajů

V záložce základních údajů se nastavují všechny potřebné údaje o strávníkovi s výjimkou těch, které souvisí s objednávkami jídla a doplňkových služeb.

Záložka základních údajů okna strávníka

1

Tlačítko otevře okno správy tříd

2

Skupina strávníků se nastavuje pro aktuální i budoucí měsíc najednou.

3

Tlačítko otevře okno správy skupin strávníků

4

Max. počet porcí, které smí strávník objednat pro jeden den a čas jídla. Kolonku lze upravit jen s licencí na hromadné strávníky.

5

Seznam IDM. Dvojklikem na konkrétní IDM lze otevřít informace o tomto médiu. Informace o IDM, které byly v historii přiděleny tomuto strávníkovy lze zjistit z kontextového menu, které se zobrazí po klepnutím pravým tlačítkem myši na seznam. Obě tyto operace vyžadují licenci na modul AJS.

6

Přidá strávníkovi nové IDM (viz 13.18 – „Okno Přidat IDM“). Operace nevyžaduje licenci na modul AJS.

7

Odebere strávníkovi označené IDM. Operace je přístupná pouze s licencí na modul AJS.

8

Prohlásí označené IDM strávníka za ztracené. Operace je přístupná pouze s licencí na modul AJS.

9

Možné způsoby platby: Inkaso, Inkaso sběrným účtem České spořitelny, Složenkou, Fakturou, Srážkou, Jiný (trvalý příkaz, jednorázový platební příkaz, pokladna příjem).

10

Účet k aktuálnímu měsíci. Při zadání bankovního spojení je kontrolována formální platnost čísla účtu (tzv. modulo 11)

11

Uživatelské jméno do iAJS je strávníkovi přiděleno při uložení, pokud ho dosud neměl.

12

Kolonky týkající se nastavení modulu AJS jsou přístupné pouze s příslušnou licencí.

13

Do kolonky Požadovaná záloha se zadává výchozí částka pro strhnutí zálohy. Pokud je v kolonce nula, tak aplikace při ukládání nového strávníka nabídne možnost nechat ji nastavit podle přeplatku budoucího pro aktuální měsíc.

14

Panel akcí

Obrázek 4.7. Záložka základních údajů okna strávníka


[Výstraha]Výstraha

Pro aktivaci strávníkova internetového účtu je nutné zaškrtnout Poslat heslo na web a provést export jídelních lístků.

[Varování]Varování

Historické údaje pro aktuální a budoucí měsíc (příspěvek, režii a skupinu strávníků) lze měnit, pouze pokud v daném období zatím neexistují žádné uzávěrky dnů.

[Varování]Varování

Při změně skupiny dochází k předvyplnění (přepsání) kolonek Max. počet porcí, Příspěvek a Strávník platí režii (pro oba měsíce) podle údajů u nově zvolené skupiny.

4.18.2. Záložka šablony

Šablona objednávek jídla zachycuje typické stravovací zvyklosti strávníka během týdne. Šablonu lze nastavit různě pro sudé a liché týdny. Na základě šablony se pro nově zakládaného strávníka vytvářejí objednávky jídla v rámci aktuálního a budoucího měsíce. Podobně při měsíční uzávěrce slouží šablony strávníků jako vzor objednávky na nový budoucí měsíc. U nového strávníka je šablona automaticky předvyplněna od pondělí do pátku jednou porcí a v pořadí prvním druhem jídla.

Šablona standartně obsahuje dva řádky pro každý čas jídla:

  • Řádek počtu porcí - číslo omezené max. počtem porcí nebo jedna ze speciálních hodnot:

    • „ “ (mezera či prázdná buňka) - odhláška. Strávník se v daný den obvykle nestravuje, ale může si jídlo běžně přihlásit.

    • „0“ (nula) - generální odhláška. Strávník se v daný den obvykle nestravuje ani si nemůže stravu sám přihlásit.

    • „—“ (pomlčka) - šablona neexistuje, tzn. nevytváří se podle ní objednávka. Toto nastavení je vhodné pouze pro dny, kdy se v jídelně vůbec nevaří (např. pro sobotu a neděli). Pokud chcete pouze zapsat, že strávník se v dané dny obvykle nestravuje, použijte odhlášku nebo generální odhlášu (viz výše).

  • Řádek druhu - příslušná zkratka druhu jídla. Vyplňuje se i v případě, že má strávník odhlášeno - používá se pak automaticky při přihlášení bez udání druhu (např. z iAjs).

Záložka šablony okna strávníka

1

Nastaví šablonu pro lichý týden podle sudého

2

Tlačítko slouží pro aktualizaci objednávek jídla podle upravené šablony. Lze použít jen u nově zakládaného strávníka.

3

Nastaví šablonu pro sudý týden podle lichého

4

Panel akcí

Obrázek 4.8. Záložka šablony okna strávníka


Vyplňování tabulek šablon a objednávek

Při zadávání hodnot do tabulky se vybraná buňka tabulky posouvá automaticky doprava po každém zadaném znaku. Výjimkou je několik situací:

  • je zadáván nenulový počet porcí pro hromadného strávníka

  • je zadáván nenulový počet porcí v rámci hromadné editace a jídelna používá modul Hromadné stravování

  • je zadáván druh a existuje více druhů, které mají zkratku začínající stejným písmenem

Při vyplňování lze také přidržet klávesu Ctrl a daná volba se provede pro všechny časy jídla ve vybraný den. Přidržením klávesy Alt se daná volba provede pro všechny dny do konce aktuálního týdne.

Při vyplňování jsou přeskakovány víkendy, pokud neexistuje žádný druh jídla, který by měl nastaven příznak "vařit o víkendu"

[Poznámka]Poznámka

Je-li pro nějaký čas jídla definován jen jeden druh (typicky v mateřských školách), je řádka druhů pro tento čas skryta.

[Tip]Tip

Není nutné vyplňovat sudý i lichý týden totožně dvakrát. Stačí vyplnit jeden a stisknout tlačítko v příslušném horním rohu okna (Nastavit stejně jako sudý, resp. jako lichý).

4.18.3. Záložka detailu

Záložka detailu zobrazuje detailní přehled údajů o strávníkovi k zvolenému měsíci. Jedná se zejména o platby, stav záloh, objednávky jídla, stav konta a různé součty. Objednávky jídla pro neuzavřené dny lze i upravovat.

Tabulka s objednávkami jídla (podobá se šabloně stravování) obsahuje standardně tři řádky pro každý čas jídla:

  • Řádek počtu porcí - číslo omezené max. počtem porcí nebo jedna ze speciálních hodnot:

    • „ “ (mezera či prázdná buňka) - odhláška

    • „0“ (nula) - generální odhláška

    • „—“ (pomlčka) - objednávka neexistuje (nelze ji tady editovat)

  • Řádek druhů - obsahuje zkratku přihlášeného druhu. Druh zůstává vyplněn i v případě, kdy je jídlo odhlášeno - umožňuje tak snažší opětovné přihlášení. Zároveň se vyplněný druh použije při přihlášení jídla přes Internet bez určení druhu.

  • Řádek odebrání nároků na dotaci režií a/nebo na příspěvek - obsahuje informaci, zda strávníkovi byl pro daný den odebrán nárok na dotaci režií (znak x) a/nebo nárok na příspěvek (znak !). Nárok na dotaci režií lze ručně odebrat pomocí klávesové zkratky Ctrl+R anebo automaticky pomocí absence získané z modulu Třídní kniha programu Bakaláři (viz 19.4 – „Určování nároku na dotaci režií podle absence v modulu Třídní kniha“). Nárok na příspěvek lze ručně odebrat pomocí klávesové zkratky Ctrl+K.

Vyplňování tabulek šablon a objednávek

Při zadávání hodnot do tabulky se vybraná buňka tabulky posouvá automaticky doprava po každém zadaném znaku. Výjimkou je několik situací:

  • je zadáván nenulový počet porcí pro hromadného strávníka

  • je zadáván nenulový počet porcí v rámci hromadné editace a jídelna používá modul Hromadné stravování

  • je zadáván druh a existuje více druhů, které mají zkratku začínající stejným písmenem

Při vyplňování lze také přidržet klávesu Ctrl a daná volba se provede pro všechny časy jídla ve vybraný den. Přidržením klávesy Alt se daná volba provede pro všechny dny do konce aktuálního týdne.

Při vyplňování jsou přeskakovány víkendy, pokud neexistuje žádný druh jídla, který by měl nastaven příznak "vařit o víkendu"

[Poznámka]Poznámka

Je-li pro nějaký čas jídla definován jen jeden druh (typicky v mateřských školách), je řádka druhů pro tento čas skryta.

Podbarvení dnů v záhlaví:

  • Šedé - den je uzavřený (na obrázku 1. a 2. den).

  • Modré - den není uzavřený (na obrázku 3.-30. den).

Podbarvení objednávek:

  • Červené - jídlo propadlo (nebylo vyzvednuto).

  • Žluté - jídlo odebráno na žolík.

  • Zelené - jídlo odebráno klasickým způsobem u výdejního terminálu na IDM.

  • Šedé - jídlo odhlášeno (uzavřený den).

  • Bílé - jídlo přihlášeno nebo odhlášeno (neuzavřený den od data zpracování včetně).

Lze editovat pouze objednávky v rámci aktuálního a budoucího měsíce na neuzavřené dny.

Záložka detailu okna strávníka

1

Zvolené období

2

Přesun na objednávku jídla k datu zpracování

3

Datum poslední platby v daném období

4

Rozdíl součtů příchozích a odchozích plateb za dané období

5

Datum posledního vkladu zálohy do konce daného období

6

Datum posledního vyrovnání zálohy do konce daného období

7

Rozdíl součtů všech vložených a vyrovnaných záloh od začátku evidence do konce daného období

8

Sloupec časů jídla

9

Řádek s informací, zda strávníkovi byl pro daný den odebrán nárok na dotaci režií (x) a/nebo nárok na příspěvek (!). Nárok na dotaci režií lze ručně odebrat pomocí klávesové zkratky Ctrl+R Nárok na příspěvek lze ručně odebrat pomocí klávesové zkratky Ctrl+K.

10

Součet porcí pro dané období a čas jídla

11

Součet cen porcí pro dané období a čas jídla

12

Cena vybrané objednávky jídla

13

Popis vybrané objednávky jídla

14

Cena doplňkových služeb za dané období

15

Celkový součet porcí pro dané období za všechny časy jídla

(16)

Celkový součet cen porcí pro dané období za všechny časy jídla

(17)

Přeplatek minulý - stav konta k poslednímu dni předchozího měsíce

(18)

Stav konta k datu zpracování.

(19)

Přeplatek budoucí - stav konta k poslednímu dni daného měsíce

(20)

Panel akcí

Obrázek 4.9. Záložka detailu okna strávníka


[Výstraha]Výstraha

Po úpravě objednávek jídla nebo služeb je pro aktualizaci kolonek Doplňkové služby, Konto a obou přeplatků nutné strávníka uložit. Tyto a některé další kolonky někdy nemusí zobrazovat žádný údaj, a to z důvodu nedostatku informací (zvolené období je před tzv. datem importu, není nastavená skupina strávníků nebo nový strávník dosud nebyl uložen).

[Tip]Tip

V záložce detailu není možné editovat neexistující objednávky jídla. Pro jejich vytvoření viz 4.21 – „Okno editace stravovacích dnů“.

[Poznámka]Poznámka

Pro informaci o výpočtu konečných cen objednávek jídla pro strávníka viz 4.12 – „Výpočet konečné ceny objednávky jídla strávníka“.

4.18.4. Záložka doplňkových služeb

Záložka doplňkových služeb umožňuje strávníkovi objednat různé služby (školné, ubytování atp.; viz 4.16 – „Okno správy doplňkových služeb“). Základní seznam služeb vzniká při importu dat z Jídelny 6 (jen pro skupiny s nenulovými ostatními platbami).

Záložka doplňkových služeb okna strávníka

1

Seznam objednávek doplňkových služeb (u každé objednávky je zobrazená cena a typ účtování služby a data objednání).

2

Datum, od kdy má být služba objednána (včetně). Datum nelze nastavit před začátek aktuálního měsíce. Datum je nutné vždy vyplnit.

3

Datum, do kdy má být služba objednána (včetně). Datum nelze nastavit před poslední den minulého měsíce (tj. měsíce, který předchází aktuálnímu měsíci). Datum smí zůstat nevyplněný, což znamená, že je služba objednaná napořád.

4

Panel akcí

Obrázek 4.10. Záložka doplňkových služeb okna strávníka


[Tip]Tip

Platnost objednávek služeb typu „Dle stravy“ je po dnech (tzn. lze objednat od či do prostředka měsíce). Pro platnost objednávek služeb typu „Měsíční“ pro daný měsíc je rozhodující to, zda je služba objednaná k poslednímu dni tohoto měsíce.

[Tip]Tip

Změny provedené na vybrané objednávce je nutné potvrdit tlačítkem Nastavit (a strávníka nakonec uložit), jinak dojde k jejich ztrátě.

[Výstraha]Výstraha

Data (od kdy a do kdy) existujících objednávek, která již nesplňují výše uvedené podmínky, byla uzamčena měsíčními uzávěrkami, a proto se nedají upravit.

[Varování]Varování

Objednávku nelze odebrat, pokud už za ni byl strávníkovi naúčtován poplatek při měsíční uzávěrce. V takovém případě se při ukládání objeví varování.

4.19. Okno historie plateb

Okno historie plateb zobrazuje platby a zálohy na kontě vybraného strávíka. Okno historie plateb strávníka lze zobrazit z okna strávníka nebo z okna evidence strávníků pomocí klávesové zkratky Ctrl+T).

Okno historie plateb strávníka

1

Panel filtrace

2

Umožňuje skrýt zálohové platby

Obrázek 4.11. Okno historie plateb strávníka


4.20. Okno záloha - vstup hodnoty

Okno záloha - vstup hodnoty umožňuje zobrazeným strávníkům nastavit hodnotu požadované zálohy. Zálohu lze zadat dvěma způsoby - přímým vstupem (volitelně se započtením přeplatků) nebo výpočtem. Okno lze zobrazit z okna evidence strávníků (viz 4.17 – „Okno evidence strávníků“) pomocí položky kontextového menu Práce se zobrazenými strávníkyZálohyVstup hodnoty.

Okno záloha - vstup hodnoty

1

Nastaví metodu zadání pomocí přímého vstupu hodnoty požadované zálohy. Výsledná záloha je vypočtena jako součet zadané hodnoty a zaškrtnutých přeplatků.

2

Nastaví metodu zadání pomocí výpočtu. Požadovaná záloha se vypočte jako počet dní vynásobený cenou jídla vypočtenou pro den data zpracování. Tato cena je automaticky spočtena jako součet cen prvního druhu jídla pro všechny časy jídla.

3

Hodnota, ze které bude vypočtena požadovaná záloha přičtením zaškrtnutých přeplatků.

4

Přeplatky, které budou přičteny k zadané hodnotě.

5

Počet dní pro výpočet zálohy.

6

Panel akcí

Obrázek 4.12. Okno záloha - vstup hodnoty


4.21. Okno editace stravovacích dnů

Okno editace stravovacích dnů slouží k hromadné editaci objednávek jídla libovolného počtu strávníků. Editovat lze kterýkoliv neuzavřený den v rámci aktuálního a budoucího měsíce. Neuzavřené dny jsou v záhlaví podbarvené modře a uzavřené šedě. Okno se otevírá z okna evidence strávníků (viz 4.17 – „Okno evidence strávníků“) pomocí položky kontextového menu Práce se zobrazenými strávníky (resp. Práce s vybranými strávníky)Editace stravovacích dnů.

Obrázek 4.13. Okno editace stravovacích dnů


4.21.1. Vyplňování tabulek šablon a objednávek

Při zadávání hodnot do tabulky se vybraná buňka tabulky posouvá automaticky doprava po každém zadaném znaku. Výjimkou je několik situací:

  • je zadáván nenulový počet porcí pro hromadného strávníka

  • je zadáván nenulový počet porcí v rámci hromadné editace a jídelna používá modul Hromadné stravování

  • je zadáván druh a existuje více druhů, které mají zkratku začínající stejným písmenem

Při vyplňování lze také přidržet klávesu Ctrl a daná volba se provede pro všechny časy jídla ve vybraný den. Přidržením klávesy Alt se daná volba provede pro všechny dny do konce aktuálního týdne.

Při vyplňování jsou přeskakovány víkendy, pokud neexistuje žádný druh jídla, který by měl nastaven příznak "vařit o víkendu"

[Poznámka]Poznámka

Je-li pro nějaký čas jídla definován jen jeden druh (typicky v mateřských školách), je řádka druhů pro tento čas skryta.

[Varování]Varování

Pokud kterýkoliv z upravovaných strávníků nemá vytvořenou objednávku pro editovaný den a čas jídla, bude aplikace požadovat vyplnění počtu porcí i druhu jídla.

4.22. Okno editace šablon

Okno editace šablon slouží k hromadné editaci šablon objednávek jídla libovolného počtu strávníků. Okno se otevírá z okna evidence strávníků (viz 4.17 – „Okno evidence strávníků“) pomocí položky kontextového menu Práce se zobrazenými strávníky (resp. Práce s vybranými strávníky)Editace šablon.

Okno editace šablon

1

Nastaví šablonu pro lichý týden podle sudého

2

Nastaví šablonu pro sudý týden podle lichého

3

Panel akcí

Obrázek 4.14. Okno editace šablon


Vyplňování tabulek šablon a objednávek

Při zadávání hodnot do tabulky se vybraná buňka tabulky posouvá automaticky doprava po každém zadaném znaku. Výjimkou je několik situací:

  • je zadáván nenulový počet porcí pro hromadného strávníka

  • je zadáván nenulový počet porcí v rámci hromadné editace a jídelna používá modul Hromadné stravování

  • je zadáván druh a existuje více druhů, které mají zkratku začínající stejným písmenem

Při vyplňování lze také přidržet klávesu Ctrl a daná volba se provede pro všechny časy jídla ve vybraný den. Přidržením klávesy Alt se daná volba provede pro všechny dny do konce aktuálního týdne.

Při vyplňování jsou přeskakovány víkendy, pokud neexistuje žádný druh jídla, který by měl nastaven příznak "vařit o víkendu"

[Poznámka]Poznámka

Je-li pro nějaký čas jídla definován jen jeden druh (typicky v mateřských školách), je řádka druhů pro tento čas skryta.

[Tip]Tip

Není nutné vyplňovat sudý i lichý týden totožně dvakrát. Stačí vyplnit jeden a stisknout tlačítko v příslušném horním rohu okna.

[Poznámka]Poznámka

Je-li pro nějaký čas jídla definován jen jeden druh (typicky v mateřských školách), je řádka druhů pro tento čas skryta.

[Varování]Varování

Pokud kterýkoliv ze zpracovávaných strávníků nemá vytvořenou šablonu pro editovaný den a čas jídla, bude aplikace požadovat vyplnění počtu porcí i druhu jídla.

4.23. Vracení přeplatků

Okno Přeplatky zastřešuje funkce pro vracení přeplatků. Lze zvolit, zda chcete vracet přeplatky vypočtené ke konci vybraného měsíce (volba přeplatek budoucí), nebo k datu zpracování (volba "Vzít v úvahu stav konta k datu zpracování"). Lze nastavit minimální přeplatky, které máte v úmyslu vracet (například vyšší než bankovní poplatky spojené s převodem atp.). Lze také zaškrtnout "Zohlednit zálohy", potom bude k přeplatkům přičten i stav záloh jednotlivých strávníků.

Přeplatky

1

Umožňuje vybrat, zda chcete vracet přeplatky ke konci vybraného měsíce, nebo k datu zpracování.

2

Výběr měsíce pro určení přeplatků k vrácení. Program bude brát v úvahu přeplatek budoucí vybraného měsíce.

3

Lze nastavit kladnou částku, odpovídající nejmenšímu možnému vracenému přeplatku (typicky bankovní poplatky).

4

Pokud je zaškrtnuto, bude program k přeplatku přičítat stav záloh jednotlivých strávníků a nabídne jejich převedení do platby.

Obrázek 4.15. Přeplatky


Po výběru vracených částek je možné pokračovat třemi kroky:

  • Tlačítko "Tisk převodního příkazu" po zadání data splatnosti (nesmí být z uzavřeného měsíce) vytvoří tiskovou sestavu příkazu k úhradě, kterou lze po vytištění zanést do banky.
  • Tlačítkem "Tisk seznamu" lze vytisknout sestavu pro vracení přeplatků v hotovosti. Program následně umožní i vytvoření pokladního dokladu (vyžaduje modul Pokladna), a to buď jednoho souhrnného, nebo jeden doklad pro každého strávníka.
  • Tlačítko "Vytvořit příkaz pro HB" (vyžaduje modul Homebanking) otevře okno "Vrácení přeplatků přes HB", kde bude předvyplněn konstantní symbol, zpráva pro strávníky a datum splatnosti. Všechny tyto údaje lze změnit. Pokud bylo v předchozím okně zaškrtnuto "Zohlednit zálohy", bude zde automaticky zaškrtnuto "Před vygenerováním exportu převést zálohy do plateb". Tím dojde zároveň s vytvořením příkazu k vyrovnání záloh k datu zpracování. Příkaz bude vytvořen do přehledu Export - soubory pro banku a zároveň bude nabídnuto jeho vygenerování a uložení na disk.

4.24. Okno dlužníků

Okno dlužníků dovoluje zjistit, kteří strávníci jsou ke konci zvoleného měsíce dlužníky. Uživatel může nastavit povolený nedoplatek, do kterého lze dluh strávníků ještě tolerovat, a zda zohlednit zálohy strávníků.

Takto zjištění strávníci se dají vytisknout, vyfiltrovat do okna evidence strávníků jako uživatelův filtr nebo jim odhlásit jídlo k určitému datu. Jídlo lze odhlásit jen na neuzavřený den.

Okno se otevírá z okna evidence strávníků (viz 4.17 – „Okno evidence strávníků“) např. pomocí položky kontextového menu Práce se zobrazenými strávníkyOdhlášení dlužníkům.

Okno dlužníků

1

Kladná částka tady znamená maximální výši tolerovaného dluhu pro strávníky (včetně).

2

Vytvoří nad dlužníky uživatelův filtr (viz 4.17 – „Okno evidence strávníků“)

3

Odhlásí dlužníkům jídlo pro zadaný den

4

Panel akcí

Obrázek 4.16. Okno dlužníků


4.25. Okno pokrytí plateb

Okno pokrytí plateb umožňuje pokrýt přeplatky a/nebo nedoplatky strávníků ke konci aktuálního či budoucího měsíce. Datum uskutečnění platby musí být uvnitř příslušného měsíce. Okno se otevírá z okna evidence strávníků (viz 4.17 – „Okno evidence strávníků“) pomocí položky kontextového menu Práce se zobrazenými strávníkyPokrytí plateb. Využívá se např. v provozech, kde za strávníky platí stát - např. dětský domov atp.

Obrázek 4.17. Okno pokrytí plateb


Kapitola 5. Modul Pokladna

Pokladna umožňuje evidovat hotovostní finanční operace. Skrz pokladnu lze hradit například stravné, příjemky a faktury, platby za identifikační média pro AJS i další drobné příjmy/výdaje. Přes pokladnu lze učinit i vrácení přeplatků stravy atp.

5.1. Nastavení pokladny (počáteční stavy)

Nastavení počátečních stavů se provádí v okně Nastavení systému a zahrnuje nastavení počátečního zůstatku k danému datu a nastavení prvního čísla příjmového a výdajového dokladu.

5.2. Vystavení dokladu

Pokladní doklad se vystavuje přímo z agendy kde platbu provádíme, nebo z okna pokladny. Otevřete okno pokladny a vyvolejte akci vytvoření nového záznamu ( CTRL+N). Systém se dotáže, jestli chcete vytvořit příjmový nebo výdajový doklad. Po výběru typu dokladu systém zobrazí okno nového pokladního dokladu .

V okně pokladního dokladu přidejte položky (platba stravného, faktury, příjemky, viz Okno pokladního dokladu). Na dokladu musíte vyplnit, pro koho je vystaven viz Výběr subjektu na účetní doklad.

Po vyplnění všech údajů doklad uložte vyvoláním akce Uložit ( F2).

[Tip]Tip

Doklady za stravu lze také vystavit z okna strávníka. V případě vystavení dokladu z okna strávníka systém automaticky vyvolá okno Placeno, vrátit a předvyplní všechny údaje dokladu.

5.3. Výběr subjektu na účetní doklad

Subjekt pro který je doklad vystaven lze zadat ručně, vybrat z adresáře nebo převzít z vybrané položky dokladu použitím akce s názvem Přenést subjekt. Pro položku platby stravy se přenese strávník, pro příjemku nebo fakturu je subjekt převzat z daného dokladu.

[Tip]Tip

Pokud není subjekt zadán a přidáváte řádku (řádky), je subjekt automaticky převzat a první přidané.

[Tip]Tip

Pokud není subjektem firma vybraná z adresáře (nebo převzatá z položky) a zároveň firma se stejným IČO již v adresáři firem exituje, potom se při uložení systém dotáže, jestli:

  • Převzít údaje z adresáře

  • Aktualizovat údaje v adresáři (těmi které jsou uvedeny na dokladu)

  • Ponechat zapsané

5.4. Tisky

Pokladna umožňuje jak tisk pokladních dokladů, tak přehledu dokladů. Pro tisk více pokladních dokladů současně vyberte z tabulky záznamů doklady k tisku a vyvolejte akci tisku ( F4), systém se dotáže, jestli chcete tisknout přehled nebo celé doklady. Tisk konkrétního dokladu je možné také přímo z 5.6 – „Okno pokladního dokladu“.

5.5. Okno pokladna

V okně pokladna je zobrazen přehled všech příjmových i výdajových pokladních dokladů. Je zde možné doklady vytvářet, mazat, opravovat a tisknout. Z okna pokladny je přístupná i funkce spočtení zůstatku.

[Výstraha]Výstraha

Opravovat nebo mazat lze pouze doklady, které nejsou z uzavřeného měsíce.


5.6. Okno pokladního dokladu

Okno pokladního dokladu slouží jak k vytvoření nového pokladního dokladu, tak k opravě stávajícího. Podle typu dokladu se odlišují některé texty (Příjmový, Výdajový), ale zejména panel akcí. Náhled okna je pro příjmový pokladní doklad. Náhled samostatného panelu výdajového pokladního dokladu je vyobrazen dále.

[Tip]Tip

Při vystavování nového pokladního dokladu lze přes tlačítko na panelu akcí změnit typ dokladu z výdajového na příjmový a obráceně. To vám může usnadnit práci například při vystavování dokladu ze strávníka.

Okno pokladního dokladu

1

Údaj subjektu, pro který je doklad vystaven. Lze vybrat z adresáře firem F5, zadat ručně nebo přenést z řádku dokladu ALT+ENTER.

2

Celková částka (součet částek položek včetně DPH).

3

Údaje o DPH (pro neplátce je zašeděno).

4

Datum vystavení dokladu.

5

Položky dokladu.

6

Panel akcí

7

Přenese subjekt, pro který je doklad vystaven z vybrané položky dokladu. Týká se platby stravného (přenese se strávník), platby příjemky (přenese se dodavatel z příjemky) a faktury (přenese se odběratel/dodavatel).

8

Přidá platbu faktury vydané na doklad (zobrazí okno vydaných faktur, ze kterého fakturu vyberete).

9

Přidá platbu stravného na doklad.

10

Vybere subjekt, pro který je doklad vystaven z adresáře.

11

Přidá textovou položku.

12

Smaže vybranou položku dokladu.

Obrázek 5.2. Okno pokladního dokladu


Panel akcí pro výdajový pokladní doklad

1

Přidá platbu příjemky (zobrazí přehled příjemek, ze kterého příjemku vyberete).

2

Přidá platbu faktury přijaté na doklad (zobrazí okno přijatých faktur, ze kterého fakturu vyberete).

3

Vrácení stravného.

Obrázek 5.3. Panel akcí pro výdajový pokladní doklad


5.7. Akce přidání stravy na účetní doklad

Akci lze vyvolat na pokladním dokladu nebo vydané faktuře. Po vyvolání se systém dotáže, zda-li přidat položku pro platbu minulého (vezme se budoucí přeplatek minulého měsíce) měsíce, aktuálního (vezme se budoucí přeplatek aktuálního měsíce) měsíce, budoucího (vezme se budoucí přeplatek budoucího měsíce) měsíce nebo zálohy (požadovaná záloha).

Po potvrzení volby se zobrazí výběrové okno strávníků, kde vyberete strávníky. Na doklad pak bude pro každého vybraného strávníka přidána položka s částkou odpovídající zvolenému typu platby.

Kapitola 6. Modul Fakturace

Modul fakturace umožňuje správu přijatých a vydaných faktur.

6.1. Nastavení

Do nastavení fakturace spadá nastavení prvního čísla přijaté a vydané faktury. Nastavení se provádí v okně 2.1.3 – „Nastavení systému“.

6.2. Vystavení faktury

Otevřete okno přijatých (vydaných) faktur a vyvolejte akci nového záznamu ( CTRL+N). Zobrazí se okno s novou fakturou přijatou ( vydanou).

6.3. Tisky

Systém umožňuje tisk faktur. Pro tisk více faktur současně vyberte z tabulky záznamů (okno 6.5 – „Přehled vydaných faktur“ nebo 6.4 – „Přehled přijatých faktur“) faktury k tisku a vyvolejte akci tisku (klávesa F4). Systém se dotáže, jestli tisknout přehled nebo celé doklady. Tisk konkrétní faktury je možný také přímo z 6.6 – „Okno faktury přijaté“.

6.4. Přehled přijatých faktur

V okně přijatých faktur je zobrazen přehled přijatých faktur.

Přehled přijatých faktur

1

Číslo bankovního příkazu (Čísla bankovních příkazů)

2

Filtr podle data vystavení

3

Panel filtrace

4

Panel akcí

5

Indikace uhrazenosti faktury

6

Tabulka záznamů

7

Filtr podle data splatnosti

8

Tlačítko na import dokladu ISDOC (viz 7.1.7 – „Import nové přijaté faktury z dokladu ISDOC“)

9

Tlačítko na export dokladu ISDOC (viz 7.2.3 – „Export přijaté faktury do dokladu ISDOC“)

Obrázek 6.1. Přehled přijatých faktur


6.5. Přehled vydaných faktur

V okně přijatých faktur je zobrazen přehled přijatých faktur.

Přehled vydaných faktur

1

Panel filtrace

2

Filtr podle data vystavení

3

Panel akcí

4

Tabulka záznamů

5

Filtr podle data splatnosti

6

Tlačítko na export dokladu ISDOC (viz 7.2.1 – „Export vydané faktury do dokladu ISDOC“)

Obrázek 6.2. Přehled vydaných faktur


6.6. Okno faktury přijaté

Okno přijaté faktury slouží jak k vytvoření nové faktury, tak k opravě stávající.

Faktura přijatá

1

Položky faktury

2

Panel akcí

3

Výběr dodavatele z adresáře.

4

Přenese dodavatele z položky.

5

Přidá příjemku jako položku na fakturu.

6

Vytvoří příkaz úhrady do Homebankingu.

7

Zobrazí platby asociované s fakturou.

8

Smaže vybranou položku.

9

Nová textová položka.

10

Číslo vygenerovaného příkazu do Homebankingu.

11

Částky faktury (pro neplátce jsou údaje o DPH zašeděny). Příkaz pro banku je platný pouze pro fakturu přijatou. Uhrazená částka je zobrazena černě, je-li faktura nedoplacena, zeleně, je-li faktura uhrazena přesně a červeně, je-li přeplacena.

Obrázek 6.3. Faktura přijatá


Při zadání bankovního spojení je kontrolována formální platnost čísla účtu (tzv. modulo 11). Data vystavení, splatnosti a zdanitelného plnění jsou automaticky předvyplněna, ale uživatel je může změnit. Pokud je vyplněné datum neplatné nebo prázdné, při uložení je automaticky vyplněna původní hodnota.

6.7. Okno faktury vydané

Okno vydané faktury slouží jak k vytvoření nové faktury, tak k opravě stávající.

Faktura vydaná

1

Externí číslo je platné pouze pro přijatou fakturu

2

Panel akcí

3

Položky faktury

4

Zobrazí platby asociované s touto fakturou

5

Přenese odběratele z řádku faktury

6

Přidá položku stravné na fakturu

7

Výběr odběratele z adresáře firem

8

Nová textová položka

9

Odstraní vybranou položku

10

Částky faktury (pro neplátce jsou údaje o DPH zašeděny). Příkaz pro banku je platný pouze pro fakturu přijatou. Uhrazená částka je zobrazena černě, je-li faktura nedoplacena, zeleně, je-li faktura uhrazena přesně a červeně, je-li přeplacena.

Obrázek 6.4. Faktura vydaná


Při zadání bankovního spojení je kontrolována formální platnost čísla účtu (tzv. modulo 11). Data vystavení, splatnosti a zdanitelného plnění jsou automaticky předvyplněna, ale uživatel je může změnit. Pokud je vyplněné datum neplatné nebo prázdné, při uložení je automaticky vyplněna původní hodnota.

Kapitola 7. Podpora pro ISDOC

Program Jídelna podporuje elektronické doklady ve formátu ISDOC. ISDOC je formát elektronické fakturace, který umožňuje bezpapírovou výměnu faktur a dalších dokladů, jejich rychlé zpracování a přenositelnost mezi podniky, veřejnou správou i soukromými osobami. Bližší informace je možné nalézt na http://www.isdoc.org/.

Importovat doklady ISDOC (načíst je do systému) je možné provést v oknech:

Exportovat doklady ISDOC (uložit je do elektronického souboru) lze v oknech:

Pro import a export dokladu ISDOC ve vybraných oknech slouží tlačítka Imp. ISDOC a Exp. ISDOC na Panelu akcí.

Tlačítka na import a export dokladu ISDOC na Panelu akcí

1

Tlačítko na import dokladu ISDOC na Panelu akcí

2

Tlačítko na export dokladu ISDOC na Panelu akcí

Obrázek 7.1. Tlačítka na import a export dokladu ISDOC na Panelu akcí


[Varování]Varování

Doklady ISDOC jsou plnohodnotná náhrada papírových faktur a jako takové mohou nést množství dodatečných informací, které neumí program Jídelna zpracovat ani zobrazit. Proto důrazně doporučujeme při každém importu doklad ISDOC zároveň otevřít a zkontrolovat v externím programu.

[Tip]Tip

Vhodný nástroj pro zobrazování obsahu dokladů ISDOC je ISDOC Reader, který je možné bezplatně stáhnout z - http://www.isdoc.org/isdocreader/download/cz

7.1. Import dokladu ISDOC

Importovat (načíst) doklad ISDOC lze ve vybraných oknech pomocí tlačítka Imp. ISDOC na Panelu akcí (viz 7 – „Podpora pro ISDOC). Po stisknutí tlačítka Imp. ISDOC je možné vybrat soubor s dokladem ISDOC. Importovaný doklad ISDOC musí splňovat omezení popsané v 7.1.1 – „Podporované typy a verze dokladu ISDOC“. Po výběru souboru se objeví okno Importního dialogu, které uživatele provede jednotlivými kroky importu (viz 7.1.2 – „Průběh importu dokladu ISDOC“). Výsledkem importu je uložení informací z dokladu ISDOC do systému.

[Varování]Varování

Doklady ISDOC jsou plnohodnotná náhrada papírových faktur a jako takové mohou nést množství dodatečných informací, které neumí program Jídelna zpracovat ani zobrazit. Proto důrazně doporučujeme při každém importu doklad ISDOC zároveň otevřít a zkontrolovat v externím programu.

[Tip]Tip

Vhodný nástroj pro zobrazování dokladů ISDOC je ISDOC Reader, který je možné bezplatně stáhnout z této adresy: http://www.isdoc.org/isdocreader/download/cz

7.1.1. Podporované typy a verze dokladu ISDOC

[Výstraha]Výstraha

Importovaný elektronický soubor musí být validním dokladem ISDOC.

[Výstraha]Výstraha

Importovat lze pouze doklady typu Běžná faktura nebo Zjednodušený daňový doklad.

[Výstraha]Výstraha

Program Jídelna podporuje pouze následující verze dokladu ISDOC: 5.3.1, 5.3, 5.2.3, 5.2.2, 5.2.1 a 5.2.

7.1.2. Průběh importu dokladu ISDOC

Cílem importu dokladu ISDOC je do programu zavést nové informace uvedené v elektronickém souboru, aniž by je uživatel musel vyplňovat ručně. Touto informací nemusí být pouze nová faktura nebo pokladní doklad, ale i záznam o nové firmě nebo skladové kartě.

Průběh importu dokladu ISDOC se může lišit v závislosti na okně, ze kterého probíhá. Obecně probíhá import v těchto krocích:

  1. Interní načtení elektronického souboru do programu - v tomto kroku je doklad ISDOC načten do programu pro další zpracování. V tomto kroku se také kontroluje validita, typ a verze dokladu ISDOC (viz 7.1.1 – „Podporované typy a verze dokladu ISDOC“). Případné selhání některé z těchto kontrol je oznámeno uživateli a nelze v importu dále pokračovat.

  2. Programové kontroly dokladu ISDOC - v tomto kroku dochází k programovým kontrolám správnosti dokladu ISDOC (viz 7.1.3 – „Programové kontroly při importu dokladu ISDOC“). V případě neúspěchu je uživateli zobrazena informace o nepovedené kontrole, ale v importu je možné dále pokračovat (jedná se o tzv. měkké kontroly).

  3. Specifické kroky závislé na okně, ze kterého je prováděn import - tyto kroky jsou závislé na druhu importu a podrobně jsou popsány v sekcích: 7.1.4 – „Import nové příjemky z dokladu ISDOC“, 7.1.7 – „Import nové přijaté faktury z dokladu ISDOC“ a 7.1.8 – „Import nového výdajového pokladního dokladu z dokladu ISDOC“.

  4. Dokončení importu - posledním krokem importu je obvykle zobrazení okna příslušného dokladu s předvyplněnými údaji z dokladu ISDOC. Údaje v okně mohou být editovány a uloženy.

7.1.3. Programové kontroly při importu dokladu ISDOC

Programové kontroly slouží pro upozornění uživatele na zvláštnosti (možné chyby) při importu dokladu ISDOC.

[Výstraha]Výstraha

Při selhání některé programové kontroly dokladu ISDOC je potřeba důkladně zvážit, zda je vhodné pokračovat v importu.

Systém provádí následující programové kontroly:

  1. Kontrola IČO - kontroluje, že IČO odběratele uvedené na dokladu ISDOC odpovídá IČO nastaveném v systému.

  2. Kontrola DIČ - kontroluje, že DIČ odběratele uvedený na dokladu ISDOC odpovídá DIČ nastavenému v systému. Pro spuštění kontroly musí být DIČ uveden jak v programu Jídelna tak v dokladu ISDOC.

  3. Kontrola sazby DPH - zkontroluje, že sazba DPH uvedena na řádkách dokladu ISDOC je podporována v systému.

  4. Kontrola částek - kontroluje, že částky: Celková cena bez DPH, Jednotková cena s DPH a Jednotková cena bez DPH vypočítané programem Jídelna z částky Celková cena s DPH, která je uvedena v dokladu ISDOC, odpovídá stejným částkám uvedeným v dokladu ISDOC. Maximální míra tolerance rozdílu je méně než jeden halíř.

    [Varování]Varování

    V programu Jídelna se bere z dokladu ISDOC pouze částka Celková cena s DPH. Všechny ostatní částky jsou dopočítaný z ní. Tzn., že např. Celková cena bez DPH se může na dokladu ISDOC a údajích vzniklých z daného dokladu lišit.

7.1.4. Import nové příjemky z dokladu ISDOC

Cílem importu nové příjemky z dokladu ISDOC je nejen vytvoření nové příjemky, ale také doplnění údajů o firmě dodavatele a založení nových skladových karet.

Import příjemky z dokladu ISDOC se vyvolá v okně Přehled příjemek poklepáním na tlačítko Imp. ISDOC v Panelu akcí. Po výběru elektronického souboru probíhá import v krocích tak, jak je popsán v 7.1.2 – „Průběh importu dokladu ISDOC“. Pro dokončení importu stiskněte tlačítko Dokončit.

V průběhu importu nové příjemky jsou provedeny následující specifické kroky:

  1. Vytvoření neexistující firmy - v případě, že se v systému nepodaří dohledat firmu dodavatele podle IČO, tak bude nabídnuta možnost na vytvoření této firmy jako nové. Po stisknutí tlačítka Pokračovat bude zobrazeno okno nová firma s předvyplněnými údaji z dokladu ISDOC. Pro pokračování importu je nutné firmu s daným IČO uložit (údaje až na IČO je možné měnit). V případě přerušení importu v dalších krocích se uložená firma již nesmaže.

  2. Dohledání skladových karet a založení nových skladových karet pro jednotlivé řádky dokladu ISDOC - v dalších krocích se systém pokusí pro každý řádek dokladu ISDOC nalézt odpovídající skladovou kartu. Dohledávání skladové karty je popsáno v 7.1.6 – „Postup při dohledávaní skladové karty pro řádek dokladu ISDOC“. V případě, že se podaří dohledat právě jednu vhodnou skladovou kartu, tak se zboží z daného řádku dokladu ISDOC automaticky přiřadí právě do této skladové karty. V opačném případě je uživateli nabídnuta možnost výběru z existujících skladových karet nebo založení nové skladové karty. V případě založení nové skladové karty se objeví okno se skladovou kartou s předvyplněnými údaji z dokladu ISDOC. Skladovou kartu je možné editovat a uložit. V případě, že skladová karta nebude uložena, bude nutné doplnit skladovou kartu po dokončení importu k položce ručně. Někdy uživatel může být ještě před vytvořením nové skladové karty dotázán na vytvoření nové jednotky (pokud na řádce dokladu ISDOC je uvedena jednotka, která zatím není v systému evidována).

  3. Dokončení importu - posledním krokem je dokončení importu nové příjemky. Import je dokončen stisknutím tlačítka Dokončit v okně Importního dialogu. Po dokončení importu se zobrazí okno nové předvyplněné příjemky. Novou příjemku je možné ručně editovat a uložit.

7.1.5. Kódy EAN a dodavatelů na skladové kartě

Na skladové kartě se evidují kódy EAN (unikátní označení zboží na celém světě) a kódy dodavatelů (interní označení zboží), které pomáhají při dohledávání skladových karet při importu dokladu ISDOC. Tyto kódy mohou být uvedeny v dokladu ISDOC u jednotlivých řádků a díky nim je možné automaticky dohledat skladovou kartu, pokud je stejný kód uložen i na skladové kartě.

Kódy se přiřazují ke skladové kartě buď automaticky, když se zboží uvedené v dokladu ISDOC přiřadí dané skladové kartě, nebo ručně. Kódy EAN a dodavatelů je také možné ručně mazat (viz 3.21 – „Okno skladové karty“).

7.1.6. Postup při dohledávaní skladové karty pro řádek dokladu ISDOC

Při importu příjemky z dokladu ISDOC (viz 7.1.4 – „Import nové příjemky z dokladu ISDOC“) se systém pokusí dohledat pro každý řádek (fakticky jedna položka zboží) vhodnou skladovou kartu. Vhodné skladové karty jsou postupně dohledávány popořadě podle následujících kritérií (dohledávání pro daný řádek končí, jakmile je nalezena alespoň jedna vhodná skladová karta):

  1. Kód EAN - skladová karta se dohledá, pokud obsahuje kód EAN, který je uvedený na řádku dokladu ISDOC

  2. Kód zboží od dodavatele - skladová karta se dohledá, pokud obsahuje kód zboží od dodavatele, který je uvedený na řádku dokladu ISDOC

  3. Kód zboží (bez ohledu na dodavatele, který ho používá) - podobně jako výše - až na to, že se do úvahy berou kódy od všech dodavatelů uvedené na skladové kartě.

  4. Název skladové karty - skladová karta se dohledá, pokud se její název shoduje s popisem řádku na dokladu ISDOC.

7.1.7. Import nové přijaté faktury z dokladu ISDOC

Cílem importu nové přijaté faktury z dokladu ISDOC je nejen vytvoření nové faktury, ale také doplnění údajů o firmě dodavatele.

Import přijaté faktury z dokladu ISDOC se vyvolá v okně Přijatých faktur poklepáním na tlačítko Imp. ISDOC v Panelu akcí. Po vybrání elektronického souboru probíhá import v krocích tak, jak je popsán v 7.1.2 – „Průběh importu dokladu ISDOC“. Pro dokončení importu stiskněte tlačítko Dokončit.

V průběhu importu nové přijaté faktury jsou provedeny následující specifické kroky:

  1. Vytvoření neexistující firmy - v případě, že se v systému nepodaří dohledat firmu dodavatele podle IČO, tak bude nabídnuta možnost na vytvoření této firmy jako nové.

  2. Nahrazení řádků faktury příjemkou - v případě, že do systému byl již doklad ISDOC importován jako příjemka, je nabídnuta možnost nahradit řádky nové faktury odkazem na danou příjemku. Původní řádky z dokladu ISDOC nebudou do faktury doplněny.

  3. Dokončení importu - posledním krokem je dokončení importu přijaté faktury. Import je dokončen stisknutím tlačítka Dokončit v okně Importního dialogu. Po dokončení importu se zobrazí okno s novou předvyplněnou fakturou. Novou fakturu je možné ručně editovat a uložit.

7.1.8. Import nového výdajového pokladního dokladu z dokladu ISDOC

Cílem importu nového výdajového pokladního dokladu z dokladu ISDOC je nejen vytvoření nového pokladního dokladu, ale také doplnění údajů o firmě dodavatele.

Import výdajového pokladního dokladu z dokladu ISDOC se vyvolá v okně Pokladna poklepání na tlačítko Imp. ISDOC v Panelu akcí. Po vybrání elektronického souboru probíhá import v krocích tak, jak je popsán v 7.1.2 – „Průběh importu dokladu ISDOC“. Pro dokončení importu stiskněte tlačítko Dokončit.

V průběhu importu nového výdajového pokladního dokladu jsou provedeny následující specifické kroky:

  1. Vytvoření neexistující firmy - v případě, že se v systému nepodaří dohledat firmu dodavatele podle IČO, tak bude nabídnuta možnost na vytvoření této firmy jako nové.

  2. Nahrazení řádek pokladního dokladu příjemkou - v případě, že do systému byl již doklad ISDOC importován jako příjemka, je nabídnuta možnost nahradit řádky nového výdajového pokladního dokladu odkazem na danou příjemku. Původní řádky z dokladu ISDOC nebudou do pokladního dokladu vloženy.

  3. Dokončení importu - posledním krokem je dokončení importu výdajového pokladního dokladu. Import je dokončen stisknutím tlačítka Dokončit v okně Importního dialogu. Po dokončení importu se zobrazí okno s novým předvyplněným pokladním dokladem. Nový pokladní doklad je možné ručně editovat a uložit.

7.2. Export dokladu ISDOC

Exportovat (uložit) doklad do souboru formátu ISDOC lze ve vybraných oknech pomocí tlačítka Exp. ISDOC na Panelu akcí (viz 7 – „Podpora pro ISDOC). Po stisknutí tlačítka se zobrazí dialog pro výběr adresáře, do kterého by měl být elektronický soubor s dokladem ISDOC uložen. Po výběru adresáře se objeví okno Exportního dialogu, které uživatele provede jednotlivými kroky exportu. Výsledkem exportu je uložení informací ve formátu dokladu ISDOC do elektronického souboru.

[Tip]Tip

Elektronický soubor s dokladem ISDOC je možné použít např. jako vstup do účetního software.

Systém Jídelna exportuje doklady ISDOC ve verzi 5.3.1.

V současné verzi programu Jídelna je jediným krokem před uložením dokladu ISDOC kontrola vyplnění povinných položek. V případě, že není vyplněna některá z povinných položek, tak je uživatel na tuto skutečnost upozorněn a export je přerušen.

[Tip]Tip

Povinné položky jsou vyžadovány formátem dokladu ISDOC a po jejich doplnění je možné export opakovat.

[Tip]Tip

Obsah exportovaného dokladu ISDOC je možné zobrazit např. pomocí programu ISDOC Reader, který je možné bezplatně stáhnout z - http://www.isdoc.org/isdocreader/download/cz

7.2.1. Export vydané faktury do dokladu ISDOC

Cílem exportu vydané faktury do dokladu ISDOC je vytvoření elektronického souboru s údaji z dané faktury.

Pro export vydané faktury do dokladu ISDOC označte fakturu v okně Vydaných faktur a stiskněte tlačítko Exp. ISDOC v Panelu akcí. Po výběru adresáře, do kterého by se měl elektronický soubor uložit, proběhnou kontroly povinných položek faktury a soubor je uložen (pokud neselžou kontroly).

Na vydané faktuře musí být povinně vyplněny následující položky: Číslo, IČO odběratele a alespoň jedna řádka faktury.

7.2.2. Export příjmového pokladního dokladu do dokladu ISDOC

Cílem exportu příjmového pokladního dokladu do dokladu ISDOC je vytvoření elektronického souboru s údaji z daného pokladního dokladu.

Pro export pokladního dokladu do dokladu ISDOC je potřeba v okně Pokladna označit pokladní doklad a stisknout tlačítko Exp. ISDOC v Panelu akcí. Po výběru adresáře, do kterého by se měl elektronický soubor uložit, proběhnou kontroly povinných položek pokladního dokladu a soubor je uložen (pokud neselžou kontroly).

Na příjmovém podkladním dokladu musí být pro úspěšný export povinně vyplněna alespoň jedna řádka.

7.2.3. Export přijaté faktury do dokladu ISDOC

Cílem exportu přijaté faktury do dokladu ISDOC je vytvoření elektronického souboru s údaji z dané faktury.

Pro export přijaté faktury do dokladu ISDOC je potřeba v okně Přijatých faktur danou fakturu označit a stisknout tlačítko Exp. ISDOC v Panelu akcí. Po výběru adresáře, do kterého by se měl elektronický soubor uložit, proběhnou kontroly povinných položek faktury a soubor je uložen (pokud neselžou kontroly).

Na přijaté faktuře musí být povinně vyplněny následující položky: Externí číslo, IČO dodavatele a alespoň jedna řádka faktury.

[Tip]Tip

Exportovat přijatou fakturu je výhodné např. v situaci, kdy Váš účetní software podporuje doklady ISDOC. Potom není nutné fakturu znovu ručně do účetního softwaru přepisovat, ale stačí ji přenést elektronicky.

[Varování]Varování

Doklad ISDOC vytvořený exportem přijaté faktury, která vznikla importem dokladu ISDOC (viz 7.1 – „Import dokladu ISDOC“), nemusí odpovídat původnímu importovanému dokladu, protože program Jídelna neuchovává všechny informace, které se mohou nalézat v dokladu ISDOC.

7.3. Dialogové okno pro import/export dokladu ISDOC

Okno slouží jako průvodce importem nebo exportem dokladu ISDOC (v závislosti na prováděné akci).

Dialogové okno pro import/export dokladu ISDOC

1

Informace o importovaném nebo exportovaném dokladu ISDOC

2

Plocha pro zobrazení otázky nebo oznámení

3

Plocha pro výběr odpovědi na otázku (v různých situacích se může lišit)

4

Tlačítko pro zrušení importu nebo exportu (někdy na něj nemusí být povoleno kliknout)

5

Tlačítko pro pokračování (případně dokončení) importu nebo exportu

Obrázek 7.2. Dialogové okno pro import/export dokladu ISDOC


Kapitola 8. Modul Homebanking

Modul Homebanking umožňuje uživatelům programu Jídelna elektronickou komunikaci s různými bankami. Pomocí tohoto prostředí je možné načíst (Importovat) elektronické soubory od banky a naopak elektronický soubor (například pro hromadné vrácení přeplatků nebo s inkasním příkazem) z Jídelny bance vygenerovat (Exportovat).

Systém podporuje dva formáty Homebankingu -- ABO (vnitřní i ediční formát) a Komerční banka (BestKB).

8.1. Nastavení

Nejprve musíte nastavit typ homebankingu. Toto nastavení provedete v okně Nastavení programu. Podle typu zvoleného homebankingu otevřete 8.11 – „Okno nastavení homebankingu typu Komerční banky“ nebo 8.10 – „Okno nastavení Homebankingu typu ABO“.

8.2. Import výpisu

Otevřete okno přehledu importovaných výpisů a vyvolejte akci nového záznamu (CTRL+N). Systém zobrazí okno procházení, pomocí něhož vyberte soubor výpisu a potvrďte. Nově importovaný výpis byl přidán jako poslední záznam tabulky. Platby zatím nejsou připsány. Pro připsání plateb otevřete výpis, vyvolejte kontextové menu (F10) a zvolte volbu připsat rozpoznané. Systém se pokusí automaticky připsat rozpoznané platby ke strávníkům a fakturám.

Pokud nejsou některé platby rozpoznány, máte možnost je připsat ručně. Vyberte nepřipsanou položku a vyvolejte kontextové menu, podmenu Ruční přípis, ve kterém vyberte, o jakou platbu se jedná.

8.3. Generování příkazu ze strávníků

Generování inkasního příkazu probíhá v rámci práce s vybranými strávníky. Otevřete Okno evidence strávníků, odfiltrujte strávníky, od kterých chcete inkasovat platby a vyberte položku menu Práce se zobrazenými strávníkyStrhnutí inkasa přes HB. Systém zobrazí okno 8.12 – „Okno vytvoření inkasního příkazu HB“.

8.4. Generování příkazu z faktur

Generování příkazu z faktur je spojeno s tiskem příkazu. Otevřete okno přijatých faktur a v menu vyberte položku TiskPříkaz pro banku. Systém zobrazí výběrové okno faktur, ve kterém vyberte faktury, pro které se má příkaz vygenerovat.

Po vybrání stiskněte klávesu F4. Zobrazí se náhled tisku. Příkaz můžete vytisknout nebo okno zavřete. Po zavření okna se systém dotáže, zda-li chcete generovat příkaz do homebankingu.

8.5. Tisky

8.5.1. Importované výpisy

Viz okno 8.6 – „Přehled importovaných výpisů“.

8.6. Přehled importovaných výpisů

Zobrazuje přehled importovaných výpisů z banky. U každého výpisu je uvedeno číslo, datum vytvoření, počet připsaných a nepřipsaných položek, součet debetních a součet kreditních obratů a nový zůstatek.

Pro import nového výpisu vyvolejte akci nového záznamu (CTRL+N) a vyberte příslušný výpis. Zobrazený přehled výpisů je rovněž možno vytisknout (F4).

Přehled importovaných výpisů

1

Panel akcí

2

Tabulka záznamů

3

Panel filtrace

4

Počet nezapsaných položek výpisu

5

Počet započtených položek výpisu

Obrázek 8.1. Přehled importovaných výpisů


8.7. Obsah importovaného výpisu

Zobrazuje položky importovaného výpisu od banky. U každé položky je rovněž zobrazena informace o zapsání. Zapsat položku je možné jednak ke strávníkovi, k faktuře nebo jako jiné. Jak je daná položka zapsaná je určeno zápočtovým kódem. Možné kódy jsou následující:

F(A)

Platba je připsána k faktuře ručně. A značí, že byla platba přiřazena automaticky.

SZ(A)

Platba je připsána ke strávníkovi jako záloha A značí, že byla platba přiřazena automaticky.

S(A)MM

Platba je připsána ke strávníkovi jako platba stravného. MM určuje měsíc, do kterého byla platba započtena. A značí, že byla platba přiřazena automaticky.

JI

Jiné platby (poplatky atp.)

Zobrazené položky je rovněž možno vytisknout (F4).

Obsah importovaného výpisu

1

Panel akcí

2

Tabulka záznamů

3

D - položka debet, K - položka kredit

4

Zápočtový kód

5

Panel filtrace

Obrázek 8.2. Obsah importovaného výpisu


8.8. Generované příkazy

Okno zobrazuje příkazy pro banku generované programem Jídelna. U každého záznamu je uveden typ exportu:

DODAVATEL

Zachováno z importu dat z DOS Jídelny 6, v této verzi se nepoužívá

FAKTURY

Příkazy k úhradě přijatých faktur, viz 8.4 – „Generování příkazu z faktur“.

STRAVA - INKASO

Výběr plateb za stravu, viz 8.12 – „Okno vytvoření inkasního příkazu HB“.

ZÁLOHA - INKASO

Výběr záloh na stravu, viz 8.12 – „Okno vytvoření inkasního příkazu HB“.

VRÁCENÍ STRAVNÉHO

Vrácení stravného.

Dále je uvedeno číslo, datum vytvoření, suma položek a informace, jestli a kolikrát byl soubor exportován do souboru. Zobrazený přehled je možno vytisknout (F4).

Obrázek 8.3. Generované příkazy


8.9. Obsah generovaného příkazu

Zobrazuje obsah exportu. U každého záznamu jsou uvedeny detaily platby (protiúčet, vs, ss, ks, zpráva pro příjemce, poznámka splatnost a částka). Zároveň je u každého záznamu zobrazeno jméno strávníka nebo firmy (dle typu exportu). Zobrazené položky je možno vytisknout (F4).

Obrázek 8.4. Obsah generovaného příkazu


8.10. Okno nastavení Homebankingu typu ABO

Slouží k nastavení Homebankingu typu ABO. Údaje Vám sdělí banka.

Obrázek 8.5. Okno nastavení homebankingu typu ABO


8.11. Okno nastavení homebankingu typu Komerční banky

Slouží k nastavení Homebankingu typu KB. Údaje Vám sdělí banka.

Obrázek 8.6. Okno nastavení homebankingu Komerční banky


Nastavení "Počáteční číslo věty" umožní změnit první číslo věty, která je odesílána do bankovního systému. To je užitečné pokud používáte ještě další software, který také komunikuje s HomeBankingem, protože tak zabráníte kolizím v číslech vět, které vedou k odmítnutí jednoho z exportních souborů bankou.

8.12. Okno vytvoření inkasního příkazu HB

Okno slouží pro vygenerování inkasního příkazu do homebankingu. V okně lze vybrat, jestli inkasovat zálohy nebo konzumaci. Výběr je z následujících možností:

  • Možnost Skutečná konzumace zinkasuje částku odpovídající přeplatku budoucímu vybraného měsíce (minulý, aktuální, budoucí).

  • Možnost Skutečná konzumace - zálohy všichni" provede totéž, co předchozí, nejdříve však převede zálohy do plateb, dojde tak k zohlednění záloh.

  • Možnost Skutečná konzumace" - zálohy vybraní strávníci převede zálohy do plateb pouze u vybraných strávníků.

  • Možnost Záloha - všichni vytvoří příkaz pro inkaso rozdílu stavu zálohy a požadované zálohy u jednotlivých stránvíků (viz ???).

  • Možnost Záloha - vybraní zinkasuje zálohy pro vybrané strávníky.

Dále vyplňte datum inkasa a konstantní symbol. Zpráva pro příjemce je předvyplněna dle zadaných údajů.

Obrázek 8.7. Okno vytvorení inkasního příkazu HB


Kapitola 9. Modul Česká spořitelna

Umožňuje posílat České spořitelně soubory s příkazy (tzv. diskety ČS) a naopak přijímat soubory neprovedených inkasních plateb (NIP). Pro tuto službu je třeba mít u ČS založen sběrný účet.

9.1. Nastavení

Nastavení České spořitelny se provádí v okně 9.9 – „Okno nastavení České spořitelny“, kde také naleznete význam jednotlivých voleb nastavení.

9.2. Test souboru

Zkontroluje formát vygenerovaného souboru (jestli není poškozen apod.) Pro test souboru musíte mít program pro testování (dodá ČS). Nastavte cestu k souboru v nastavení ČS (viz 9.9 – „Okno nastavení České spořitelny“). Program je pak přístupný z menu Finanční operaceČeská spořitelnaKontrola souboru.

9.3. Zpracování NIPů

NIP je soubor s neprovedenými inkasními platbami dodaný ČS. Otevřete 9.7 – „Okno přehledu NIP“ a vyvolejte akci nového záznamu (CTRL+N). Systém zobrazí dialog výběru souboru. Vyberte soubor s NIPy a potvrďte. Systém soubor NIP importuje a pokusí se platby sám zapsat. Pokud systém nedokáže platby sám rozeznat, zapište je ručně. Pokud máte více souborů, opakujte pro každý zvlášť.

9.4. Tisk

9.4.1. Tisk průvodky k souboru

Otevřete okno 9.5 – „Okno generovaných disket“ a vyberte soubor, ke kterému chcete vytisknout průvodku. Vyvolejte kontextové menu (F10) a vyberte volbu Tisk průvodky.

9.4.2. Tisk NIP (průvodka, přehled, obsah)

Viz 9.7 – „Okno přehledu NIP“ a 9.7 – „Okno přehledu NIP“.

9.5. Okno generovaných disket

Zobrazuje přehled vygenerovaných souborů pro Českou spořitelnu. Soubory konzumace se generují při měsíční uzávěrce, soubor záloh lze vygenerovat kdykoli (MenuDisketa záloha). Export (uložení na médium) souboru vyvoláte skrz menu (MenuSoubor konzumace).

Z okna je přístupný rovněž tisk průvodky (MenuTisk průvodky).

Obrázek 9.1. Okno generovaných disket


9.6. Okno obsah souboru

Zobrazuje záznamy vygenerované soubory ČS. Poplatek je položka převzatá z 9.9 – „Okno nastavení České spořitelny“ platná ve chvíli vytvoření záznamu.

Sloupeček text je ve formátu CCCCCSSSSVVVVVVVV, kde CCCCC je číslo jídelny, SSSS je dle druhu platby "Zalo" (platba zálohy), "Stra" (platba stravy), "StZa" (platba stravy se strhnutými zálohami) a VVVVVVVV je část variabilního symbolu strávníka. Zobrazené položky je možno vytisknout (F4).

Obrázek 9.2. Okno obsah diskety


9.7. Okno přehledu NIP

Přehled souborů s neprovedenými inkasními platbami od České spořitelny. Umožňuje import NIP souborů (CTRL+N). V rámci importu dojde k automatickému strhnutí/připsání rozpoznaných plateb (viz 9.3 – „Zpracování NIPů“).

Z okna jsou přístupné tisky průvodky (MenuTisk průvodky) a tisk přehledu NIP (MenuTisk přehledu (Od - Do)).

Obrázek 9.3. Okno přehledu NIP


9.8. Okno obsahu NIP

Zobrazuje obsah soubory s neprovedenými inkasními platbami. U každé neprovedené platby je číselně uveden důvod neprovedení.

Z okna je přístupný rovněž tisk všech plateb (MenuTisk všech plateb).

  • 0 - neprovedené inkaso mimo sporožirové účty

  • 1 - neexistence sporožirového účtu

  • 2 - nepovolené inkaso u sporožirového účtu

Každá neprovedená platba by měla být zapsána. Zápis provedete vybráním nezapsané položky, následném vyvoláním menu ( F10) a vybráním volby Zápis ke strávníkovi nebo Změna zapsanosti (platba se pouze označí jako zapsaná). Platby lze opět odepsat přes položku Změna zapsanosti.

Okno obsahu NIP

1

Tabulka záznamů

2

Panel akcí

3

Důvod neprovedení

4

Indikace zapsanosti

Obrázek 9.4. Okno obsahu NIP


9.9. Okno nastavení České spořitelny

Do okna nastavení ČS se dostanete z menu SystémNastaveníČeské spořitelny. Číslo sběrného účtu, číslo organizace, poplatek, kód obratu má dáti / dal vyplňte dle smlouvy s Českou spořitelnou, případně Vám je sdělí ČS. Text ČS je pole, do kterého se musí zapsat úvodní textaxe pro soubor, podle požadavku ČS. Při zadání sběrného účtu je kontrolována formální platnost čísla účtu (tzv. modulo 11)

Pole kód operace a číslo souboru se týkají číslování zálohových, resp. inkasních souborů. Každý soubor má své číslo ve tvaru CCCC/KK (KK - kód operace, CCCC - číslo souboru). Zálohové a inkasní diskety mají oddělenou číselnou řadu (též kód operace).

Program pro kontrolu je program, který slouží ke kontrole vytvořených disket. Program není dodáván spolu s Jídelnou, získáte jej od České spořitelny. Po vyplnění můžete program spouštět z menu položkou Finanční operaceČeská spořitelnaKontrola souboru

Okno nastavení České spořitelny

1

Panel akcí

2

Program pro kontrolu

3

Číslování zálohových souborů

4

Číslování souborů konzumace

Obrázek 9.5. Okno nastavení České spořitelny


Kapitola 10. Modul Česká pošta

Modul Česká pošta usnadňuje a automatizuje uživatelům programu Jídelna užití služeb České pošty. Pomocí tohoto modulu je možné načíst (Importovat) elektronické soubory od pošty obsahující informace o proplacených složenkách a naopak elektronický soubor se složenkami z Jídelny poště vygenerovat (Exportovat). Dále je možné tisknout do předtištěných složenek typu A.

Modul pracuje se skupinami složenek, které jsou generovány na přání a podle parametrů zadaných uživatelem pro vybranou skupinu strávníků. Skupina složenek obsahuje informace o jednotlivých složenkách pro konkrétní vybrané strávníky. Skupinu složenek je možné vyexportovat do souboru pro předání poště, která ho vytiskne a rozešle, nebo tisknout přímo ze systému na archu předtištěných složenek. Informace o úhradách složenek strávníky lze získat ze souborů realizovaných poštovních poukázek od České pošty. Po importu do programu lze z takového souboru rozeznat platby konkrétních strávníků a připsat jim je na konto.

10.1. Vysvětlení pojmů

Složenka typu A (oficiálně poštovní poukázka A)

Nástroj vnitrostátního platebního styku pro převod peněžních částek v režimu "hotovost - účet".

Složenka typu B (oficiálně poštovní poukázka B)

Nástroj vnitrostátního platebního styku pro převod peněžních částek v režimu "účet - hotovost".

Skupina složenek

Označení množiny složenek, které byly v jednom okamžiku vytvořeny pro strávníky. Ze skupiny složenek je možné tisknout do předtištěného archu nebo generovat soubor pro Českou poštu. Skupina složenek vždy obsahuje složenky A nebo B, ale nikdy zároveň oboje.

Elektronický soubor pro Českou poštu

Soubor generovaný ze skupiny složenek (A i B). Česká pošta složenky vytiskne a dále distribuuje.

Soubor realizovaných poštovních poukázek od České pošty

Soubor dodávaný Českou poštou, který obsahuje informace o převodech částek za proplacené složenky typu A na bankovní účet.

Předtištěný arch složenek

Arch prázdných složenek, na který lze tisknout ze skupiny složenek (pouze složenky typu A).

Poštovní alonž

Rozšíření papírové složenky, na které lze vytisknout např. dodatečné informace nebo reklamní sdělení

10.2. Nastavení

Pro správné fungování modulu Česká pošta je nutné provést pečlivé nastavení. Nastavení je možné provést v okně 10.10 – „Okno nastavení České pošty“.

10.3. Import souboru realizovaných poštovních poukázek od České pošty

Otevřete okno realizované převody od České pošty z hlavního menu přes Finanční operaceČeská poštaSoubory od České pošty a vyvolejte akci Import souboru (CTRL+I). Systém zobrazí okno procházení, pomocí něhož vyberte soubor realizovaných poštovních poukázek. Převody načtené ze souboru jsou přidány jako poslední do tabulky převodů. Platby od strávníků zatím nejsou připsány. Pro připsání plateb otevřete převod, vyvolejte kontextové menu (F10) a zvolte volbu připsat rozpoznané. Systém se pokusí automaticky připsat rozpoznané platby ke strávníkům.

Pokud nejsou některé platby rozpoznány, máte možnost je připsat ručně. Vyberte nepřipsanou položku a vyvolejte kontextové menu, podmenu Ruční přípis, ve kterém vyberte, o jakou platbu se jedná.

10.4. Generování skupiny složenek ze strávníků

Generování skupiny složenek probíhá v rámci práce se zobrazenými strávníky. Otevřete Okno evidence strávníků, odfiltrujte strávníky, kterým chcete generovat skupinu složenek a vyberte položku kontextového menu Práce se zobrazenými strávníkyVytvoření skupiny složenek. Systém zobrazí okno 10.11 – „Okno vytvoření skupiny složenek“.

10.5. Tisky

10.5.1. Realizované převody od České pošty

Viz okno 10.6 – „Okno realizované převody od České pošty“.

10.5.2. Průvodky k elektronickému souboru pro Českou poštu

Otevřete okno 10.8 – „Okno skupiny složenek“ a vyberte skupinu složenek, ke které chcete vytisknout průvodku. Vyvolejte kontextové menu (F10) a vyberte TiskTisk průvodky.

10.5.3. Tisk do předtištěného archu složenek

Viz 10.8.2 – „Tisk složenek do předtištěného archu“.

10.6. Okno realizované převody od České pošty

Okno zobrazuje realizované převody od České pošty na bankovní účet uživatele. Realizované převody se načítají ze souboru realizovaných poštovních poukázek dodávaných Českou poštou. Je možné importovat soubory jak denní tak dekádní. Denní soubor vždy obsahuje jediný převod a zobrazí se v tabulce jako jediný záznam, zatímco dekádní soubor obsahuje typicky více převodů a bude tedy rozepsán do více záznamů. Každý převodový záznam obsahuje informace o uhrazených složenkách typu A, které je možné zobrazit v okně realizovaný převod od České pošty poklepáním na vybraný převod nebo pomocí klávesové zkratky otevřít (ENTER).

U převodu je uveden typ souboru (Denní/ Dekádní), číslo souboru, název souboru, datum importu do programu, datum převodu na bankovní účet, počet záznamů a suma záznamů v převodu, celková suma poplatků za převod, částka připsaná na konto (bez poplatků) a počet a suma nezapsaných položek převodu.

Pro import nového souboru realizovaných poštovních poukázek vyvolejte akci importu souboru (CTRL+I) a vyberte příslušný soubor. Zobrazené záznamy převodů je rovněž možné vytisknout (F4).

Okno Přehled realizovaných převodů od České pošty

1

Tabulka záznamů

2

Celkový počet složenek uhrazených převodem

3

Počet doposud nezapočtených složenek v převodu

4

Panel filtrace

5

Panel akcí

Obrázek 10.1. Okno Přehled realizovaných převodů od České pošty


10.7. Okno realizovaný převod od České pošty

Zobrazuje informace o složenkách, které byly proplaceny v rámci realizovaného převodu od České pošty. U každého záznamu (fakticky složenky) je zobrazena informace o zapsání. Zapsat položku je možné ke strávníkovi přes kontextové menu (F10) jako platbu nebo zálohu, k faktuře nebo jako jiné. Jak je daná položka zapsaná, je určeno zápočtovým kódem. Možné kódy jsou následující:

F

Platba je připsána k faktuře ručně.

SZ(A)

Platba je připsána ke strávníkovi jako záloha A značí, že byla platba přiřazena automaticky.

S(A)MM

Platba je připsána ke strávníkovi jako platba stravného. MM určuje měsíc, do kterého byla platba započtena. A značí, že byla platba přiřazena automaticky.

JI

Jiné platby (poplatky atp.)

Zobrazené záznamy je rovněž možné vytisknout (F4).

Obsah realizovaného převodu od České pošty

1

Tabulka záznamů

2

Zápočtový kód

3

Identifikace, strávníka nebo faktury, ke kterému byla platba přiřazena

4

Částka zaplacená složenkou

5

Panel filtrace

6

Panel akcí

Obrázek 10.2. Obsah realizovaného převodu od České pošty


10.8. Okno skupiny složenek

Okno zobrazuje skupiny složenek vytvořené pro strávníky. Skupinu složenek je možné exportovat do elektronického souboru pro Českou poštu - viz 10.8.1 – „Export elektronického souboru pro Českou poštu“ nebo vytisknout do předtištěného archu složenek na vlastní tiskárně viz - 10.8.2 – „Tisk složenek do předtištěného archu“. Jednotlivé složenky obsažené ve skupině složenek je možné zobrazit v 10.9 – „Okno skupina složenek“ poklepáním na záznam v přehledové tabulce. Zobrazený přehled je možné vytisknout pomocí F4.

Obsah okna skupiny složenek

1

Tabulka záznamů

2

Pořadové číslo skupiny složenek v rámci roku

3

Typ složenek ve skupině (A nebo B)

4

Měsíc a rok, pro který obsahují složenky ve skupině údaje

5

Počet a suma částek složenek ve skupině

6

Zpráva pro uživatele - bude uvedena na složenkách

7

Uživatelský popis skupiny složenek

8

Panel filtrace

9

Panel akcí

Obrázek 10.3. Obsah okna skupiny složenek


10.8.1. Export elektronického souboru pro Českou poštu

Skupinu složenek (typu A i B) je možné exportovat do elektronického souboru pro Českou poštu pomocí tlačítka Generuj export na Panelu akcí nebo pomocí klávesové zkratky CTRL+E. Česká pošta tento soubor vytiskne a dále distribuuje. Při generování souboru se mohou vyskytnout problémy, které v krajním případě znemožní vytvoření souboru (např. neplatné nastavení bankovního účtu). Systém na tyto problémy upozorní a umožní jejich přehledný tisk. Průvodku pro exportovaný soubor je možné vytisknout pomocí kontextového menu (F10) a volby TiskTisk průvodky (tento tisk je dostupný pouze pro složenky typu A)

[Varování]Varování

Pro správné generování souboru ze skupiny se složenkami typu B je nutné udržovat program aktualizovaný, protože v souboru musí být uvedeny právě platné poplatky.

10.8.2. Tisk složenek do předtištěného archu

Skupinu složenek typu A je možné vytisknout do předtištěného archu složenek. Nabídka na tisk složenek se vyvolá pomocí menu Tisk v kontextovém menu (F10), kde je podle formátu papíru možné vybrat jednu z následujících položek podmenu:

Tisk složenek bez alonže do archu 3 na A4

Tiskne se na archový papír se třemi předtištěnými složenkami

Tisk jedné složenky na stránku bez alonže

Tiskne se pouze jediná složenka na horní pozici - užíváno pro dotisk složenek na nekompletní arch

Tisk složenek bez alonže do archu 1 na A4 s alonží 4'

Tiskne se na archový papír s jednou předtištěnou složenkou s alonží 4'

Tisk složenek bez alonže do archu 1 na A4 s alonží 8'

Tiskne se na archový papír s jednou předtištěnou složenkou s alonží 8'

Někdy může být nutné posunout tisk o několik mm, to je možné provést v 10.10.3 – „Záložka Tisk“.

[Varování]Varování

Tisk do předtištěného archu vyžaduje užití kvalitní tiskárny, která podporuje tisk s malými okraji. V případě tisku na jiný formát papíru než na A4 je nutné, aby tiskárna tisk na tento formát podporovala.

[Tip]Tip

Před tiskem první série složenek, nejdříve vytisknete jednu složenku a v případě potřeby nastavte posuny tisku podle návodu v 10.10.3 – „Záložka Tisk“.

[Tip]Tip

Objednat předtištěné archy složenek lze na adrese .

10.9. Okno skupina složenek

Zobrazuje obsah skupiny složenek, tj. jednotlivé složenky. U každého záznamu jsou uvedeny detaily složenky (částka, variabilní a specifický symbol, strávník, obec, ulice a PSČ). Kromě těchto položek jsou ještě pro přehlednost zobrazeny položky: typ složenky, typ exportu, měsíc a rok, které jsou stejné pro celou skupinu složenek. Zobrazené položky je možné vytisknout (F4).

Obrázek 10.4. Okno skupina složenek


10.10. Okno nastavení České pošty

Slouží k nastavení modulu České pošty a je rozděleno do tři záložek: 10.10.1 – „Záložka Složenky A“, 10.10.2 – „Záložka Složenky B“ a 10.10.3 – „Záložka Tisk“.

10.10.1. Záložka Složenky A

Slouží k nastavení generování elektronických souborů se složenkami typu A pro Českou poštu a importů souboru realizovaných poštovních poukázek od České pošty.

Okno nastavení České pošty - záložka Složenky A

1

Číslo klienta sjednané pro předávání souborů České poště

2

Způsob distribuce složenek vytištěných z elektronického souboru (viz podrobný popis voleb)

3

Transakční kód tištěných složenek - vždy 110 (poštovní poukázka A)

4

Kolikrát se má tisknout každá jedna složenka - typicky nastaven na 1

5

Zda zpracovávat specifický symbol (typicky ano)

6

Cena za tisk jedné složenky

7

Číslo klienta sjednané pro příjem souborů realizovaných poštovních poukázek od České pošty

8

Poplatek za VAKUS

9

Panel akcí

Obrázek 10.5. Okno nastavení České pošty - záložka Složenky A


Pro způsob distribuce složenek vytištěných z elektronického souboru lze zvolit následující hodnoty:

  1. Osobně - uživatel si vytištěné složenky odebere osobně

  2. Poštou objednateli - uživateli jsou vytištěné složenky odeslány poštou na adresu uvedenou ve smlouvě

  3. Plátcům poštou - obyčejně (jedna zásilka na jednu poukázku) - vytištěné složenky jsou obálkovány a odeslány strávníkům jako obyčejné listovní zásilky; jedna obálka obsahuje jednu složenku

  4. Plátcům poštou - obyčejně (jedna zásilka na jednoho plátce) - vytištěné složenky jsou obálkovány a odeslány strávníkům jako obyčejné listovní zásilky; jedna obálka obsahuje počet složenek rovnající se počtu shodných výtisků

  5. Plátcům poštou - doporučeně (jedna zásilka na jednu poukázku) - vytištěné složenky jsou obálkovány a odeslány strávníkům jako doporučené listovní zásilky; jedna obálka obsahuje jednu složenku

  6. Plátcům poštou - doporučeně (jedna zásilka na jednoho plátce) - vytištěné složenky jsou obálkovány a odeslány strávníkům jako doporučené listovní zásilky; jedna obálka obsahuje počet složenek rovnající se počtu shodných výtisků

[Tip]Tip

Podrobnější informace pro nastavení získáte při podpisu smlouvy od České pošty

10.10.2. Záložka Složenky B

Slouží k nastavení údajů potřebných pro generování elektronického souboru se složenkami typu B

Okno nastavení České pošty - záložka Složenky B

1

Jednoznačné číslo přidělované Českou poštou pro příjemce elektronických souborů realizovaných poštovních poukázek

2

Specifický symbol - slouží pro bližší specifikaci převáděné platby a je přidělován Českou poštou

3

Udává, jakým způsobem bude doručena složenka typu B

4

Určuje, zda použít dodejku

5

Určuje, zda bude použit speciální účet na poštovní poplatky. Pokud ano, tak se poštovní poplatky budou platit z tohoto účtu a z účtu uvedeného v Nastavení uživatele se budou platit pouze částky uvedené přímo na složenkách typu B

6

Nastavení speciálního účtu, ze kterého se platí poštovní poplatky

7

Konstantní symbol, pod kterým jsou placeny poštovní poplatky

8

Ceník služeb pro složenky B. Ceník služeb je aktualizován automaticky s aktualizacemi programu a pro správné generování složenek typu B musí být vždy aktuální

9

Panel akcí

Obrázek 10.6. Okno nastavení České pošty - záložka Složenky B


[Tip]Tip

Podrobnější informace pro nastavení získáte při podpisu smlouvy od České pošty

[Varování]Varování

Poplatky za služby České pošty se řídí aktuálním ceníkem, který je možné nalézt na .

10.10.3. Záložka Tisk

Slouží k nastavení posunů při tisku do předtištěného archu složenek.

Okno nastavení České pošty - záložka Tisk

1

Velikost v cm o kolik má být tisk posunut směrem dolů

2

Velikost v cm o kolik má být tisk posunut směrem doprava

3

Panel akci

Obrázek 10.7. Okno nastavení České pošty - záložka Tisk


10.11. Okno vytvoření skupiny složenek

Okno slouží pro vygenerování skupiny složenek. Ze skupiny složenek je možné generovat elektronický soubor pro Českou poštu nebo tisknout složenky do předtištěných archů.

V okně lze vybrat, jestli generovat skupinu složenek pro zálohy nebo konzumaci. Výběr je z následujících možností:

  • Možnost Konzumace generuje skupinu složenek vyplněnou podle skutečné konzumace za vybraný měsíc (minulý, aktuální, budoucí) od všech strávníků.

  • Možnost Konzumace pokrytá zálohou od všech provede totéž, co předchozí, nejdříve však převede zálohy do plateb, dojde tak k zohlednění záloh.

  • Možnost Konzumace pokrytá zálohou od vybraných převede zálohy do plateb pouze u vybraných strávníků.

  • Možnost Záloha - od všech generuje skupinu složenek vyplněnou podle záloh pro všechny strávníky.

  • Možnost Záloha - od vybraných generuje skupinu složenek vyplněnou podle záloh pro vybrané strávníky.

Při generování složenek pro Zálohy lze generovat pouze skupinu složenek typu A. Při generování složenek pro Konzumaci, lze generovat skupinu složenek typu A (pro strávníky s nedoplatky) nebo skupinu složenek typu B (pro vrácení přeplatků) nebo oboje najednou.

Jako další údaje je potřeba pro každou generovanou skupinu doplnit popis, pod kterým bude možné skupinu složenek dohledat v systému, a konstantní symbol a zprávu, které budou uvedeny na vytisknuté složence.

Okno vytvoření skupiny složenek

1

Druh Konzumace pro generování Skupiny složenek (viz popis generování skupiny složenek)

2

Druh Zálohy pro generování Skupiny složenek (viz popis generování skupiny složenek)

3

Měsíc, pro který je skupina složenek generována

4

Určuje, zda se bude generovat skupina složenek typu A pro platby od strávníků

5

Určuje, zda se bude generovat skupina složenek typu B pro vrácení přeplatků

6

Doplňující údaje ke skupině složenek pro nedoplatky (složenky typu A)

7

Doplňující údaje ke skupině složenek pro přeplatky (složenky typu B)

8

Panel akcí

Obrázek 10.8. Okno vytvoření skupiny složenek


Kapitola 11. Modul Lístky

11.1. Úvod

Modul jídelní lístky zajišťuje zejména

  • správu surovin a receptů

  • organizaci systému pokrmů prostřednictvím časů, druhů a chodů jídla

  • editaci jídelních lístků a jejich vystavení na internetu

  • normování jídelních lístků

11.2. Suroviny a recepty

11.2.1. Okno zařazení receptů

Spravuje kuchařky, skupiny receptů a zařazení receptů do těchto skupin. Každá kuchařka může obsahovat recepty zatříděné v různých skupinách.

Označení skupin receptů vyvolá načtení souvisejících receptů do tabulky receptů (pomocí kláves Shift a Ctrl lze standardním způsobem označit více skupin).

K přidávání a mazání receptů i skupin receptů slouží standardní panel akcí, pro recepty obsahuje i akci na otevření detailu (klávesa Enter). Přejmenování skupiny receptů se provádí přímo v tabulce dvojklikem na řádku skupiny a přepsáním názvu.

Pro načtění kuchařky s recepty ze souboru dodaného servisem použijte tlačítko Import.

[Poznámka]Poznámka

Dvojklik na řádku receptu vyvolá

[Poznámka]Poznámka

Nové recepty ručně zadané při vyplňování jídelníčku (viz Okno detailu jídelního lístku) se automaticky ukládají do skupiny Nezařazené recepty v kuchařce Ručně zadané recepty.

[Výstraha]Výstraha

Nové recepty se přidávají vždy do určené skupiny, z toho důvodu je lze přidávat pouze když je vybraná jediná skupina.

[Varování]Varování

Všechny potvrzené úpravy se zapisují rovnou do databáze, nelze je zrušit ani zavřením okna.

[Varování]Varování

Pokud potvrdíte smazání skupiny receptů nebo kuchařky, smažou se i všechny navázané recepty.

Okno zařazení receptů

1

Výběr aktivní kuchařky

2

Import kuchařky s recepty

3

Přejmenování aktivní kuchařky

4

Přidání prázdné kuchařky - nastaví jako aktivní

5

Smazání aktivní kuchařky - smaže i všechny recepty v ní obsažené

6

Tabulka skupin receptů

7

Tabulka receptů

8

Panel akcí pro skupiny receptů

9

Panel akcí pro recepty

10

Filtr receptů (filtruje název i číslo)

11

Panel akcí okna

Obrázek 11.1. Okno zařazení receptů


11.2.2. Okno receptu

Okno pro editaci složení, alergenů a dalších atributů receptu.

Do tabulky ingrediencí se vkládají suroviny výběrem z doplňovacího textboxu se seznamem surovin, podobně se vybírá jednotka ingredience. Každá surovina musí mít vybranou nějakou jednotku. Ingredience může mít pro každou ze spotřebních norem A-F uvedeno množství dané suroviny, které se vztahuje k zadanému počtu porcí receptu. Seznam použitelných surovin lze zobrazit nebo editovat v okně surovin (tlačítko Seznam surovin).

Pod seznamem surovin je možné vyplnit průměrné množství jedné porce. Množství lze vyplnit v jedné ze čtyř nabízených jednotek (l, ml, kg, g). Při změně jednotky budou již vyplněné hodnoty přepočítány. Množství může také program spočítat automaticky z množství zadaných surovin. Po stisknutí tlačítka "Vypočítat množství dle surovin" program sečte množství surovin v každém sloupečku a podělí je počtem normovaných porcí. Výsledek zapíše do odpovídající kolonky. Jednotka bude nastavena podle poslední suroviny.

[Výstraha]Výstraha

Program používá pro přepočet mezi hmotností a objemem vztah 1 kg = 1 l (1 g = 1 ml). To nemusí u některých surovin a jídel odpovídat skutečnosti. Pokud se objeví varování, že byl použit tento nesystémový přepočet, zkontrolujte prosím vypočítané hodnoty.

Tabulka nutričních hodnot obsahuje zastoupení v pevně daných kategoriích a jednotkách, podobně jako ingredience pro každou spotřební normu, hodnoty jsou ale pouze pro jednu porci.

[Poznámka]Poznámka

Jednotky lze v ingrediencích použít stejné jako u skladových karet.

[Poznámka]Poznámka

Přepočty jednotek jsou definovány až na úrovni skladových karet.

[Výstraha]Výstraha

Pokud nevyplníte ingredience receptury, normování lístků nebude mít dost informací pro vytvoření použitelného výstupu.

Detail Receptu

1

Název receptu.

2

Číslo receptu.

3

Počet porcí uvařených ze zadaných surovin.

4

HACCP schéma.

5

Skupina receptů, do které zobrazený recept patří. Lze změnit kliknutím na šipku a vybráním nové skupiny z rozbalovacího seznamu.

6

Kuchařka, do které recept patří.

7

Autor receptury. Lze vybrat z Osob Jídelny přes šipku v rozbalovacím seznamu, nebo přes tlačítko se třemi šipkami. Nemusí být vyplněno.

8

Seznam surovin receptu s množstvími pro jendotlivé velikosti porce.

9

Průměrné množství jedné porce.

10

Seznam alergenů obsažených v jídle.

11

Otevře Seznam surovin.

12

Uloží změny a propíše alergeny do všech jídelních lístků, kde je použit upravovaný recept.

13

Vypočítá množství pro jednotlivé normy sečtením množství surovin a podělením počtem normovaných porcí.

14

Postup přípravy jídla.

15

Nutriční hodnoty.

(16)

Neveřejná poznámka - je zobrazena jen v tomto okně, na internet se neodesílá.

Obrázek 11.2. Detail Receptu


[Poznámka]Poznámka

Na Internetu se zveřejňuje společně s jídelníčky také suroviny, alergeny, množství porce, nutriční hodnoty a postup přípravy receptů. Poznámka pro obsluhu se nikde nezveřejňuje.

11.2.3. Okno surovin

Umožňuje editaci surovin pro použití v ingrediencích receptů nebo také výběr suroviny pro přiřazení ke skladové kartě. K přidávání a odebírání surovin slouží standardní panel akcí, název suroviny se dá editovat dvojklikem na řádku suroviny. Také lze v tomto okně provádět editaci přiřazení alergenů k jednotlivým surovinám. Odtud je pak lze pohodlně přebírat do receptů a jídelníčků. Pomocí akce Ctrl+P lze pro všechny zobrazené suroviny provést propsání alergenů do receptů, které tyto suroviny obsahují, případně až do jídelních lístků.

[Poznámka]Poznámka

Suroviny vzniknou automaticky importem z Jídelny 6 nebo importem kuchařky (viz 11.2.1 – „Okno zařazení receptů“)

Okno surovin

1

Tabulka surovin

2

Panel filtrace

3

Panel akcí

Obrázek 11.3. Okno surovin


11.3. Organizace pokrmů

Kvůli nejvyšší možné flexibilitě možností jídelních lístků jsou jídla jídelníčku zařazená do několika úrovní:

  • Jídelníček každého dne je rozdělen na časy jídla (např. snídaně, oběd, večeře)

  • Každý čas jídla obsahuje množinu druhů jídla - většinou to budou varianty daného jídla na výběr (na této úrovni se vytváří objednávky strávníků)

  • Ke každému druhu jídla jsou přiřazeny nějaké chody jídla z celé sady nadefinovaných chodů (většinou nedává smysl mít všechny chody u všech časů jídla)

Rozdělení v praxi nejčastěji vypadá takto:

  • Pro MŠ: pouze jediný druh ke každému z časů:

    • Přesnídávka

    • Oběd

    • Svačina

  • Pro ZŠ: jeden čas jídla oběd, který je rozdělen na výběr druhů, např. 1 a 2.

  • Navíc mohou být chody jídla seskupeny do společných celků kvůli tisku (např. jídlo a příloha patří k sobě)

  • V jídelníčku se potom definují recepty k chodům každého druhu

11.3.1. Nastavení časů, druhů a chodů jídel

Pokud jste při prvním spuštění programu vybrali Vytvořit nová data, automaticky se vytvořila sada časů, druhů a chodů jídla podle nastavení v okně Vytvoření dat.

Pokud byly základní data nastavena importem z Jídleny 6, vytvoří se jediný čas jídla (Oběd) a druhy jídla podle nastavení ve staré databázi.

V každém případě se vytvoří standardní chody

  • Polévka

  • Jídlo

  • Příloha

  • Doplněk

  • Nápoj

sloučené do skupin

  • Polévka

  • Hlavní jídlo

  • Nápoj, doplněk

Úpravy výchozích dat lze provádět v okně nastavení časů, druhů a chodů jídel.

Postup pro vytvoření nového času a k němu přiřazených druhů:

  • Aktivujte panel časů v levé části okna kliknutím na tabulku

  • Pomocí panelu akcí nebo klávesovou zkratkou Ctrl+N vyvoláte okno času jídla

  • Vyplňte požadované údaje času jídla (viz 11.3.3 – „Okno času jídla“)

  • Pomocí akce Potvrď údaje nebo klávesovou zkratkou F2 se čas jídla uloží a rovnou se otevře okno druhu jídla pro přidání prvního druhu jídla k času.

  • Po vyplnění atributů druhu jídla (viz 11.3.4 – „Okno druhu jídla“) a potvrzení se druh uloží a přiřadí ke dříve vytvořenému času.

  • Další druhy jídla můžete vytvořit aktivováním tabulky druhů, následnou akcí Nový (zkratka Ctrl+N) a opakováním předchozího kroku

  • Přiřazení chodů jídla k nově vytvořeným druhům provedete zaškrtnutím příslušných políček ve sloupci Patří k druhu v tabulce chodů jídla

11.3.2. Okno nastavení časů, druhů a chodů jídel

Okno je k dispozici z hlavního menu SystémNastaveníČasů, druhů a chodů jídel. Sdružuje úpravu časů jídla, na ně navázaných druhů jídla a k druhům přiřazených chodů jídla.

K vybranému času v tabulce časů se v tabulce druhů objeví druhy náležící do tohoto času. Chody se mezi druhy sdílí, proto se chody k vybranému druhu přiřazují označením zaškrtávacího políčka ve sloupci Patří k druhu.

Dále se ještě slučují chody jídla do skupin kvůli logickému oddělení v tisku lístků. Slouží k tomu doplňovací políčko v sloupci Sloučit pod. Můžete vybrat z existujících skupin nebo napsat název nové.

Časy a druhy se dají upravovat v samostatných editačních oknech (ty slouží také k přidání nových objektů), mimoto lze jejich hlavní atributy měnit přímo v tabulce.

[Tip]Tip

Časy, druhy i chody mají určené pořadí, ve kterém se zobrazují v jídelníčku nebo kdekoliv, kde jsou na výběr. Toto pořadí lze měnit tlačítky s šipkami u každé tabulky.

Okno nastavení časů, druhů a chodů jídel

1

Změna pořadí řádků tabulky (posunutí nahoru a dolů)

2

Přiřazení chodu k vybranému druhu jídla

3

Skupina chodů - slučující identifikátor pro chody

4

Panel akcí pro časy jídla

5

Panel akcí pro druhy jídla

6

Panel akcí pro chody jídla

7

Panel akcí okna

Obrázek 11.4. Okno nastavení časů, druhů a chodů jídel


11.3.3. Okno času jídla

Zde se upravují atributy nového nebo existujícího času jídla.

Okno času jídla

1

Název jídla

2

Kratší identifikátor času

3

Koeficient denní spotřeby pro spotřební koš - doporučujeme řídit se předepsanými hodnotami podle vyhlášky

4

Příznak hlavního jídla dne (kvůli příspěvku strávníka - viz 4.12 – „Výpočet konečné ceny objednávky jídla strávníka“)

5

Rozmezí času vydávání jídla (důležité pro AJS)

6

Panel akcí

Obrázek 11.5. Okno času jídla


11.3.4. Okno druhu jídla

Zde se upravují atributy nového nebo existujícího druhu jídla.

[Výstraha]Výstraha

Změna cen druhu ovlivní neuzavřené ceny konkrétních druhů v jídelníčku. Viz okno cen jídla.

Okno druhu jídla

1

Název druhu jídla

2

Kratší identifikátor druhu (používá se např. ve strávníkovi)

3

Příznak pro zobrazení druhu na víkendovém jídelníčku

4

Tabulka výchozích příznaků pro konkrétní druhy jídla v jídelníčku

5

Tabulka výchozích cen, a režie pro konkrétní druhy jídla v detailu jídelníčku

Obrázek 11.6. Okno druhu jídla


11.4. Jídelníčky

Pro vyplňování jídelníčku je třeba mít příslušně nastavené časy, druhy a chody jídla. Poté stačí v hlavním okně jídelníčku postupně otvírat detail jídelníčku na každý druh jídla (klávesou Enter) a doplnit recepty k chodům jídla.

Při opakování stejných jídel je také možné využít standardní funkci copy & paste, tedy kopírování existujícího jídelníčku do víc řádků.

11.4.1. Okno přehledu jídelních lístků

Zobrazuje jídelníček na týden podle vybraného data. V tabulce se ke každému dnu týdne objeví příslušné časy a druhy jídla, vyplněné recepty se objeví ve sloupečcích chodů jídla. V posledních dvou sloupcích se zobrazují příznaky jídelníčků, určující, jestli je povoleno daný konkrétní druh jídla objednat přes Internet a AJS a jestli se má posílat na Internet. Tyto příznaky se dají upravovat přímo v tabulce nebo také v detailu jídelníčku. Hodnoty příznaků jsou předvyplněny podle příznaků dnů v týdnu v nastavení druhu.

Editace jídelníčku je možná v detailu jídelníčku, který se otevře dvojklikem na řádku jídelníčku nebo pomocí panelu akcí.

Panel akcí také obsahuje standardní akci pro tisk jídelníčku, která vyvolá otevření okna možností tisku jídlníčku.

Pro usnadnění vyplňování jídelníčku je k dispozici kopírování aktuálního řádku jídelníčku a vložení všech jeho receptů do odpovídajících chodů jiného řádku jídelníčku. Akce je dostupná pomocí standardních klávesových zkratek Ctrl+C (kopírovat) a Ctrl+V (vložit) nebo přes menu.

[Výstraha]Výstraha

Pokud potvrdíte vložení zkopírovaného jídelníčku, nahradí se všechny recepty cílového jídelníčku recepty ze zkopírovaného jídelníčku. Změna je trvalá, zapíše se přímo do databáze.

[Důležité]Důležité

V jídelníčku se ke dnům víkendu zobrazují pouze druhy, u nichž je nastaven příznak Vařit o víkendu - viz nastavení druhů.

Okno přehledu jídelních lístků

1

Výběr data z týdne, které se má zobrazit v jídelníčku

2

Skočí na první zapsaný lístek

3

Zobrazí lístky předchozího týdne

4

Posune kurzor na předchozí den, při překročení týdne se zobrazí předchozí týden

5

Skočí na lístek data zpracování

6

Posune kurzor na následující den, při překročení týdne se zobrazí následující týden

7

Zobrazí lístky následujícího týdne

8

Skočí na poslední zapsaný lístek

9

Panel akcí

Obrázek 11.7. Okno přehledu jídelních lístků


11.4.2. Okno možností tisku jídelního lístku

V okně se nastavují různé možnosti tisku lístků. Lístek se tiskne od nastaveného data (včetně) na zadaný počet (kalendářních) dnů. Volitelně lze rozšířit tisk i o jídla, která nelze objednat nebo se nevystavují na WWW. Rovněž je možné nastavit typ lístku

Pokud existuje více časů jídel, pak okno nabízí rovněž možnost výběru časů k tisku.

Okno tisku jídelních lístků

1

Zobrazeno pouze, pokud je více časů

2

Panel akcí

3

Výběr pozadí lístku

4

Počet tisknutých dní

Obrázek 11.8. Okno tisku jídelních lístků


11.4.3. Okno detailu jídelního lístku

Slouží hlavně k vyplňování receptů k jednotlivým chodům vybraného jídelníčku. K tomu lze využít

Pokud je při ukládání lístku v textovém poli zadán název neexistujícího receptu, automaticky se vytvoří prázdný recept s daným názvem a uloží se do připravené skupiny Nezařazené recepty v kuchařce Ručně zadané recepty.

Konkrétní ceny vybraného druhu jídla lze nastavit v Okně cen druhu (tlačítko Ceny)

[Tip]Tip

Příznaky Povolit objednávku tohoto jídla a Zasílat toto jídlo na WWW lze nastavit také v přehledu jídleníčků.

Okno detailu jídelního lístku

1

Identifikátor lístku (druh jídla / den)

2

Název chodu jídla

3

Políčko pro vyplnění názvu receptu

4

Výběr receptu - otevře Okno receptů

5

Editace cen jídla

6

Alergeny, které budou u daného chodu jídla označeny v tisku jídelního lístku.

Obrázek 11.9. Okno detailu jídelního lístku


11.4.4. Okno cen druhu jídla

Upravuje konkrétní ceny a režie daného druhu jídla pro dané datum. Pokud konkrétní ceny ještě nejsou uložené, použijí se obecné ceny druhu nastavené u druhu.

[Poznámka]Poznámka

Režie se přičítá k ceně jídla, pokud strávník platí režii (lze zvlášť nastavit, zda strávník platí mzdovou či věcnou režii).

[Důležité]Důležité

Konkrétní ceny a režie všech druhů se vyplní podle obecných cen druhů a automaticky uloží až při

Do té doby se neupravené ceny a režie druhů řídí obecnými hodnotami. Tomuto zapsání konkrétních cen říkáme Uzávěrka cen druhu jídla.

Okno cen druhu jídla

1

Spotřební normy

2

Cena jídla

3

Režie jídla

Obrázek 11.10. Okno cen druhu jídla


11.5. Normování lístků

Slouží k získání seznamu surovin, které jsou potřeba k přípravě jídel z jídelníčku v množství daném objednávkami strávníků.

Jako parametry výpočtu stačí počáteční a koncové datum, Jídelna 2017 ale umožňuje jemnější výběr jídel - až na úroveň jednotlivých druhů jídel. Program také dovoluje upravovat u každého vybraného druhu jídla počty porcí pro jednotlivé chody a spotřební normy.

Výstupem je tisk seznamu seskupených surovin s uvedeným množstvím rozdělený po druzích, následují souhrny pro každý den, poslední stránka obsahuje celkový souhrn ze všech vybraných dní. V případě jediného vybraného dne je aktivní speciální funkce na automatické vytvoření výdejky podle normovaných surovin.

11.5.1. Okno výběru druhů pro normování

Zde se vybírá základ vstupu pro normování - druhy jídla v určených dnech. Tlačítko Zobraz druhy jídel načte existující druhy jídel na dny v zadaném období a zobrazí je ve formě stromu se zaškrtávacími uzly. První úroveň stromu jsou dny, na druhé jsou časy jídla, na třetí druhy jídla. Pokud je v jídelně nastavený pouze jediný čas, úroveň času se vůbec nezobrazuje.

Po načtení je zobrazená pouze první úroveň stromu, další úroveň se dá rozbalit pomocí přepínače vedle každého uzlu.

Každý uzel obsahuje zaškrtávací políčko, který po zaškrtnutí nastaví stejně i všechny své potomky ve stromě. Pro rychlé označení nebo smazání označení lze použít příslušná tlačítka v pravé části okna.

Po nastavení požadovaných druhů k normování se pomocí tlačítka Načíst objednávky na panelu akcí přenesete do druhé fáze zadání vstupu normování - do okna úpravy porcí.

[Poznámka]Poznámka

Při otevření okna je rozsah dat pro normování nastaven od data zpracování do posledního data, kdy je v jídelníčku vyplněný nějaký recept.

[Tip]Tip

Pro navigaci ve výběrovém stromě můžete použít kurzorové klávesy (šipky doprava a doleva rozbalují resp. sbalují podstrom označeného uzlu), dále klávesa Mezerník změní stav zaškrtnutí aktuálně vybraného uzlu, nový stav se zpropaguje do všech uzlů podstromu tohoto uzlu.

[Tip]Tip

Pro otevření okna počtů můžete také využít klávesovou zkratku Alt+Enter.

Okno výběru druhů pro normování

1

Výběr období pro normování

2

Zobrazí druhy k výběru normování podle vyplněného období

3

Strom pro výběr druhů k normování

4

Přepínač rozbalení podstromu

5

Označí všechny druhy stromu

6

Zruší označení všech druhů stromu

7

Otevře okno počtů pro dokončení normování

Obrázek 11.11. Okno výběru druhů pro normování


11.5.2. Okno úpravy porcí pro normování

Umožňuje upravit počty porcí před spuštěním normování pro zadané druhy jídel.

Okno obsahuje strom pro výběr druhů podobně jako okno pro výběr druhů, ze kterého se vybrané druhy přenesly do tohoto okna jako vstup. Pro druh vybraný ve stromě se zobrazí v pravé části okna příslušný jídelní lístek a pod ním tabulka pro úpravu počtů porcí zvlášť pro každou spotřební normu a každý chod jídla vybraného druhu.

[Poznámka]Poznámka

Po otevření okna jsou počty porcí nastaveny podle objednávek strávníků, lze je měnit po dvojkliku na libovolnou buňku. Změněné počty si program pamatuje i při označení jiných druhů. Pro zadání stejných počtů můžete použít Ctrl+C (zkopírování požadované hodnoty) a Ctrl+V (vložení zkopírované hodnoty na nové místo).

[Tip]Tip

V posledním sloupci tabulky počtu porcí se automaticky počítá součet porcí celého řádku.

Samotné normování probíhá slučováním surovin receptů do skupin podle stejné suroviny a sumováním jejich celkových množství v jedné jejich společné jednotce. Množství se převádí vždy na jednotku suroviny, ve které se ve výpočtu poprvé objevila v nějakém receptu.

Výsledek normování lze zobrazit pomocí standardní akce Náhled tisku. Ve výsledné tiskové sestavě se objeví znormované suroviny pro požadované počty porcí seskupené nejprve po druzích, dále po celých dnech a na konci sestavy bude celkový sumář za celý rozsah vstupu.

Pokud byl jako vstup normování vybrán pouze jediný den, můžete také použít speciální akci Vytvoř výdejku na panelu akcí. Program se pokusí převést znormované suroviny na sklaové karty a výsledek vloží do okna nové výdejky k vyskladnění. Některé suroviny nemusí mít jednoznačnou vazbu na sklaovou kartu, v takových případech se na místo názvu sklaové karty vyplní název suroviny, kartu si musíte doplnit sami (nebo pohyb smazat). Také je možné, že neexistuje převod jednotky suroviny na jednotku cílové karty, nebo je surovina v receptu uvedena s nulovým množstvím, takže nepůjde vytvořit nulový pohyb. V těchto případech se chybné řádky podbarví červeně a musí se opravit před uložením výdejky.

[Výstraha]Výstraha

Při normování se mohou vyskytnout suroviny v různých jednotkách, pro které neexistuje převod. V takové situaci se surovina objeví ve výsledku vícekrát s různou jednotkou. Případné seskupení je následně nutné provést manuálně.

[Důležité]Důležité

Pro pohodlné vytváření výdejky je důležité, aby byly suroviny použité v receptech dobře provázané se skladovými kartami, nejlépe jednoznačně.

Okno úpravy porcí pro normování

1

Strom pro výběr druhu

2

Jídelníček vybraného druhu a dne

3

Počty porcí pro spotřební normy a chody

4

Tisk normování

5

Tvorba výdejky

Obrázek 11.12. Okno úpravy porcí pro normování


11.6. Látky nebo produkty vyvolávající alergie nebo nesnášenlivost

  1. Obiloviny obsahující lepek, konkrétně: pšenice, žito, ječmen, oves, špalda, kamut nebo jejich hybridní odrůdy a výrobky z nich, kromě:

    1. glukózových sirupů na bázi pšenice, včetně dextrózy1;

    2. maltodextrinů na bázi pšenice1;

    3. glukózových sirupů na bázi ječmene;

    4. obilovin použitých k výrobě alkoholických destilátů, včetně ethanolu zemědělského původu

  2. Korýši a výrobky z nich

  3. Vejce a výrobky z nich

  4. Ryby a výrobky z nich, kromě:

    1. rybí želatiny použité jako nosič vitaminových nebo karotenoidních přípravků;

    2. rybí želatiny nebo vyziny použité jako čiřicí prostředek u piva a vína

  5. Jádra podzemnice olejné (arašídy) a výrobky z nich

  6. Sójové boby a výrobky z nich, kromě:

    1. zcela rafinovaného sójového oleje a tuku1;

    2. přírodní směsi tokoferolů (E306), přírodního d–alfa tokoferolu, přírodního d–alfa–tokoferol–acetátu, přírodního d–alfa–tokoferol–sukcinátu ze sóji;

    3. fytosterolů a esterů fytosterolů získaných z rostlinných olejů ze sóji;

    4. esteru rostlinného stanolu vyrobeného ze sterolů z rostlinného oleje ze sóji

  7. Mléko a výrobky z něj (včetně laktózy), kromě:

    1. syrovátky použité k výrobě alkoholických destilátů, včetně ethanolu zemědělského původu;

    2. laktitolu

  8. Skořápkové plody, konkrétně: mandle (Amygdalus communis L.), lískové ořechy (Corylus avellana), vlašské ořechy (Juglans regia), kešu ořechy (Anacardium occidentale), pekanové ořechy (Carya illinoinensis (Wangenh.) K. Koch), para ořechy (Bertholletia excelsa), pistácie (Pistacia vera), makadamie (Macadamia ternifolia) a výrobky z nich, kromě ořechů použitých k výrobě alkoholických destilátů, včetně ethanolu zemědělského původu

  9. Celer a výrobky z něj

  10. Hořčice a výrobky z ní

  11. Sezamová semena a výrobky z nich

  12. Oxid siřičitý a siřičitany v koncentracích vyšších než 10 mg/kg nebo 10 mg/l, vyjádřeno jako celkový SO2 , které se propočítají pro výrobky určené k přímé spotřebě nebo ke spotřebě po rekonstituování podle pokynů výrobce

  13. Vlčí bob (lupina) a výrobky z něj

  14. Měkkýši a výrobky z nich

1A výrobky z nich, pokud zpracování, kterým prošly, nezvyšuje úroveň alergenicity, kterou úřad stanovil pro příslušný základní produkt.

Kapitola 12. Modul SpoKoš

12.1. Úvod

Jídelny spadající pod školní stravování jsou vázány vyhláškou č. 107/2005 o školním stravování, která reguluje, kolik mají strávníci dostávat v potravě živin rozdělených do stanovených výživových kategorií. Výpočet Spotřebního koše slouží k zobrazení orientačních hodnot průběhu plnění norem v zadaném období.

12.2. Spotřební normy

Vyhláška o školním stravování určuje normy vzhledem k daným věkovým kategoriím - ty jsou v programu označovány písmeny A až F a mluvíme o nich jako o Spotřebních normách, protože pro každou je stanovena jiná předepsaná spotřeba.

Označení normyVěkové rozmezí
A7 - 10
B11 - 14
C15 - 18
D3 - 6

Tabulka 12.1. Tabulka spotřebních norem


Dále jsou přidány další dvě speciální spotřební normy:

  • E - pro děti v MŠ ve věku nad 6 let (7-10). Výživové hodnoty jsou nastaveny podle normy D o 10% zvýšené kromě kategorií Mléko a Ovoce (podle doporučení Ing. Ludmily Věříšové, CSc. uveřejněného ve věstníku školního stravování, SPV).

  • F - pro děti v jeslích ve věku do 3 let. Výživové hodnoty nejsou stanoveny (jsou nulové).

12.3. Tabulky spotřebního koše

Přidělení hodnot výživových norem ke kategoriím spotřebních normem ve Spotřebním koši je ve vyhlášce rozděleno do podtabulek, kde se každá vztahuje k jiné množině časů jídla. Kvůli rozlišení hodnot, kterými se má výpočet spotřebního koše řídit, je ke každé skupině strávníků, která se započítává do spotřebního koše, přidělen identifikátor jedné tabulky spotřebního koše.

Tabulky, které nezohledňují výživu na celý den, jsou ohodnoceny koeficientem daným součtem koeficientů přidělených podle vyhlášky k jednotlivým časům jídla:

Čas jídlaČást denní výživové dávky
Snídaně18%
Přesnídávka15%
Oběd35%
Odpolední svačina10%
Večeře22%

Tabulka 12.2. Tabulka koeficientů časů jídel


Na základě vyhlášky jsou stanoveny tyto tabulky spotřebního koše:

  • Přesnídávka, oběd, svačina (MŠ) - 60% denní dávky

  • Oběd (ZŠ) - 35% denní dávky

  • Celý den (DD) - 100% denní dávky

  • LOV - Přesnídávka, oběd, svačina (MŠ) - 60% denní dávky

  • LOV - Oběd (ZŠ) - 35% denní dávky

  • LOV - Celý den (DD) - 100% denní dávky

12.4. Nastavení spotřebního koše

Pro započítání strávníků do spotřebního koše je potřeba nastavit relevantním skupinám strávníků příznak Započítat do spokoše a určit Tabulku spokoše, kterou se bude výpočet řídit. Je vhodné, aby koeficient vybrané tabulky spotřebního koše odpovídal součtu koeficientů denní spotřeby časů jídla, ke kterým strávníci dané skupiny vytvářejí objednávky. V opačném případě bude procentuální hodnota plnění norem příslušným způsobem vychýlena.

Pokud máme např. jako skupinu strávníků děti v mateřské školce, budeme pro ně potřebovat počítat spotřební koš. Proto u této skupiny strávníků nastavíme příznak Započítat do spokoše a do kolonky Použít výživové normy pro se nastaví možnost Přesnídávka, oběd, svačina (MŠ) (viz 4.14 – „Okno skupiny strávníků“). Nastavení tabulky výživových norem předpokládá, že budou příslušně nastaveny časy jídla, která strávníci dané skupiny odebírají. V našem příkladu to budou časy přesnídávka, oběd a svačina, které budou mít správně nastavené koeficienty denní spotřeby (viz 12.2 – „Tabulka koeficientů časů jídel“). Nemusí to být přímo tyto časy, hlavní je, aby součet koeficientů denní spotřeby těchto časů odpovídal danému koeficientu tabulky spotřebního koše. Pro náš případ stačí jediný čas jídla, který bude mít koeficient 60%, tedy 0,6.

Pro započítání skutečné spotřeby musí být u skladových karet nastavené správné zatřídění do spotřebního koše a jednotka karty musí mít stanovený přepočet na gramy. Vyskladněné zboží musí být dále správně zapsáno ve výdejkách příslušných dní.

Pokud potřebujete počítat výsledky spotřebního koše pro nezávislé skupiny strávníků, nastavte si podle toho více podvýdejek v okně podvýdejek. Vazbu na tyto podvýdejky potom nastavte u skupiny strávníků a u pohybů výdejky.

12.5. Okno výběru kategorie spotřebního koše

Slouží k určení kategorie spotřebního koše a koeficientu kvality pro skladovou kartu.

Vybírá se nejprve hlavní kategorie, poté podkategorie náležící do hlavní kategorie. Podkategorie má předvyplněný koeficient - ten pak stanovuje podíl náležení dané karty ke kategorii spotřebního koše (tímto koeficientem se násobí množství v pohybu dané karty na výdejce pro zjištění spotřeby této kategorie).

Okno výběru kategorie spotřebního koše

1

Výběr hlavní kategorie spotřebního koše

2

Výběr podkategorie spotřebního koše

3

Panel akcí

Obrázek 12.1. Okno výběru kategorie spotřebního koše


12.6. Okno zadání spotřebního koše

Umožňuje nastavit parametry výpočtu spotřebního koše - období pro výpočet a počty vydaných porcí pro jednotlivé kombinace objektů Čas jídla - Podvýdejka - Skupina strávníků.

Okno zadání spotřebního koše

1

Počáteční datum období pro výpočet

2

Koncové datum období pro výpočet

3

Vyplní tabulku počtů porcí podle objednávek strávníků v zadaném období

4

Zobrazí v tabulce i ve výpočtu smazané časy jídla (může být potřeba pro historický výpočet)

5

Časy jídla, ke kterým se počty objednávek vztahují - ke každému času jsou v tabulce řádky pro všechny podvýdejky

6

Sloupec se součty počtů porcí každého řádku (kombinace Čas jídla - Podvýdejka)

7

Řádek se součty počtů porcí každé skupiny strávníků

8

Sloupec pro výběr jednotlivých podvýdejek na tisk

9

Sloupec pro výběr do celkové sumace na poslední stránce tisku.

10

Vytiskne spotřební koš

11

Panel akcí

Obrázek 12.2. Okno zadání spotřebního koše


[Výstraha]Výstraha

Změna možnosti Započítat smazané časy jídla vyvolá znovuvytvoření tabulky, což způsobí smazání zadaných počtů porcí a zaškrtlých řádků Jednotlivě Sumace.

Po stisku tlačítka Načti počty se buňky tabulky počtů porcí vyplní počty objednaných jídel podle zadaného období.

[Poznámka]Poznámka

Při otevření okna je rozsah vstupních dat nastaven na datum poslední výdejky a všechny předcházející dny toho měsíce.

Tabulka je rozdělená na sloupce určující skupiny strávníků a řádky odpovídající kombinacím podvýdejky a času jídla, ke kterým se objednávky vztahují.

Počty porcí lze upravovat po dvojkliku na jednotlivé buňky tabulky. Upravené počty se průběžně projevují v celkových součtech řádků i sloupců.

Zaškrtávací políčka ve sloupcích Jednotlivě a Sumace určují, jaká data se objeví na tisku. Řádky označené Jednotlivě stanovují podvýdejky, pro které se má provést oddělený výpočet se zobrazením na jednotlivých stránkách. Zároveň se ve výpočtu zohledňují pouze počty porcí zadané k příslušným časům jídla. Řádky označené pro Sumaci se zpracují stejně jako pro jednotlivé výdejky, ale vytvoří se jen jedna souhrnná stránka.

[Tip]Tip

Zaškrtávací políčka v posledním řádku sloupců Jednotlivě a Sumace zaškrtnou nebo zruší zaškrtnutí všech políček v celém sloupci.

12.7. Výpočet Spotřebního koše

Samotný výpočet se spustí vytvořením náhledu tiskové sestavy. Sestava obsahuje stránky pro jednotlivé podvýdejky a jednu sumační stránku. Do spotřebního koše každé podvýdejky se započítají všechny objednávky zapsané v tabulce počtů v řádcích příslušné podvýdejky, které jsou zaškrtnuté ve sloupečku Jednotlivě (sečtou se počty ze všech vybraných časů jídel). Analogicky zaškrtlé řádky ve sloupečku Sumace se započítají do poslední stránky sumace.

Výpočet spokoše se skládá ze dvou částí

  • Výpočet skutečné spotřeby: výdajové pohyby na skladě v zadaném období se převedou na gramy, rozdělí se do skupin daných podvýdejkou a kategorií spokoše, vynásobí se koeficientem kvality dané kategorie a zmenší se o případnou korekci.

  • Výpočet předepsané spotřeby: pro každou skupinu strávníků se najde tabulka nastavená v celém časovém rozsahu výpočtu (pokud se najdou nespojitosti, zobrazí se sestava s výpisem změn v průběhu času). Z této tabulky se ke každé kategorii spotřebního koše vezme příslušná normovaná hodnota pro jednu porci, vynásobí se zadaným počtem porcí a koeficientem části dne, který je podílem koeficientu denní spotřeby příslušného času jídla a koeficientu tabulky spokoše (viz nastavení spotřebního koše).

Každá stránka tiskové sestavy obsahuje dvě tabulky

  • První sumarizuje počty vydaných (objednaných) porcí pro jednotlivé kategorie spotřebních norem

  • Druhá obsahuje samotné normy podle vyhlášky a jejich plnění. Všechny hodnoty jsou hmotnosti v gramech. Každý řádek odpovídá jedné kategorii, ve sloupečcích jsou nejprve rozepsané předepsané normativy hmotností pro jednotlivé spotřební normy (velikosti porcí), jejich celkový součet (kolik mělo být v kategorii spotřebováno) a následně skutečná spotřeba. Poslední sloupeček ukazuje procentuální plnění normy v dané kategorii.

Kapitola 13. Modul Automatizovaný jídelní systém

13.1. Úvod

Automatizovaný Jídelní Systém poskytuje funkce, které

  • Zefektivňují práci (nahrazuje stříhání a počítání stravenek elektronickými identifikačními médii)

  • Zpřesňují kontrolu výdeje stravy (nezaplacený, již vydaný nebo odhlášený oběd nemůže být vydán)

  • Dávají užitečné údaje pro chod jídelny (průběžné počty vydaných porcí, kdo opakovaně neodebírá stravu, …)

  • Poskytuje větší komfort strávníkům (výběr jídel, automatizované odhlašování)

[Výstraha]Výstraha

Nastavení a instalace AJS vyžaduje širší technické znalosti a doporučujeme ji samostatně provádět pouze zkušeným uživatelům. Nepovažujete-li se za zkušeného uživatele, obraťte se na naše servisní techniky, kteří vám s instalací i nastavením ochotně pomohou.

13.2. Přehled funkcí AJS

Základní funkčnost modulu obsahuje funkce pro sledování vydávání stravy ( Vydané porce dle druhu a Přehled nevydaných porcí), funkce pro manipulaci s identifikačními médii ( Sklad IDM) a funkce pro práci se žolíky ( Vracení, Výmaz evidence a Přehled nevrácených).

Ostatní funkce AJS jsou určeny pro výměnu dat mezi Kanceláří a vzdálenými součástmi systému (objednávky, výdej, internetové objednávky - iAJS). AJS podporuje různá provedení výdeje stravy a objednávání.

Výdej lze realizovat třemi způsoby:

Výdejní PC připojené do počítačové sítě

Výdej se provádí pomocí aplikace Výdej přímo připojené do sítě spolu s kanceláří - v tomto případě není nutné provádět přenosy dat.

Výdejní PC, které ale není zapojeno v počítačové síti

Výdej se provádí pomocí aplikace Výdej na samostatném počítači - v tomto případě je nutné provádět výměnu dat pomocí Exportu pro vzdálený výdej a objednávky a Importu ze vzdáleného výdeje a objednávek.

Terminály Láf - online

Výdej probíhá pomocí elektronických terminálů od firmy Láf, připojených k PC se specializovanou aplikací a připojené do počítačové sítě. Podrobněji viz část Láf online.

Terminály Láf - offline (starší verze)

Výdej probíhá pomocí elektronických terminálů od firmy Láf, které ale přímo nekomunikují s aplikací Jídelna - zde se výměna dat provádí pomocí Exportu pro terminály a Importu z terminálů.

Pro komunikaci s objednávkovými PC jsou určeny funkce Export pro vzdálený výdej a objednávky a Import ze vzdáleného výdeje a objednávek.

13.3. Nastavení AJS

Veškeré nastavení AJS se provádí v okně Nastavení AJS, ke kterému se dostanete v menu SystémNastaveníAutomatizovaného jídelního systému.

Nejdůležitější položkou zde je nastavení typu AJS - tato položka musí být nastavena před zahájením práce s modulem AJS. Z nabízených možností vyberte tu, která odpovídá vaší konfiguraci výdeje a objednávek: pokud je výdej řešen výdejními PC s nainstalovaným programem Výdej OnLine, zvolte možnost "Barda - Výdej OnLine". Pokud používáte terminály firmy EC Elektronik, zvolte možnost "EC - terminály". Pokud používáte terminály firmy Láf, zvolte jednu ze zbylých dvou možností podle toho, zda terminály používáte pouze pro výdej nebo i pro objednávky.

Pokud používáte terminály Láf, je dále potřeba vybrat, zda používáte komunikaci online (novější verze) či ne (starší verze).

V případě používání terminálů firmy Láf offline je dále potřeba nastavit cestu k adresáři s obslužným softwarem terminálů. Typické umístění je C:\VYDEJ, ale vaše konkrétní umístění se může lišit. Pokud toto umístění nevíte, obraťte se na servisního technika.

Nastavení typu AJS také ovlivňuje chování exportu pro terminály a dostupnost některých položek v menu Automatizovaný jídelní systém:

  • Láf - terminály, pouze výdej: umožňuje při exportu pro terminály exportovat i strávníky, kteří mají více objednaných porcí.

  • Láf - terminály, výdej i objednávky: při exportu pro terminály bude proveden pouze export strávníků, kteří mají vždy objednánu nejvýše jednu porci. Toto omezení je dáno vlastnostmi terminálů Láf, které podporují objednávky pouze jedné porce na den.

  • Barda - Výdej OnLine: znepřístupní volby exportu pro terminály a importu z terminálů. Výdej bude prováděn přes výdejová PC.

Ostatní nastavení již ovlivňují pouze dílčí funkce AJS.

Okno Nastavení AJS

1

Při vydávání na žolík z modulu strávník probíhá kontrola strávníkových peněz oproti povolenému debetu u skupiny strávníků, do které patří. Toto nastavení určuje, která hodnota se pro toto porovnání použije, přičemž se bere v potaz nastavení povoleného debetu skupin.

2

Pokud je zaškrtnuté, budou při vydávání stravy z modulu strávník zaznamenávána čísla vydaných žolíků a bude možné provádět a sledovat jejich vracení.

3

Výchozí cena (s DPH), která bude nabídnuta při vydávání identifikačních médií strávníkům.

6

Nastavuje typ čtečky, který používají aplikace Výdej a Objednávky.

4

Má smysl pouze při používání terminálů Láf. Udává cestu k obslužnému softwaru pro tyto terminály.

5

Panel akcí

Obrázek 13.1. Okno Nastavení AJS


13.4. Používání online komunikace s terminály Láf

Online komunikace je preferovaným způsobem používání terminálů firmy Láf. Při online komunikaci se všechny změny provedené na terminálech okamžitě projeví v aplikaci Jídelna. Není-li aplikace spuštěna, projeví se změny ihned po prvním spuštění. Ve většině případů se také všechny změny provedené v aplikaci Jídelna okamžitě projeví na terminálech - podrobněji viz níže.

Pro základní výdej není nutné provádět žádné přenosy dat. Pro sledování konta (dluhu) strávníků při výdeji a pro komunikaci s objednávkovými terminály je potřeba provádět přípravu dat pro terminály z okna Export pro terminály. Export stačí provádět jednou denně před prvním výdejem. Jakékoliv další změny provedené v průběhu dne u jednotlivých strávníků (tj. z okna strávníka) se okamžitě po uložení promítnou na výdejních terminálech. V případě použití hromadných úprav objednávek je potřeba provést přípravu dat znovu, jinak se změny v terminálech neprojeví.

Pokud není příprava dat pro terminály provedena, budou výdejní terminály fungovat naprosto bez problémů, pouze nebudou ukazovat aktuální stav konta (dluhu). Data pro objednávkové terminály obsahují informace o objednávkách na 30 dní dopředu. Objednávkové terminály jsou tedy schopny několik dní pracovat i bez provedené přípravy dat, budou ale obsahovat zastaralé informace (objednávky provedené v terminálech se ale v terminálech projeví).

[Poznámka]Poznámka

Online komunikace s terminály Láf vyžaduje, aby všechny časy jídla měly správně nastaven čas výdeje. O nastavení časů jídel viz 11.3.2 – „Okno nastavení časů, druhů a chodů jídel“. Určení času jídla, který terminály považují za aktuální (pro který jsou prováděny výdeje a objednávky) probíhá následujícím způsobem:

  1. Pokud má právě probíhat výdej nějakého času jídla, bere se tento jako aktuální, pokud ne, tak

  2. pokud má začít výdej nějakého času jídla nejpozději za 30 minut, považuje se tento za aktuální, pokud ne, tak

  3. pokud tento den již nějaký výdej proběhl, vezme se ten, který začal nejpozději jako aktuállní.

13.5. Export do terminálů

[Poznámka]Poznámka

Export do terminálů je třeba provádět pouze při použití offline komunikace s terminály Láf a při terminálech EC.

Export se provádí pomocí okna Export pro terminály, které je dostupné v menu SystémAutomatizovaný jídelní systémExport pro terminály. Pro správnou funkčnost je třeba mít správně nastavenou cestu k obslužnému softwaru terminálů (viz Okno nastavení AJS).

Exportuje se vždy pro výdej na všechny časy jídla a pro jedno konkrétní datum (které nastavte v horní části okna). Takže pro všechny časy jídla v rámci jednoho dne se export provádí najednou. Pokud máte nastaveno používání terminálů i pro objednávky (viz Okno nastavení AJS), pak se vždy zároveň automaticky exportují i objednávky na 30 dní dopředu od zvoleného data.

Export zahájíte stiskem tlačítka Export. O průběhu budete informováni ukazatelem a informačními texty. Po dokončení můžete okno zavřít.

[Výstraha]Výstraha

Pokud používáte terminály pro výdej i objednávky, budou exportování pouze strávníci, kteří mají u sebe nejvýše jedno identifikační médium a kteří mají v následujících 30 dnech od zadaného data vždy objednanou maximálně jednu porci. Z důvodu technických omezení terminálů nelze provádět objednávky víc porcí nebo používat více identifikačních médií.

[Výstraha]Výstraha

Pokud používáte terminály pouze pro výdej, budou vyexportováni i strávníci s více porcemi, ovšem pouze za předpokladu, že mají aspoň tolik identifikačních médií, kolik mají objednaných porcí.

13.6. Import z terminálů

[Poznámka]Poznámka

Import z terminálů je třeba provádět pouze při použití offline komunikace s terminály Láf a při terminálech EC.

Import se provádí pomocí okna Import z terminálů, které je dostupné v menu SystémAutomatizovaný jídelní systémImport z terminálů. Pro správnou funkčnost je třeba mít správně nastavenou cestu k obslužnému softwaru terminálů (viz Okno nastavení AJS).

V okně nastavte stačí stisknout tlačítko Importovat. O průběhu budete informováni ukazatelem a informačními texty. Po dokončení můžete okno zavřít.

[Výstraha]Výstraha

Datum a čas změny objednávek provedených přes objednávkové terminály se nastavuje jako datum a čas provedení importu z těchto terminálů do programu Jídelna. Tento časový údaj je zároveň rozhodující při porovnávání s objednávkami pořízenými mimo terminály (například z internetu) - platný bude záznam s pozdějším časovým údajem.

13.7. Export pro výdej a objednávky

[Poznámka]Poznámka

Export pro výdej a objednávky je třeba provádět pouze při použití aplikace Výdej či Objednávky na samostatném počítači (offline).

Export dat se provádí pomocí okna "Export pro výdej a objednávky", které je dostupné v menu SystémAutomatizovaný jídelní systémExport pro vzdálený výdej a objednávky. Stačí vybrat umístění (adresář), kam bude export proveden, a stisknout tlačítko Vybrat. V zadaném umístění bude vytvořen soubor s názvem export-vydej-objednavky.zip s vyexportovanými daty.

13.8. Import z výdeje a objednávek

[Poznámka]Poznámka

Import z výdeje a objednávek je třeba provádět pouze při použití aplikace Výdej či Objednávky na samostatném počítači (offline).

Import dat se provádí pomocí okna "Import z výdeje a objednávek", které je dostupné v menu SystémAutomatizovaný jídelní systémImport ze vzdáleného výdeje a objednávek. Stačí vybrat XML soubor, který má být importován, a stisknout tlačítko Vybrat.

13.9. Okno vydaných porcí dle druhu

Zobrazí přehled počtů vydaných a ještě nevydaných porcí pro každou skupinu strávníků a každý druh jídla. Tuto tabulku lze vytisknout. Okno lze vyvolat z menu SystémAutomatizovaný jídelní systémVydané porce dle druhu.

Okno vydané porce podle druhu

1

Datum, pro které je tabulka vygenerována

2

Čas jídla, pro které je tabulka vygenerována

3

Pokud je zaškrtnuto, v nabídce časů jídel budou zahrnuty i časy jídla, které byly někdy v minulosti smazány.

4

Pokud je zaškrtnuto, v tabulce budou zahrnuty i skupiny strávníků, které jsou již smazané. To může mít smysl například při zkoumání přehledu k datu v minulosti.

5

Zobrazuje součty příslušných sloupců.

6

Zobrazuje součty příslušných řádků. Sčítají se pouze nevydané porce.

7

Tabulka záznamů

8

Panel akcí

Obrázek 13.2. Okno vydané porce podle druhu


13.10. Okno přehledu nevydaných porcí

Zobrazí přehled ještě nevydaných porcí pro dané datum a čas jídla. V případě používání Výdeje OnLine zobrazuje vždy aktuální stav, při používání terminálů nebo Výdeje offline zobrazený přehled závisí na provedených importech. Tento přehled lze vytisknout. Okno lze vyvolat z menu SystémAutomatizovaný jídelní systémPřehled nevydaných porcí.

Okno Přehled nevydaných porcí

1

Datum, pro které je tabulka vygenerována

2

Čas jídla, pro které je tabulka vygenerována

3

Pokud je zaškrtnuto, v nabídce časů jídel budou zahrnuty i časy jídla, které byly někdy v minulosti smazány.

4

Odhlásí porce, které jsou vybrané v tabulce.

5

Odhlásí všechny porce uvedené v tabulce.

6

Panel filtrace

7

Tabulka záznamů

8

Panel akcí

Obrázek 13.3. Okno Přehled nevydaných porcí


13.11. Okno přehledu strávníků bez objednané stravy

Zobrazí přehled strávníků, kteří nemají pro dané datum a čas jídla žádné objednané porce. Tento přehled lze vytisknout. Okno lze vyvolat z menu SystémAutomatizovaný jídelní systémStrávníci bez objednané stravy.

Okno Přehled strávníků bez objednané stravy

1

Datum, pro které je tabulka vygenerována

2

Čas jídla, pro které je tabulka vygenerována

3

Pokud je zaškrtnuto, v nabídce časů jídel budou zahrnuty i časy jídla, které byly někdy v minulosti smazány.

4

Panel filtrace

5

Tabulka záznamů

6

Panel akcí

Obrázek 13.4. Okno Přehled strávníků bez objednané stravy


13.12. Okno skladu IDM

Okno lze vyvolat z menu SystémAutomatizovaný jídelní systémSklad IDM.

Zobrazuje přehled identifikačních médií spolu s jejich stavy (Vydané/Ztracené/Skladem) a umožňuje manipulaci s nimi. Pokud již byly naskladněny (případně vydány), budou v seznamu zahrnuty i žolíky (rozlišit je lze sloupcem "Žolík"). Seznam lze filtrovat a tisknout. Přehled v tabulce ukazuje aktuální stavy médií. Pro zobrazení stavů z historie existují dvě možnosti - zobrazení historie vybraného strávníka a zobrazení historie vybraného média.

[Výstraha]Výstraha

U některých stavů může být uvedeno datum pohybu 1.1.1970. Tyto záznamy vznikají při importu dat z předchozí verze programu, pokud v původních datech datum chybělo. Taktéž se může stát, že importované stavy se stejným datem jsou chybně seřazené. Zde se opět jedná o problém předchozí verze programu a u záznamů pořízených v nové verzi programu již bude pořadí seřazeno správně.

[Výstraha]Výstraha

Hodnota sloupce "Cena pohybu" se zkopíruje z pokladního dokladu v době jeho pořízení. Případné pozdější změny částky na příslušném dokladu zde nebudou reflektovány.

Okno Sklad IDM

1

Celkový počet IDM v jednotlivých stavech. Zobrazená hodnota nezáleží na nastaveném filtru.

2

Úplně vymaže záznam o daném IDM i s jeho kompletní historií.

3

Zobrazí okno se seznamem médií (a s příslušnými stavy), které v historii byly přiřazené vybranému strávníkovi. Okno také umožňuje tento seznam vytisknout.

4

Zobrazí okno s kompletní zaznamenanou historií stavů, které se vážou k vybranému médiu. Okno také umožňuje tento seznam vytisknout.

5

Nastaví označenému IDM stav "Ztracené". Lze provést ze stavu "Vydané" i ze stavu "Skladem".

6

Nastaví označenému IDM stav "Skladem". Lze provést ze stavu "Vydané" i ze stavu "Ztracené".

7

Po zvolení této akce bude program vyčkávat na přiložení čipu ke čtečce. Po načtení se pro dané IDM ihned zobrazí okno s historií stavů načteného IDM.

8

Panel filtrace

9

Tabulka záznamů, ve které jsou uvedena všechna evidovaná identifikační média spolu s jejich aktuálním stavem. Zobrazený vlastník, datum a cena pohybu se vážou k tomuto aktuálnímu stavu.

10

Panel akcí

Obrázek 13.5. Okno Sklad IDM


13.13. Vracení žolíků

Umožňuje vrácení žolíků na sklad postupným zadáváním jejich čísel odděleným klávesou ENTER. Při použití čtečky karet stačí žolíky jeden po druhém protahovat čtečkou. Ukončení zadávání se provádí zadáním prázdného políčka nebo zavřením okna.

13.14. Vymazání evidence

Provede hromadné vrácení všech vydaných žolíků na sklad.

13.15. Okno přehledu nevrácených žolíků

Okno lze vyvolat z menu SystémAutomatizovaný jídelní systémPráce se žolíkyPřehled nevrácených.

Tabulka, ve které jsou uvedeny všechny nevrácené žolíky, které byly vydány v zadaném období. Přehled lze vytisknout.

Okno Přehled nevrácených žolíků

1

V tabulce budou zobrazeny pouze žolíky vydané po zde uvedeném datu včetně.

2

V tabulce budou zobrazeny pouze žolíky vydané do zde uvedeného data včetně.

3

Panel filtrace

4

Tabulka záznamů

5

Panel akcí

Obrázek 13.6. Okno Přehled nevrácených žolíků


13.16. Okno exportu pro terminály

Okno lze vyvolat z menu SystémAutomatizovaný jídelní systémExport pro terminály.

Zde se provádí export strávníků a jejich objednávek na další dny pro výdejové a objednávkové terminály Láf a EC. Export je u Láf terminálu prováděn přímo do adresáře s obslužným softwarem k terminálům (viz Nastavení AJS). Export do EC terminálu se děje přímo do připojených terminálů.

Toto okno se také používá k přípravě dat při online komunikaci s terminály Láf (viz 13.4 – „Používání online komunikace s terminály Láf“).

[Výstraha]Výstraha

Při exportu se používají IDM aktuální k datu zpracování. Změna IDM (dnes) se tedy neprojeví, když je jako datum zpracování nastaveno datum v minulosti.

Okno Export pro terminály

1

Datum, pro které bude proveden export dat.

2

Čas jídla, pro které bude proveden export.

3

Zde jsou po zahájení exportu zobrazovány informace o probíhajícím exportu.

4

Zahájí export.

5

Zavře okno.

Obrázek 13.7. Okno Export pro terminály


[Výstraha]Výstraha

Z důvodu technických omezení terminálů nelze exportovat všechny možnosti objednávání stravy podporované programem Jídelna 2017. Tato omezení se ještě liší při použití terminálů pouze pro výdej nebo při jejich použití i pro objednávání stravy (viz Nastavení AJS).

Při použití terminálů pro výdej i objednávky budou vyexportováni pouze strávníci, kteří mají přiřazeno právě jedno IDM a mají vždy objednánu nejvýše jednu porci.

Při použití terminálů pouze pro výdej budou navíc vyexportováni i strávníci, kteří mají na aktuální (výdejní) datum a čas jídla nejvýše tolik objednávek, kolik mají přiřazených IDM. Tato IDM budou postupně přiřazena jednotlivým porcím. Například pokud má daný strávník tři IDM a dvě objednané porce, bude mu na první IDM přiřazena první porce, na druhé IDM druhá porce a třetí IDM bude vyexportováno se stavem neobjednáno.

[Výstraha]Výstraha

Při prekročení kapacity terminálu se terminál chová nedefinovaně). Před exportem si skontrolujte Omezení používaného HW.

13.17. Okno importu z terminálů

Okno lze vyvolat z menu SystémAutomatizovaný jídelní systémImport z terminálů.

Zde se provádí import dat z výdejových a objednávkových terminálů Láf. Import dat je prováděn přímo z adresáře s obslužným softwarem k terminálům (viz Nastavení AJS).

Okno Import z terminálů

1

Čas jídla, který obsahují importovaná data.

2

Po zahájení importu se zde zobrazují informace o průběhu operace.

3

Zahájí import dat.

4

Zavře okno.

Obrázek 13.8. Okno Import z terminálů


13.18. Okno Přidat IDM

Okno lze vyvolat z modulu Strávník, konkrétně volbou Přidat IDM v Okně strávníka.

Pokud používáte kartičky s čárovým kódem (EAN8), můžete číslo načíst buď protažením kartičky čtečkou nebo zadáním čtyř číslic vytištěných na kartě. Ve druhém případě budou zbylé čtyři číslice automaticky dopočítány.

V případě, že používáte bezkontaktní média, můžete buď opět zadat všechny číslice ručně nebo lze provést načtení čísla čtečkou, kterou je však v tomto případě nutno aktivovat akcí 2.

Okno Přidat IDM

1

Zde se píše číslo nového IDM, případně sem bude dosazeno číslo načtené ze čtečky.

2

Aktivuje čtečku IDM, ke které potom stačí přiložit čip, jehož číslo má být načteno.

Obrázek 13.9. Okno Přidat IDM


Kapitola 14. Modul Docházka

14.1. Úvod

Docházka poskytuje funkce, které

  • Zefektivňují práci s evidencí docházky

  • Umožnují kontrolovat průchody určenými dveřmi

  • Poskytují možnost kontrolovat, v jaký den a jaký čas bude průchod povolen

  • Nabízí evidenci lidí, kteří jsou právě v budově

[Výstraha]Výstraha

Nastavení a instalace docházkových terminálů vyžaduje širší technické znalosti a doporučujeme ji samostatně provádět pouze zkušeným uživatelům. Nepovažujete-li se za zkušeného uživatele, obraťte se na naše servisní techniky, kteří vám s instalací i nastavením ochotně pomohou.

[Varování]Varování

Jedná se pouze o systém kontroly docházky a omezení přístupu, nejedná se o zabezpečovací zařízení.

14.1.1. Vysvětlení pojmů

Zámek

Zámek reprezentuje dveře v budově, kterým je možné přiřadit práva povolení průchodu pro osobu docházky a ze kterých je možné zjistit, které osoby jimi procházely.

Plášťový zámek

Plášťový zámek je zámek, který reprezentuje vchodové dveře, t.j. průchod tímto zámkem je příchodem/odchodem do/z budovy.

Reverzní zámek

Reverzní zámek je zámek, který se při výpadku proudu otevře. Jinými slovy terminál zámku je aktivní a spotřebovává proud, když je zamčen.

Úvazek

Úvazek reprezentuje pracovní dobu osoby docházky, která se používá při generování tisku docházky, aby bylo možné spočítat například rozdíl mezi očekávanou a skutečnou odpracovanou dobou.

Časová zóna

Hardwarové terminály zámků umožňují, aby povolení průchodu osoby docházky bylo omezeno jen na určitý čas. Přesněji umožňují určit časový interval v rámci dne a dny v týdnu, kdy je průchod povolen. Tento interval a dny v týdnu dávají dohromady časovou zónu.

Viz též Zámek.

Role docházky

Role docházky slouží jako zařazení osoby docházky a usnadňuje tak přiřazení povolení průchodu v daný čas pro více osob k danému zámku. Roli lze dále nastavit uvázek, ten se pak zkopíruje do osoby docházk ve chvíli, kdy je jí role přiřazena a nemá-li úvazek vyplněn.

Osoba docházky

Osoba docházky reprezentuje osobu, se kterou lze pracovat v modulu Docházka. Má přiřazenu právě jednu roli docházky. Lze ji nastavit pracovní úvazek.

Viz též Úvazek, Role docházky.

14.2. Založení zámku

Před založením zámku je potřeba mít založeny hardwarové terminály, viz 18.2 – „Terminály a převodníky“. Zámek lze založit v okně seznamzámků, viz 14.9 – „Okno seznam zámků“. Okno se otvírá z hlavního menu DocházkaZámky . Nový zámek lze vytvořit kliknutím na ikonku nový v panelu akcí, viz 1.10.2 – „Klávesové zkratky standardních akcí“. Tato akce otevře okno editace zámku, viz 14.11 – „Okno editace zámku“. Pro založení zámku je třeba vyplnit povinné položky - název, zkratka, terminál a pokud je terminál rozdělen i odchozí terminál.

14.3. Založení role docházky

Roli docházky lze založit v okně role docházky, viz 14.15 – „Okno seznam rolí docházky“. Okno se otvírá z hlavního menu DocházkaRole . Novou roli lze vytvořit kliknutím na ikonku nový v panelu akcí, viz 1.10.2 – „Klávesové zkratky standardních akcí“. Tato akce otevře okno editaci role docházky, viz 14.16 – „Okno editace role docházky“. Pro založení role docházky je třeba vyplnit její název.

14.4. Založení časové zóny

Časovou zónu lze založit v okně seznam časových zón, viz 14.12 – „Okno seznam časových zón“. Okno se otvírá z hlavního menu DocházkaČasové zóny . Novou časovou zónu lze vytvořit kliknutím na ikonku nový v panelu akcí, viz 1.10.2 – „Klávesové zkratky standardních akcí“. Tato akce otevře okno editaci časové zóny, viz 14.13 – „Okno editace časové zóny“. Pro založení časové zóny je třeba vyplnit její název.

[Poznámka]Poznámka

Časová zóna nesmí být z důvodu hardwarových omezení delší než 23:59. Pokud chcete povolit celý den, zadejte "0:00 - 23:59"

14.5. Založení osoby docházky

Osobu docházky lze založit v okně seznam osob docházky, viz 14.12 – „Okno seznam časových zón“. Okno se otvírá z hlavního menu DocházkaOsoby docházky . Novou osobu docházky lze vytvořit kliknutím na ikonku nový v panelu akcí, viz 1.10.2 – „Klávesové zkratky standardních akcí“. Tato akce otevře okno editaci osoby docházky, viz 14.18 – „Okno editace osoby docházky“. Pro založení osoby docházky je třeba zadat její jméno a přiřadit ji roli docházky.

Osobu docházky lze také založit v okně editace osob, které se otvírá (viz 14.29 – „Okno editace osoby“) při editování položky z adresář osob (viz 14.28 – „Okno adresář osob“). Ten lze otevřít z hlavního menu PřehledyAdresář osob . V panelu akcí okna editace osoby je tlačítkoOsoba docházky. To buď otevře editaci existující osoby doházky spojené s osobou nebo založí novou osobu docházky založenou na zvolené osobě.

14.6. Nastavení povolení průchodu

Povolení průchodů lze nastavit v okně povolení průchodu viz 14.23 – „Okno povolení průchod“. Okno se otvírá z hlavního menu DocházkaPovolení průchodu .

14.7. Nastavení nadřazených povolení

Nadřazená povolení lze nastavit v okně nadřazených povolení viz 14.24 – „Okno nadřazená povolení“. Okno lze vyvolat z menu DocházkaNadřazená povolení .

14.8. Synchronizace zámků

14.8.1. Export do zámků

Exportuje povolení průchodů a aktuální čas do zámků. Export se uskuteční ihned, bez čekání na další čas synchronizace.

[Důležité]Důležité

Bez exportu se u zámků nemusí projevit změny provedené v programu!

14.8.2. Import ze zámků

Okamžitě importuje seznam průchodů ze zámků, čím naplní všechny formuláře zobrazující průchody aktuálními daty. Import se provádí i automaticky - vždy, když je puštěná Jídelna v čase, který je uveden ve formulári 14.27 – „Okno editace času synchronizace“.

14.9. Okno seznam zámků

Okno lze vyvolat z menu DocházkaZámky .

Umožňuje přidávat, mazat a editovat zámky. Dále lze zámky filtrovat podle libovolného sloupce.

Editace nebo přidání zámku vyvolá okno editace zámků, viz 14.11 – „Okno editace zámku“

14.10. Okno seznam svátků

Okno lze vyvolat z menu DocházkaSvátky .

Zobrazuje svátky používané v docházce.

14.11. Okno editace zámku

Okno editace zámku (otevírá se z okna seznam zámků, viz 14.9 – „Okno seznam zámků“) slouží k vytváření a úpravězámků.

Zámek se váže na hardwarový terminál (viz 18.2 – „Terminály a převodníky“), proto je třeba mít nejdřív nějaký vytvořen. Některé terminály nepodporují rozlišování příchodů a odchodů. Pak je možné zámek rozdělit na dva terminály příchozí a odchozí, je potřeba mít pro každý z nich terminál v seznam terminálů (viz 18.7 – „Okno Seznam terminálů“). První terminál paký zapisuje příchody a druhý odchody.

Okno editace zámku

1

Uložení upraveného nebo nového zámku

2

Zobrazí seznam průchodů zámkem (viz 14.19 – „Okno seznam průchodů“)

3

Název zámku

4

Nastavuje jestli je zámek reverzní

5

Nastavuje jestli je zámek plášťový

6

Nastavuje jestli je zámek rozdělen na dva terminály (příchozí a odchozí) nebo ne

7

Název terminálu (příchozího terminálu pokud je zámek rozdělen)

8

Tlačítko pro výběr terminálu (příchozího terminálu pokud je zámek rozdělen)

9

Tlačítko pro výběr odchozího terminálu (aktivní pokud je zámek rozdělen)

10

Zkratka zámku, používá se jako pojmenování sloupců v okně povolení průchodů (viz 14.8.1 – „Export do zámků“) a v okně nadřazených povolení (viz 14.24 – „Okno nadřazená povolení“)

11

Název odchozího terminálu (aktivní pokud je zámek rozdělen)

Obrázek 14.1. Okno editace zámku


14.12. Okno seznam časových zón

Okno lze vyvolat z menu DocházkaČasové zóny .

Okno seznam časových zón

1

Tabulka se seznamem časových zón

2

Panel filtrace

3

Panel akcí

4

Nahrání dat do zámků - spustí export do zámků, viz 14.8.1 – „Export do zámků“.

5

Dny v týdnu, které časová zóna povoluje (zaškrtnuto). Jsou seřazeny od pondělí do neděle.

Obrázek 14.2. Okno seznam časových zón


14.13. Okno editace časové zóny

Okno editace časové zóny (otevírá se z okna seznam časových zón, viz 14.12 – „Okno seznam časových zón“). Slouží k vytváření a úpravě časových zón.

Okno editace časové zóny

1

Jméno časové zóny - jméno, které se objeví při výběru časové zóny v okně povolení průchodu, viz 14.23 – „Okno povolení průchod“.

2

Čas od kterého zóna povoluje průchod zámkem.

3

Čas do kterého zóna povoluje průchod zámkem.

4

Dny v týdnu, pro které časová zóna povoluje průchod zámkem.

5

Zaškrtávací pole povolující průchod v neděli, pokud je pole zaškrtnuto, je průchod v neděli povoleno, jinak ne.

Obrázek 14.3. Okno editace časové zóny


14.14. Panel editace úvazku

Panel sloužící ke změně úvazku role docházky nebo osoby docházky.

Panel editace úvazku

1

Začátek pracovní doby v pondělí

2

Konec pracovní doby v pondělí

3

Pracuje ve státní svátky - určuje, zda osoba docházky pracuje ve státní svátky, při určitém nastavení docházky (viz 14.25 – „Okno nastavení docházky“) ovlivňuje zda má osoba přístup zámkem přesto, že je státní svátek.

4

Data úvazku

5

Pomocný generátor - usnadňuje vyplnění úvazku tak, že vyplní buď všechny nebo pouze pracovní dny v týdnu zvoleným začátkem a koncem pracovní doby.

6

Zapíná předvyplnění pouze pracovních dnů.

7

Předvyplní úvazek z nastaných hodnot generátoru.

8

Začátek pracovní doby pro předvyplnění.

9

Konec pracovní doby pro předvyplnění.

Obrázek 14.4. Panel editace úvazku


14.15. Okno seznam rolí docházky

Okno lze vyvolat z menu DocházkaRole .

Nahrání dat do zámků - spustí export dozámků, viz 14.8.1 – „Export do zámků“.

14.16. Okno editace role docházky

Okno editace role docházky (otevírá se z okna role docházky, viz 14.15 – „Okno seznam rolí docházky“) slouží k vytváření a úpravě rolí docházky.

Název role - název role docházky. Nutné vyplnit před uložením.

Uvázek denně - kopíruje se do osoby docházky, při jejím zařazení, pokud ho již neměla nastaven. viz 14.14 – „Panel editace úvazku“.

14.17. Okno seznam osob docházky

Okno editace osoby docházky lze otevřít z menu DocházkaOsoby docházky .

Umožňuje spravovat seznam osob docházky a filtrovat dle libovolného ze sloupců.

Okno seznam osob docházky

2

Tabulka se seznamem osob docházky

3

Panel filtrace

1

Panel akcí

4

Zobrazí náhled tisku výkazu práce první označené osoby, viz 14.26 – „Tisk docházky“

Obrázek 14.5. Okno seznam osob docházky


14.18. Okno editace osoby docházky

Okno editace osoby docházky (otevírá se z okna seznam osob docházky, viz 14.17 – „Okno seznam osob docházky“.) slouží k vytváření a úpravě osob docházky.

Okno editace osoby docházky

1

Křestníjméno osoby docházky

2

Příjmení osoby docházky

3

Datum narození osoby docházky

4

Tlačítko pro vyhledání osoby, na které bude osoba docházky založena

5

Tlačítko pro zobrazení editace osoby, na které je osoba docházky založena, viz 14.29 – „Okno editace osoby“

6

Vyběrové pole obsahující vybranou roli docházky pro osobu docházky a umožňuje vybrat ze všech rolí.

7

Tlačítko pro zobrazení seznamu rolí docházky, který umožňí výběr role docházky, viz 14.15 – „Okno seznam rolí docházky“

8

Kontaktní telefon osoby docházky

9

Volba zda odesílat upozornění osoby o průchodu plášťovým zámkem na kontaktní telefon

10

Druhý kontaktní telefon osoby docházky

11

Volba zda odesílat upozornění osoby o průchodu plášťovým zámkem na druhý kontaktní telefon

12

Kontaktní e-mail osoby docházky

13

Volba zda odesílat upozornění osoby o průchodu plášťovým zámkem na kontaktní e-mail

14

Tlačítko pro zobrazení seznamu průchodů osoby docházky, viz 14.19 – „Okno seznam průchodů“

15

Panel akcí

Obrázek 14.6. Okno editace osoby docházky


Zasílat upozornění o průchodu - zaškrtnutím tohoto políčka u jednoho z telefonu, či u e-mailu zapnete odesílání upozornění o průchodu editovanou osobou libovolným plášťovým zámkem pomocí sms nebo e-mailu.

14.19. Okno seznam průchodů

Okno seznam průchodů lze otveřít z:

Umožňuje spravovat seznam průchodu osob docházky nebo zámku a filtrovat dle libovolného ze sloupců.

Okno seznam průchodů

1

Tabulka s průchody

2

Panel filtrace

3

Panel akcí

4

Tlačítko pro doplnění průchodů - doplní průchody osobám tak, aby se snáze tiskla docházka osoy, tlačítko je aktivní pouze pokud seznam zobrazuje průchody jedné osoby docházky

5

Editované průchody jsou zobrazeny s červeným podbarvením.

6

Průchody doplněné pomocí tlačítka doplnit průchody jsou podbarveny červeně.

Obrázek 14.7. Okno seznam průchodů


Tlačítko Doplnit průchody v panelu akcí slouží k doplnění neuplných dat o průchodech. Pokud si majitel čipu zapomene čipnout při odchodu, nemá se příchod s čím spárovat a nelze vytvořit výkaz práce (viz 14.26 – „Tisk docházky“). Proto lze průchody doplnit např. doplnit příchod tam, kde jsou za sebou dva odchody nebo naopak. Doplněné průchody jsou pak vyznačeny v seznamu červeným podbarvením aby je šlo snadno nalézt a dále editovat.

Tisk v seznamu průchodů (spouští se z panelu akcí viz 1.10.2 – „Klávesové zkratky standardních akcí“) umožňuje zobrazení náledu tisku vyfiltrovaných položek v tabulce seznamu průchodů.

14.20. Okno editace průchodu

Okno editace průchodu (otevírá se z okna seznam průchodů, viz 14.19 – „Okno seznam průchodů“.) slouží k vytváření a úpravě průchodů osob docházky.

Okno editace průchodu

1

Jméno vybrané osoby docházky, o jejíž průchod se jedná

2

Tlačítko pro vybrání osoby docházky, o jejíž průchod se jedná

3

Výběrové pole se zámkem, kterým vybraná osoba docházky prošla

4

Tlačítko pro výběr zámku, kterým vybraná osoba docházky prošla

5

Pole pro editaci času průchodu

6

Výběrové pole se směrem průchodu

7

Panel akcí

Obrázek 14.8. Okno editace průchodu


14.21. Okno synchronizace zámků

Okno lze vyvolat z menu DocházkaSynchronizace zámků .

Okno synchronizace zámků

1

Talčítko exportuje povolení průchodů a aktuální čas do zámků, viz 14.8.1 – „Export do zámků“

2

Průběh synchronizace (importu/exportu)

3

Tlačítko importuje seznam průchodů ze zámků, viz 14.8.2 – „Import ze zámků“.

4

Panel akcí

Obrázek 14.9. Okno synchronizace zámků


[Varování]Varování

V závislosti na počtu a verzi připojených terminálů může synchronizace trvat delší dobu(řádově i minuty).

14.22. Okno lidé v budově

Okno lze vyvolat z menu DocházkaLidé v budově .

Okno zobrazuje seznam všech lidí, kteří jsou podle průchodů ze zámků zrovna v budově.

Okno lidé v budově

1

Tabulka se seznamem lidí, kteří se právě nachází v budově

2

Panel filtrace

3

Panel akcí

4

Tlačítko pro okamžítý import dat ze zámků, viz 14.8.2 – „Import ze zámků“

Obrázek 14.10. Okno lidé v budově


[Důležité]Důležité

Pravdivost dat je závislá na tom, kdy proběhl poslední import dat ze zámků (viz 14.8.2 – „Import ze zámků“). Import můžete spustit tlačítkemOkamžité stažení dat z plášťových zámků.

14.23. Okno povolení průchod

Okno lze vyvolat z menu DocházkaPovolení průchodu .

Povolení průchodu umožňuje nastavit určitý zámek tak, že povolí průchod pro každou osobu docházky určené role, pokud se pokus o průchod stal v čase spadajícím do určené časové zóny.

Časová zóna, se kterou se povolení průchodu exportuje, může byt poupravena tak, že reflektuje státní svatky v týdnu, pro který se data exportují. Toto chování lze ovlivnit nastavením modulu docházka (viz 14.25 – „Okno nastavení docházky“).

Okno povolení průchodu

1

Nahrání dat do zámků - spustí export do zámků, viz 14.8.1 – „Export do zámků“.

2

Sloupce s názvy rolí - každý řádek odpovída roli, jejíž název je v prvním sloupci.

3

Zkratky zámků - každý sloupce odpovídá zámku, jehož zkratka je v hlavičce.

4

Přiřazená časové zóna - roli Student je pro zámek se s zkratkou VCH přiřazena roleSoNe.

5

Výběr časové zóny - pomocí výběrového pole lze pro zámek ve sloupci a roli docházky v řádku přiřadit časovou zónu. To zajistí, že po uložení a náhrání dat do zámků budou mít osoby docházky z role Uklízečka povolení průchodu zámkem VCH v této časové zóně.

6

Zrušení povolení - vybráním prázdné hodnoty se povolení průchodu zruší.

7

Bez povolení - osoby docházky z role Uklízečka nemají povolení průchodu zámkemVCH.

Obrázek 14.11. Okno povolení průchodu


[Důležité]Důležité

Pokud mají být povolení průchodu ve státní svátky nastaveny vdžy správně, je potřeba exportovat data do zámků minimálně jednou za 6 dní. Export pro velké množství osob trvá delší dobu, po kterou jsou zámky nepoužitelné. Proto se export neprovádí automaticky.

14.24. Okno nadřazená povolení

Okno lze vyvolat z menu DocházkaNadřazená povolení .

Nadřazená oprvánění umožňují jemnější rozdělení povolení průchodů napříč osobami docházky. Ke každému zámku je možné přiřadit odlišná nadřezná povolení pro různé osoby i v případě, jsou-li ve stejné roli docházky. Naproti tomu nadřazená povolení neberou ohled na čas - povolují/zakazují průchod v libolvném čase.

Nadřazená povolení mají navíc vyšší prioritu než povolení průchodu. To znamená, že pokud má role docházky povolen přístup nějakým zámkem a osoba docházky s touto rolí má nadřazené zakázání, tato osoba nemá povolen průchod daným zámkem. Obráceně, pokud role nemá průchod povolen, ale osoba má k zámku nadřazené povolení, smí zámkem kdykoliv projít.

Okno nadřazená povolení

1

Povolit všechny zámky - povolí všechny zámky pro osoby, které odpovídají vybraným řádkům

2

Povolit zámek - vytvoří nadřezené povolení pro všechny osoby a zámky, které odpovídají vybraným sloupcům

3

Zakázat zámek - vytvoří nadřezené zakázání pro všechny osoby a zámky, které odpovídají vybraným sloupcům

4

Nahrání dat do zámků - spustí export do zámků, viz 14.8.1 – „Export do zámků“

5

Sloupec se jmény osob docházky

6

Sloupce reprezentující povolení pro jednotlivé zámky

7

Nadřazené povolení průchodu zámkem se zkratkou VCH pro osobu jménem Kratenova Adela

8

Nadřazené zakázání průchodu zámkem se zkratkou VYCH pro osobu jménem Kratenova Adela

9

Pro zámek se zkratkou BOC a osobu jménem Kratenova Adela neexistuje nadřazené povolení ani zakázání

10

Panel filtrace

Obrázek 14.12. Okno nadřazená povolení


Nadřezené povolení pro osobu v řádku a zámek ve sloupci je určeno tří-stavovým zaškrtávácím polem v buňce s podbarvením daného řádku a sloupce.